История внедрения Битрикс24 в строительную компанию

1. Настройка воронки продаж. Прежде всего по плану внедрения предстояла настройка CRM и создание воронки продаж. Для этого создаем сценарий работы с клиентами компании – от первого касания до успешного завершения сделки. В воронке продаж выстраиваем этапы. Перемещая карточку клиента по этим этапам сотрудники смогут автоматически получать задания с уведомлением о сроках их выполнения. Например, перемещая карточку клиента из стадии "Новая заявка" в "Классификация клиента" выставляется автоматическое задание на прозвон клиента, с перечнем заготовленных вопросов.

2. Настройка прав доступа. Каждая компания переживает о конфиденциальности данных своих клиентов, в Битриксе есть хороший инструмент который этому способствует, поэтому для сотрудников компании настраиваем права доступа к порталу: просмотру лидов/сделок/документов/проектов/чатов.

3. Настройка CRM. Следующее, что мы делаем – настраиваем карточки лидов, сделок, контактов и компаний, а также дополнительных полей для структурированного ввода информации менеджерами. После обучения сотрудников работе с CRM, воронкой продаж и создания видеоуроков по итогу опытной эксплуатации системы производится корректировка настроек интерфейса, заточка под специфику работы команды. Это делается для того, чтобы система была удобна сотрудникам и руководителям компании и приспособлена под ее бизнес-процессы.

4. Загрузка базы данных, интеграции. В систему загружаем базу данных клиента, настраиваем пользовательские поля. Подключаем почту и телефонию (облачная АТС) к Битрикс24, настраиваем интеграцию с 1С-Битрикс, открытые линии. Это нужно для того, чтобы все заявки, поступающие в компанию из разных внешних источников фиксировались в CRM и сотрудникам не приходилось искать их по мессенджерам, на почте, в соц сетях. После интеграции телефонии звонки будут сохранятся в карточке клиента и их можно будет переслушать, чтобы вспомнить все договоренности.

5. Формируем отчетность, настраиваем шаблоны документов, стандартных (базовых) бизнес-процессов, проектов, делаем настройки постановки и анализа задач.

6. Помимо внедрения CRM, настройки интеграций, воронки продаж, проектов и задач, клиенту устанавливаем модули для системного бизнеса на базе коробочной версии Битрикс24.

Модули админ технологии, которые будут подключены к порталу клиента:

1. Оргсхема: расширенное представление оргсхемы, с возможностью подключения в нее филиалов, дистрибьютеров. В схеме будут прописаны должностные обязанности каждого сотрудника, к ней можно будет прикрепить отдельный файл или ссылку на папку, где будут размещены помимо должностной инструкции, необходимые регламенты. Модуль дает возможность добавить на схему вложенную структуру филиалов и других подразделений.

При этом для каждого из филиалов и подразделений можно создавать собственную структуру, которая будет являться частью основной схемы. Например, бизнес-процесс сотрудника регионального филиала автоматически проходит сначала цепочку согласования внутри филиала, а после – идет до необходимого поста на основной организующей схеме компании.

2. Задачи: сотрудники не смогут вносить изменения в учет времени, затраченного на выполнение задач, функционал позволит более объективно оценивать работу сотрудников. Закрыть задачу без комментария, если она поставлена другим сотрудником будет невозможно. Сотрудники смогут проставлять прогресс выполнения задачи в процентах, это удобно, когда задача сложная и длится по несколько недель, месяцев.

3. Бизнес-процесс ЗРС: автоматический бизнес-процесс согласования и принятия решения по различным нестандартным ситуациям. В форме модуля сотрудником будет прописываться проблема, собранные аналитические данные и итоговый вариант ее решения. ЗРС отправляется по командной линии в зависимости от выбранного подразделения согласно организационной схемы компании.

4. Отчетность и статистики: в соответствии с правами доступа сотрудники и руководители смогут просматривать аналитические графики по различным типам статистик (валовый доход, количество отправленных коммерческих предложений, количество закрытых сделок и так далее). Метрики, характеризующие деятельность компании, заносятся в модуле «Еженедельный отчет». В отчете можно посмотреть статистику по отдельному сотруднику. Аналитические данные по показателям всей компании или конкретного отдела можно увидеть в модуле «Статистики». Инструмент проверки статистики позволит быстро оценить, все ли сотрудники внесли данные по последним нескольким отчетам.

1. Настройка CRM и создание воронки продаж. Для сделок с прямым закупом был выстроен такой бизнес-процесс:

При достижении сделки этапа"Расчет в ТО" (После "Получения ТЗ"). Формируется автозадача, которая имеет следующий вид:

- название: расчет по объекту "Название_компании";
- в теле задачи: прошу произвести расчет проведения работ, согласно представленной информации, при получении данной задачи, прошу "Ответственного" назначить срок выполнения задачи, спасибо;
- постановщик: ответственный менеджер за сделку;
- ответственный: руководитель тех. отделения;
- соисполнитель: добавляет "ответственных".

По завершению/закрытию автозадачи, информация отправляется в статус воронки "Коммерческое предложение".

Для конкурсных сделок:

Создан туннель на воронку в тендерный отдел, для проверки документации и общих требований. После успешной обработки обратный туннель в воронку отдела продаж на стадию "Расчет в ТО". Далее по схеме выше с автозадачей. Так как заранее при введении лида в сделку, отдел продаж может не знать, что закупка будет осуществляется через тендер и нужен туннель в воронку отдела тендеров эта функция не автоматическая, а выборочная. После выбора включается сценарий с туннелем в воронку тендерного отдела.

Перед заключением контракта, на этапе воронки "Закупка" создаётся автозадача вида:

- "Итоговая проверка "Название_компании"";
- постановщик: ответственный менеджер за сделку;
- ответственный: РОП отдела продаж;
- соисполнители: рук.тех.отдела, юрист;
- наблюдатели: тех.директор, адм.директор, ген.директор.

Автоматически создаётся чек лист:

- тех.отдел проверку произвел, итоговый вариант утвержден;
- юрист проверку произвел, документы согласованы;
- генеральный директор, документы подписаны.

По выполнению чек листа задача закрывается, и сделка переходит на этап "Реализация".

2. Задачи и проекты

Задачи и проекты основной инструмент корпоративного портала, который позволяет сотрудникам работать со смежными отделениями, коллегами из других офисов внутри одной системы. Этот модуль позволяет убрать операционку и не нужную отчетность, с ним можно отследить свои задачи и проекты в режиме реального времени.

Если до внедрения сотрудникам компании приходилось ходить по отделам, велась работа с письмами и служебными записками, проводились ежедневные и еженедельные планерки, документы терялись или в работе с задачами что-то забывалось и не доработалось, то сейчас стало меньше рутины и больше времени для важных задач, показатели компании улучшились, скорость принятия решения ускорилась, задачи теперь не пропадают.

Благодаря истории комментариев по задачам, оставленных сотрудниками пользователи портала в соответствии с правами доступа, могут посмотреть историю изменений этой задачи, комментарии, которые были оставлены сотрудниками - не на словах переданные ему по телефону, а прямо в портале. История сохраняется вместе с прикрепленными документами, отчетностью, статистикой, которая будет доступна даже если задача закроется.

Модуль задач в Битрикс24 был доработан, в стандартную форму был внесен прогресс по задаче, возможность начисления бонусов и пени. При работе с модулем сотрудник не может закрыть задачу без комментария о проделанной работе.

Также был доработан модуль статистики и рабочих отчетов. С модулем в отчете по поставленным задачам руководитель видит завершенные и запланированные задачи, уникальные статистики и графики на основе этих данных. Теперь руководитель сразу может понять, на какую задачу было потрачено максимальное количество времени. Просроченные задачи или задачи со сроком давности более месяца будут выделены полужирным начертанием шрифта, чтобы выявить неэффективную работу сотрудника наглядно.

Во вкладке статистики рабочего отчета сотрудники смогут добавить любой показатель, который можно посчитать. При заполнении отчета сотрудник вводит данные вручную на основе выгрузки из системы. На основе занесенных статистических данных строится график, который при необходимости, можно будет распечатать. Каждый сотрудник может выставить себе Супер-цель на год и Цели по месяцам в соответствующих вкладках, чтобы не забывать о главных, фундаментальных целях своей работы за выполнением текущих задач.

Оргсхема компании в Битрикс24

Преимущество оргсхемы в ее доступности и материальности. Оргсхема – документ, в котором прописан продукт компании и ведущий к нему основной бизнес-процесс. Обычно она может быть представлена в виде баннера или информационной доски, которая висит в холле компании. Она включает функционал подразделений компании (список должностей в каждом подразделении и их ключевые обязанности), результат деятельности каждого отдела и т.д. Но что делать, если офис компании расположен на нескольких этажах, а доступ к оргсхеме должен быть в легкой доступности каждого сотрудника?

Начинается оргсхема с генерального директора. У каждого отдела и сотрудника указан ценный конечный продукт, кто за что отвечает и что является результатом их деятельности. Например, ЦКП компании в целом – это вовремя построенные и введенные в эксплуатацию объекты с договорными обязательствами и стандартами компании. Такой ценный конечный продукт прописан у каждого отдела. Любую карточку на схеме можно отредактировать: изменить сотрудника, его ЦКП, права доступа.

ЗРС - Законченная работа сотрудников

Модуль рассчитан на то, чтобы сэкономить время каждого сотрудника на согласование внештатных ситуаций. Допустим клиент просит скидку рассрочку по договору каким-то услугам, чтобы не бегать по всем инстанциям по всему пути согласования (у руководителя отдела, юриста, бухгалтеров) достаточно составить ЗРС.

После внедрения Битрикс24 работа компании была переведена в портал. В кейсе представлены скриншоты из портала клиента после внедрения инструментов.