Как выстроить системный бизнес на практике?

На определенной стадии развития компании вопрос построения эффективной системы менеджмента становится очень актуальным. Скачок в развитии бизнеса в современных реалиях возможен благодаря переходу от "ручного" управления к построению системного бизнеса с автоматизированными процессами и "прозрачной", контролируемой системой менеджмента.

Несмотря на осознание необходимости перехода в системный бизнес, не многим владельцам удается его осуществить. Поэтому собственники компании так и остаются поглощенными в рутинные процессы с необходимостью постоянного присутствия в "рабочем" состоянии.

В статье рассмотрим элементы присущие системному бизнесу, которые помогут разгрузить график, структурировать все бизнес процессы и получить возможность эффективного управления компанией.

Вы, наверное, слышали о таком понятии, как организационная схема компании, или ее еще называют админ технология. Это основной элемент Hubbard Management System (HMS) - системы управления, объединяющей и четко показывающей взаимосвязь факторов и элементов присущих организации и управлению компанией. Эта система дает решения для эффективной работы организации в практически любой сфере деятельности.

Организационная схема - это по сути описание деятельности компании, основанное на принципе цепочки, процесса выполнения друг за другом ряда обязательных функций, благодаря которым возможно существование организации в течение продолжительного времени.

В модели оргсхемы важна не должность, а занимаемый пост (зона ответственности) и тот ценный конечный продукт, который производится на этом посту, так как оргсхема описывает компанию с точки зрения совокупности ЦКП, которые производятся внутри организации и передаются от одного поста к другому.

Для примера практического применения оргсхемы на предприятии ниже представлена модель организационной схемы компании, разработанная на основе Битрикс24. Модуль, с помощью которого представлена схема, представляет собой программную доработку, которая преобразует привычный интерфейс CRM-системы в интерфейс готовой к использованию технологии.

В ней можно легко разместить не только структуру компании в виде – сотрудник - руководитель отдела - линия подчинения (как это реализовано в Битрикс), а завести ценный конечный продукт (ЦКП) каждого подразделения и сотрудника, сделать ссылку на рабочую папку сотрудника, где будут отображены все его должностные инструкции, методики, все то, что представляет собой основу работы, над которой он трудится каждый день.

Каждый сотрудник видит с каким вопросом к кому обращаться, и это позволяет каждому работнику на своем месте лучше понимать работу компании.

Статистики представляют собой некий объем, представленный в сравнении с объемом того же показателя, но в более раннем времени. Например, валовый доход, количество отправленных коммерческих предложений, количество закрытых сделок и т.д. Управление на основе статистик позволяет «оцифровать» компанию для принятия верных управленческих решений, что в последствии может привести к повышению ее дохода.

Статистики необходимы для того, чтобы владелец компании мог видеть цельную картину состояния дел. Этот процесс может казаться сложным, но при внедрении на предприятии соответствующего программного обеспечения, позволяющего собирать статистику из рабочих отчетов сотрудников, руководитель сможет измерить ценный конечный продукт, который производится внутри компании, и проанализировать другие важные показатели, что значительно облегчит работу. Так, например, с помощью модуля статистики в CRM при необходимости вы можете установить несколько сотен различных фильтров!

Помимо указанных выше инструментов, есть так же блок, именуемый "Законченной Работой Сотрудника" (ЗРС). В работе коллектива компании часто встречается ситуация, когда сотрудник сталкивается с какой-то проблемой или нестандартной ситуацией. Чтобы не перекладывать эту проблему на руководителя, в системе есть форма ЗРС, где сотрудник предоставляет хотя бы одно, а лучше два решения этой проблемы, а руководитель может утвердить решение, оставить комментарий или отправить на доработку. Этот бизнес-процесс позволяет не просто вываливать проблему на руководителя, а ответственно подходить к своей зоне ответственности. Сотрудник может описать проблему, варианты ее решения (что более предпочтительно, что менее, и почему), и тогда руководитель со своим уровнем знаний и компетенций может помочь сотруднику с принятием решения, разделить с ним ответственность, но не брать ее на себя.

Так же есть очень много нюансов, которые делают повседневную работу проще, это система поощрения и штрафов за выполнение задач, информационный центр компании, эффективная работа с задачами, CRM-статистика, все это - инструменты оптимизации обычных рутинных, рядовых процессов, которые тем не менее очень важны, потому что они популярны и широко распространены.

Первая задача любого бизнеса - получить первую прибыль, чтобы был денежный поток, который дальше можно направлять на повышение качества средств автоматизации, то есть сначала денежный поток, потом оптимизация, улучшение, когда из хаоса растет структура.

Системный бизнес как раз для тех, кто первые результаты уже получил и работает над усовершенствованием процессов, оптимизацией, управляемостью, над тем, чтобы не уходило много времени на ненужные разговоры и решение задач, которые не нужно решать, для тех, кто понимает, что готов инвестировать деньги в организацию структуры.