Другие ресурсы
Свежие материалы и события
Обучающие материалы, обзоры новинок, новости компании в видеоформате
Анонс грядущих и записи прошедших вебинаров и конференций
Экспертные статьи, новости компании, публикации в СМИ
Медиацентр
11 декабря 2024, видео
Смотреть видео
Контакты
В том числе для связи с разными отделами: СМИ, партнерство, маркетинг
Контакты
Контакты
мессенджеры
Москва. Работаем удаленно по всей России
Соц. сети
База знаний в Битрикс24
Валентина Шохова
Руководитель контент-отдела
Дата публикации:
Время прочтения:
Автор статьи
Источник знаний
Дмитрий Ахтеряков
Специалист техподдержки
21.11.2024
10 минут
Новые сотрудники всегда нуждаются в обучении, и упростить процесс обучения позволяет создание регламента работы в базе знаний Битрикс24. База знаний избавит более опытных коллег от необходимости отвечать на типичные вопросы новичков. Если компания небольшая и текучка кадров скромная, то это может не так напрягать, но когда компания начнет масштабироваться... Вопрос времени, как быстро кто-то из "старичков" завоет от очередного "А куда здесь нажимать".
Стоит ли говорить, что в бизнесе сложно переоценить значимость обмена знаниями. Информация должна быть не только понятной, но и доступной для всех. В этой статье мы рассмотрим, как создать базу знаний в Битрикс24, дадим рекомендации по настройке, оформлению и распределению прав доступа между сотрудниками.
Стоит ли говорить, что в бизнесе сложно переоценить значимость обмена знаниями. Информация должна быть не только понятной, но и доступной для всех. В этой статье мы рассмотрим, как создать базу знаний в Битрикс24, дадим рекомендации по настройке, оформлению и распределению прав доступа между сотрудниками.
Что такое база знаний
База знаний Битрикс24 является инструментом для сбора, хранения и систематизации важной информации. Она удобно, четко структурирована для облегчения в использовании. Формирование подобной базы поможет компаниям разных размеров, так как новички смогут сразу обратиться к ней, не отвлекая коллег от работы. Ниже на скриншоте представляем пример нашей собственной базы знаний в качестве примера.
Примеры использования базы знаний в Битрикс24
База знаний применяется в разных ситуациях. Рассмотрим некоторые примеры ее использования компаниями.
1
Регламентирование работы. Добавление новых процессов в базу зданий избавит от необходимости каждый раз объяснять их, сотрудники найдут нужные данные самостоятельно. Например, если компания обновила стандарты обслуживания клиентов, то можно (и даже нужно) создать раздел с новыми регламентами.
2
Хранение инструкций по использованию внутренних сервисов. Для крупных компаний характерно наличие специфических приложений и инструментов. База знаний станет удобным местом для хранения инструкций. Например, отдел IT может создать раздел с описанием базовых функций используемых программ, инструкциями по их инсталляции, настройке. Или это могут быть инструкции по работе с сайтом, маркетплейсом и так далее.
3
Поддержка новичков. Вопросы новых сотрудников однообразны, чтобы адаптировать кадры к корпоративным стандартам, снова обращаемся к базе знаний. Просто создайте руководство, пошагово объясняющие, как проходить обучение, использовать фирменные инструменты, к кому обратиться за помощью. Ваши сотрудники наверняка подскажут вам, какие еще вопросы от новеньких им хотелось бы предупредить.
4
Хранение документации. Компании могут использовать базу для хранения внутренних документов, шаблонов и справочных материалов для сотрудников. Например, можно создать шаблоны отчетов или презентаций.
Теперь приведем примеры применения базы знаний в различных отделах компании:
1
Отдел продаж: для хранения информации о товарах и услугах, включая цены, условия продаж и подробное описание продуктов.
2
HR-отдел: для создания инструкций по проведению собеседований, адаптации новых сотрудников.
3
Техническая поддержка: для создания FAQ по часто задаваемым вопросам. Это снизит нагрузку на службу поддержки, так как поможет сотруднику быстро найти ответ или решение.
4
Маркетинг: для хранения регламентов работы по проведению кампаний и акций, информации по площадкам.
5
Обучение: база знаний может содержать видеоуроки, тесты и другие обучающие материалы.
Создание базы знаний в Битрикс24
Начните с планирования структуры. База знаний Битрикс24 включает разделы и страницы – организовать их нужно максимально логично.
Рассмотрим перечень шагов для создания базы знаний:
Рассмотрим перечень шагов для создания базы знаний:
1
Откройте портал Bitrix24 и перейдите в раздел «Компания».
2
Выберите раздел «База знаний», после чего – кликните на «Создать». Вам будет предложено выбрать шаблон.
3
Настройте структуру. Для этого стоит добавить разделы. Подробнее об этом мы еще расскажем дальше.
21 ноября 2024
Как заполнить базу знаний в Битрикс24
На странице есть готовые блоки, которые вы можете редактировать, менять текст и картинки, или удалить.
- Чтобы изменить имеющийся блок, нажмите слева на панели блока "Редактировать";
- Справа на панели блока вы можете удалить блок, скрыть его, с помощью стрелок поднять выше, опустить ниже и выполнить некоторые другие действия.
Если заготовленные блоки вам не подходят, можете нажать "Добавить блок" и выбрать тот, который отвечает вашим требованиям.
Несколько рекомендаций по заполнению базы знаний:
1
Соберите всю информацию. Переведите документы, инструкции в формат базы знаний. Убедитесь в актуальности материалов. Опросите сотрудников, какая информация им нужна в базе знаний.
2
Регулярно обновляйте базу, опираясь на изменения в бизнес-процессах. Например, в компании запустили новый продукт: создайте новый раздел с детальной информацией о нем, FAQ.
3
Вовлекайте сотрудников, дополнять базу должны и коллеги, ведь сложно уследить за изменениями во всех отделах.
Как настроить меню и добавить разделы. Об этом говорили раньше, теперь рассмотрим подробно. Для создания разделов выбираем самый верхний блок, в оригинале он называется Navigation, и нажимаем "Редактировать".
Теперь вы можете переименовать меню, например, в "Навигация", переименовать разделы и выбрать, на какую страницу базы будут они вести. Здесь же можно создать новую страницу в базе знаний, для этого создаете новый раздел и выбираете шаблон для страницы.
Чтобы сделать подраздел, нужно зажать ряд точек, что находится слева от названия раздела, поднять блок к нужной теме и немного отвести вправо. Если слева появились две точки, значит, вы правильно расположили страницу.
Чтобы сделать подраздел, нужно зажать ряд точек, что находится слева от названия раздела, поднять блок к нужной теме и немного отвести вправо. Если слева появились две точки, значит, вы правильно расположили страницу.
Чтобы отредактировать новую страницу, сначала сохраните изменения, затем закройте страницу редактирования (слева сверху), через навигацию выберите перейдите на нужную страницу и нажмите "Редактировать статью" справа сверху.
Анонсы полезных вебинаров
+1 счастливый SMMщик
Кейсы внедрения из разных ниш
Лайв из жизни компании
Экспертные материалы по CRM
Весёлые и полезные ролики
Настройка базы знаний в Битрикс24
В правом верхнем углу есть шестеренка, нажав на нее мы попадаем на страницу настройки базы знаний. Здесь можно:
- поменять название базы знаний
- ее адрес на портале
- выбрать, какая страница будет главной
- поменять цветовую палитру и шрифты
Несколько рекомендаций по оформлению базы знаний: используйте четкие цветовые схемы и шрифты, чтобы сделать информацию читабельной. Например, выделите важные моменты, используя стили шрифтов или графические обозначения – стрелки, рамки, цветовые акценты. Уделите внимание шрифтам, гармоничному сочетанию их размера, стиля. Обязательно проработайте базовые элементы дизайна и тем оформления.
Настройки отдельных страниц
В целом, как настроить создать и настроить отдельные страницы мы рассказали выше, теперь хотим поделиться рекомендациями по их наполнению.
Каждая страница должна иметь четкое название и структуру. Добавляйте мультимедийные материалы – видео, изображения, они сделают обучение наглядным. Например, запишите небольшие обучающие видеоролики, вставьте скриншоты поэтапных шагов, наглядно демонстрирующих определенные действия.
Многие люди лучше воспринимают информацию в визуальном формате. Сочетание контента различных типов углубляет понимание материала. В итоге, самообучение становится более простым процессом, не требующим значительных временных затрат.
Каждая страница должна иметь четкое название и структуру. Добавляйте мультимедийные материалы – видео, изображения, они сделают обучение наглядным. Например, запишите небольшие обучающие видеоролики, вставьте скриншоты поэтапных шагов, наглядно демонстрирующих определенные действия.
Многие люди лучше воспринимают информацию в визуальном формате. Сочетание контента различных типов углубляет понимание материала. В итоге, самообучение становится более простым процессом, не требующим значительных временных затрат.
Общие настройки базы знаний
Проверьте настройки доступа к базе знаний. Информация должна быть надежно защищена и использоваться по назначению. Для этого есть система ограничений к определенным разделам для разных групп пользователей. Таким образом, конфиденциальность информации внутри компании будет сохранена.
Например, стратегические материалы, планы по развитию должны быть доступны для менеджеров, руководителей. А вот правила внутреннего распорядка или инструкции по использованию ПО лучше открыть абсолютно для всех сотрудников.
Например, стратегические материалы, планы по развитию должны быть доступны для менеджеров, руководителей. А вот правила внутреннего распорядка или инструкции по использованию ПО лучше открыть абсолютно для всех сотрудников.
Права доступа к базе знаний
Уделите внимание правильной настройке прав доступа. Определите категорию людей, которым предоставите права редактора или же только просмотра информации. Все правила должны быть ясны для сотрудников. Битрикс24 предлагает целый спектр возможностей для управления доступами и создания защищенной среды для хранения информации.
Регулярно пересматривайте настройки доступа. Это актуально, когда к вашей команде присоединяются новые сотрудники или же меняется организационная структура. Контроль способствует безопасному хранению информации в базе знаний.
Заключение
База знаний в Битрикс24 помогает оптимизировать внутренние процессы компании. Если вы еще не создали свою базу знаний, самое время начать! Ее четкая структура, гибкость, удобные интерфейсы помогут сократить время на обучение сотрудников, эффективно хранить материалы.
Не забывайте регулярно обновлять информацию и вовлекать в этот процесс сотрудников, формируя чувство причастности к общему делу. Помните: информация становится более ценной, когда она доступна и легко воспринимается.
Если же у вас остались вопросы или возникли сложности при создании базы знаний, обращайтесь к нам за консультацией и помощью.
Не забывайте регулярно обновлять информацию и вовлекать в этот процесс сотрудников, формируя чувство причастности к общему делу. Помните: информация становится более ценной, когда она доступна и легко воспринимается.
Если же у вас остались вопросы или возникли сложности при создании базы знаний, обращайтесь к нам за консультацией и помощью.
Нужна бесплатная консультация по материалу статьи?
Чтобы наш разговор был более предметным, напишите чем занимается ваша компания и кратко опишите задачу, которую хотите решить.