Другие ресурсы
Свежие материалы и события
Обучающие материалы, обзоры новинок, новости компании в видеоформате
Анонс грядущих и записи прошедших вебинаров и конференций
Экспертные статьи, новости компании, публикации в СМИ
Медиацентр
11 декабря 2024, видео
Смотреть видео
Контакты
В том числе для связи с разными отделами: СМИ, партнерство, маркетинг
Контакты
Контакты
мессенджеры
Москва. Работаем удаленно по всей России
Соц. сети
Автоматизация бизнес‑процессов в Битрикс24
Валентина Шохова
Руководитель контент-отдела
Дата публикации:
Время прочтения:
Автор статьи
Источник знаний
Олег Падинкер
Технический специалист
14.09.2024
6 минут
В условиях современной конкуренции на рынке, успешные компании стремятся не только к развитию, но и к оптимизации своих внутренних процессов. Автоматизация становится ключевым инструментом, который помогает снизить затраты времени и ресурсов, повысить эффективность работы. У CRM-системы Битрикс24 есть возможности для автоматизации бизнес-процессов, обеспечивая компании необходимую гибкость и функциональность. В этой статье мы расскажем, как именно можно автоматизировать процессы в Битрикс24, и какие инструменты для этого доступны.
Что такое автоматизация процессов в Битрикс24
Автоматизация процессов в Битрикс24 — это настройка и оптимизация различных бизнес-процессов внутри CRM-системы чтобы минимизировать участие человека в рутинных задачах. Отметим, что автоматизация может охватывать не только процессы продаж, но и множество других бизнес-направлений: маркетинг, бухгалтерия, производство и логистика. Система Битрикс24 дает инструменты для автоматизации на базе как облачной версии, так и коробочной версии, начиная с Профессионального тарифа.
Благодаря автоматизации процессы внутри компании становятся более эффективными, это поможет снизить время на выполнение задач, уменьшить количество ошибок и повысить общую производительность. Этого можно достигнуть, настроив систему так, чтобы многие действия, которые ранее требовали ручного вмешательства, выполнялись автоматически.
Благодаря автоматизации процессы внутри компании становятся более эффективными, это поможет снизить время на выполнение задач, уменьшить количество ошибок и повысить общую производительность. Этого можно достигнуть, настроив систему так, чтобы многие действия, которые ранее требовали ручного вмешательства, выполнялись автоматически.
Как автоматизировать Битрикс24
Процесс автоматизации в Битрикс24 включает в себя несколько этапов:
1
Анализ существующих бизнес-процессов.
2
Определение задач, которые можно автоматизировать.
3
Настройка системы под конкретные нужды компании.
Важно учитывать, что автоматизация может включать как стандартные инструменты CRM, так и интеграции с внешними сервисами, такими как 1С, ERP, и другие системы. Автоматизация в Битрикс24 может быть реализована через использование различных инструментов: роботов, триггеров, смарт-процессов и бизнес-процессов. Каждый из этих инструментов имеет свои особенности и функции, позволяя компаниям гибко подходить к настройке автоматизации. Рассмотрим каждый подробнее.
Бизнес-процессы
Бизнес-процессы в Битрикс24 — это запрограммированные последовательности действий, которые выполняются автоматически в ответ на определенные события. Например, можно настроить бизнес-процесс для автоматического согласования документов, обработки заявок или выполнения регулярных задач.
Как настроить бизнес-процесс:
1
Сначала определите задачу, которую нужно автоматизировать, например, процесс согласования заявок на отпуск. Далее перейдите в раздел «Живая лента», выберите вкладку «Еще», затем пункт «Процессы», и внизу списка нажмите «Создать новый процесс». В появившейся вкладке «Настройки» задайте параметры задачи, такие как название, подробное описание, индекс сортировки по степени важности и, при необходимости, добавьте изображение.
2
После этого можно приступать к созданию этапов процесса. Визуальный конструктор Битрикс24 позволяет создавать последовательность действий без необходимости программирования. Добавляйте шаги, условия и действия на каждом этапе процесса. Например, в процессе согласования отпуска сотрудник подает заявку, которая автоматически отправляется на утверждение руководителю. Чтобы добавить шаги, используйте опцию «Добавить шаг» в конструкторе и укажите необходимые действия, такие как уведомление, согласование или ожидание ответа.
3
Затем настройте условия выполнения процесса, указав триггеры, которые будут запускать процесс. Для этого перейдите в раздел «Триггеры» и выберите условия, при которых будет инициироваться процесс, например, подача заявки на отпуск.
4
После завершения настройки проведите тестирование процесса. Для этого перейдите в раздел «Мои процессы», выберите созданный процесс и запустите его для проверки корректности выполнения всех шагов. Если необходимо, внесите коррективы, используя вкладку «Редактировать».
5
После успешного тестирования внедрите процесс в рабочую среду. Для этого вернитесь в раздел «Мои процессы» и нажмите кнопку «Внедрить», после чего процесс станет доступен всем сотрудникам, имеющим к нему доступ.
6
Для мониторинга активных процессов перейдите в раздел «Все активные». Здесь можно просматривать текущие процессы и удалять зависшие задачи, если у вас есть права администратора. Обычные пользователи могут управлять только теми задачами, которые они сами запустили.
7
Несмотря на широкие возможности настройки, визуальный конструктор имеет ряд ограничений. Например, он не поддерживает популярные нотации (IDEF, BPMN), а также не предоставляет инструменты для автоматического тестирования и отладки, что может усложнить процесс настройки. Бизнес-процессы позволяют автоматизировать сложные цепочки действий, освобождая сотрудников от необходимости вручную контролировать каждый этап.
21 ноября 2024
Роботизация бизнеса
Роботы в Битрикс24 — это автоматические сценарии, которые выполняются в ответ на определенные условия. Роботы идеально подходят для автоматизации простых и повторяющихся задач, таких как отправка уведомлений, создание задач или обновление статусов сделок.
Как настроить робота:
1
Начните с выбора процесса, который вы хотите автоматизировать. Например, это может быть автоматическая отправка уведомлений клиентам при смене стадии сделки.
2
Перейдите в раздел CRM на вашем корпоративном портале. В верхней части интерфейса найдите и нажмите на вкладку «Роботы». Это откроет страницу, где вы сможете настроить автоматизацию.
3
После открытия страницы с роботами выберите стадию, на которой должен запускаться робот. Например, если нужно, чтобы робот срабатывал при переходе сделки на стадию «Подготовка документов», щёлкните на эту стадию. Затем нажмите кнопку «Добавить робота», которая находится рядом с выбранной стадией.
4
В появившемся списке выберите тип робота, который вы хотите использовать, например, «Создать документ» или «Отправить письмо клиенту». После этого откроется форма настройки, где вы сможете задать параметры работы робота, такие как шаблон документа или текст сообщения.
5
После выбора робота необходимо указать условия, при которых он будет срабатывать. Для этого найдите блок «Условия» в настройках робота. Укажите нужные параметры, например, что робот должен срабатывать при смене стадии сделки на «Подготовка документов». Сохраните изменения, чтобы активировать настройки.
6
После завершения настройки проведите тестирование робота, чтобы убедиться в его правильной работе. Для этого создайте тестовую сделку и переведите её на стадию, к которой привязан робот. Убедитесь, что робот выполняет заданные действия, например, создает документ и отправляет его клиенту. Если всё работает корректно, робот готов к использованию в реальном рабочем процессе.
Таким образом, следуя этим шагам, вы сможете создать и настроить роботов, которые оптимизируют работу ваших сотрудников и улучшат качество обслуживания клиентов.
Анонсы полезных вебинаров
+1 счастливый SMMщик
Кейсы внедрения из разных ниш
Лайв из жизни компании
Экспертные материалы по CRM
Весёлые и полезные ролики
Смарт-процессы
Смарт-процессы — это новый инструмент в Битрикс24, который позволяет создавать настраиваемые элементы в CRM с нужными полями и статусами. Их можно использовать для автоматизации процессов со специфическими сценариями, которые подойдут под шаблоны.
Например, в CRM можно создать смарт-процесс для управления коммерческими предложениями, где на каждом этапе будут прописаны действия по подготовке, расчету и согласованию документа. Смарт-процессы удобны для автоматизации специфических задач в CRM, но их функциональность ограничена именно этой областью. Для более сложных задач, таких как создание личных кабинетов сотрудников или корпоративных сервисов, лучше подойдут бизнес-процессы или роботизация.
Как настроить смарт-процесс:
1
Сначала определите, какую задачу будет решать смарт-процесс, например, управление коммерческими предложениями и их согласование.
2
Перейдите в раздел CRM, затем выберите «Смарт-процессы» и «Список смарт-процессов», после чего нажмите «Создать». Выберите сценарий «С чистого листа» для создания процесса с нуля. Введите название процесса, добавьте необходимые поля и статусы, используя «Настройка полей» через иконку настроек. Настройте канбан и воронки продаж, если это необходимо, через «Настройка канбана» и «Создать стадию».
3
На каждом этапе процесса автоматизируйте действия с помощью роботов и триггеров. В меню настройки этапов нажмите «Настроить роботов и триггеры». Добавьте робота для выполнения задач, например, отправки уведомлений, и установите условия его работы. Сохраните настройки.
4
После настройки протестируйте смарт-процесс, создав несколько тестовых элементов. Если все работает корректно, интегрируйте процесс в бизнес-процессы компании через раздел CRM, выбрав «Настройки» и «Интеграции». Проверьте права доступа пользователей в разделе CRM, выбрав «Настройки» и «Права доступа CRM».
Смарт-процессы дают возможность максимально гибко настроить CRM под задачи вашей компании, обеспечивая удобное управление специфическими процессами.
Какие отделы подлежат автоматизации
Автоматизация в Битрикс24 применима в самых разных отделах компании. Вот несколько примеров того, как это может работать:
1
Маркетинг. Автоматизация помогает управлять клиентами, рассылками и отслеживать активность клиентов.
2
Финансовый контроль и бухгалтерия. Автоматизация позволяет интегрировать учетные системы, автоматизировать финансовые операции и создавать отчеты.
3
Производство. Упрощается управление запасами, создания заказов на закупку и контроль выполнения производственных задач.
4
Логистика. Улучшается управление цепочками поставок, отслеживание выполнения заказов и управление логистическими процессами.
5
HR. Помогает управлять наймом, отслеживать выполнение планов и организовывать обучение сотрудников.
6
Делопроизводство. Автоматизация упрощает создание и согласование документов, управление документооборотом и автоматическое архивирование.
7
Продажи. Оптимизируется процесс управления воронкой продаж, отслеживания статуса сделок, автоматически назначаются задачи менеджерам и отправляются клиентам персонализированные предложения
8
Обслуживание клиентов. Система помогает быстро обрабатывать заявки, отслеживать обращения, назначать задачи на соответствующие отделы и отправлять клиентам уведомления о статусе их запросов.
9
Управление проектами. Обеспечивает контроль за выполнением задач, распределение ресурсов, отслеживание прогресса и автоматическое уведомление команды о приближающихся сроках.
10
Сфера образования. Упрощается процесс управления учебными планами, расписаниями занятий, отслеживание успеваемости студентов и автоматически генерируются отчеты для преподавателей и администрации.
Каждая из этих отраслей получает значительные преимущества от автоматизации, которая снижает операционные затраты и повышает точность выполнения задач.
Независимо от отрасли, автоматизация в Битрикс24 может быть адаптирована под любые бизнес-процессы, что делает ее универсальным решением для современных компаний.
Если у вас остались вопросы по автоматизации бизнес-процессом или вам нужна помощь в настройке CRM-системы, вы можете обратиться к нам — в CRM Academy.
Независимо от отрасли, автоматизация в Битрикс24 может быть адаптирована под любые бизнес-процессы, что делает ее универсальным решением для современных компаний.
Если у вас остались вопросы по автоматизации бизнес-процессом или вам нужна помощь в настройке CRM-системы, вы можете обратиться к нам — в CRM Academy.
Нужна бесплатная консультация по материалу статьи?
Чтобы наш разговор был более предметным, напишите чем занимается ваша компания и кратко опишите задачу, которую хотите решить.