Проверенные сервисы и эксперты с промокодами для наших клиентов
Коротко о нас и нашей команде , а также сертификаты, рейтинги и галерея
Компания
Видео о компании
Другие ресурсы
Свежие материалы и события
Обучающие материалы, обзоры новинок, новости компании в видеоформате
Анонс грядущих и записи прошедших вебинаров и конференций
Экспертные статьи, новости компании, публикации в СМИ
Медиацентр
20 марта 2025, вебинар
Зарегистрироваться
6 марта 2025, вебинар
Смотреть запись
Контакты
В том числе для связи с разными отделами: СМИ, партнерство, маркетинг
Контакты
Контакты
мессенджеры
Москва. Работаем удаленно по всей России
Соц. сети
Смарт-процессы в Битрикс24
Валентина Шохова
Руководитель контент-отдела
Дата публикации:
Время прочтения:
Автор статьи
Источник знаний
Олег Падинкер
Технический специалист
14.02.2025
8 минут
Битрикс24 отлично адаптируется под потребности любой компании, и инструмент смарт-процессы это доказывает. С его помощью можно создавать свои сущности в модуле CRM и настраивать для них персональные сценарии. Рассмотрим, что такое смарт-процессы и как правильно работать с ними.
Базовыми сущностями в Битрикс24 являются лид, сделка, контакт, компания и товары.
Базовыми сущностями в Битрикс24 являются лид, сделка, контакт, компания и товары.
Что такое смарт-процессы
Базовый функционал Битрикс24 предоставляет пользователям готовые сущности CRM: сделки и др. Ранее при внедрении Б24 процессы компании необходимо было менять под элементы, которые есть в системе (например, под сделку). Однако для бизнеса это не всегда удобно — например, компании по найму нужно собирать резюме, планировать собеседования, подготавливать документы, и всё это приходилось проводить в Битрикс24 через сделки. В результате в компании возникает путаница, и у сотрудников возникает неприязнь к CRM-системе из-за усложнения работы.
Инструмент смарт-процессы решает эту проблему — с его помощью в Б24 можно создавать новые сущности. Под каждую новую сущность добавляются карточки с персональными полями, свои воронки и стадии в CRM, а также выстраивается связь с другими элементами портала.
Инструмент смарт-процессы решает эту проблему — с его помощью в Б24 можно создавать новые сущности. Под каждую новую сущность добавляются карточки с персональными полями, свои воронки и стадии в CRM, а также выстраивается связь с другими элементами портала.
Основные функции и возможности
Смарт-процессы по функционалу аналогичны сделкам, но могут работать как отдельно, так и в качестве дополнения, связанным с контактом, клиентом, выводиться в формате отдельного списка или, наоборот, включать список клиентов и сделок в себя. Приведем основные возможности смарт-процессов:
1
Разработка уникальных полей, их выбор, фильтрация и сортировка в интерфейсе карточки умного процесса.
2
Настройка персональных этапов воронки, возможность работы как с обычным списком, так и в режиме канбан.
3
Распределение задач, планирование собраний в календаре, просмотр истории умного процесса.
4
Автоматическое назначение задач, автоматизация бизнес-процессов (автозаполнение данных, уведомления, напоминания и прочее).
5
Настройка связей с контактами, организациями, потенциальными клиентами и заключёнными сделками как через отдельное поле, так и через список.
6
Формирование индивидуальных рабочих мест для специалистов по различным направлениям, например, для курьеров, когда не требуется предоставление доступа к CRM — они могут выполнять задачи через свою секцию меню, включая мобильные устройства.
7
При помощи роботов можно связывать разные смарт-процессы и воронки продаж.
Доступ к этому функционалу открывается на тарифах Профессиональный и выше.
Преимущества использования для компании
Добавление смарт-процессов в корпоративный портал сильно упростило работу с сущностями для многих компаний. Расскажем почему:
1
Гибкость. Смарт-процессы можно настроить под любые корпоративные изменения, например, нововведения в политике компании или рыночные колебания. Кроме того, смарт-процессы можно ещё на старте адаптировать под персональные потребности бизнеса.
2
Автоматизация. Этот инструмент помогает автоматизировать рутинные задачи, а также минимизирует риски потери информации.
3
Открытость. Использование смарт-процессов помогает компаниям лучше отслеживать результаты своей деятельности через встроенные аналитические инструменты.
В результате использование смарт-процессов — это шаг к более эффективному управлению бизнесом в Битрикс24, который позволяет оптимизировать ресурсы, повысить качество обслуживания клиентов и ускорить рост компании.
Как начать работу со смарт-процессами
Приведем пошаговое руководство как настроить и запустить смарт-процесс в Битрикс24.
Этапы создания смарт-процесса
Для начала нужно зайти в модуль CRM, выбрать в верхнем меню вкладку "Ещё", найти "Смарт-процессы" и выбрать "Список смарт-процессов". Появится рабочее пространство по управлению смарт-процессами, чтобы начать с ними работу, нужно нажать на кнопку Создать.
Далее в меню потребуется выбрать один из предложенных сценариев, но любой из них можно потом настроить индивидуально.
Мы возьмем для примера вариант "С чистого листа" и перейдём к настройкам.
Настройка смарт-процессов
В первой вкладке нужно заполнить название и выбрать инструменты, с которыми будет работать процесс.
Далее следует настроить "Вид карточки" — выбираем, какие поля будут использоваться для хранения информации.
Ниже можно галочками отметить дополнительные опции для карточки.
Переходим к следующей вкладке — Связи. Здесь выбирается, с какими ещё сущностями CRM будет взаимодействовать процесс, например, сделка, заказ или лид.
Через вкладку Привязка к элементам смарт-процесс связывается с другими элементами CRM.
Реализация товаров
После настройки всех опций, нужно нажать на кнопку "Сохранить" и процесс будет добавлен с Б24. Теперь можно добавлять новые воронки, настраивать стадии, создавать роботов и триггеры.
Анонсы полезных вебинаров
+1 счастливый SMMщик
Кейсы внедрения из разных ниш
Лайв из жизни компании
Экспертные материалы по CRM
Весёлые и полезные ролики
Примеры использования смарт-процессов в Битрикс24
Внутри любого направления бизнеса можно настроить автоматический обмен, хранение и управления данными с помощью смарт-процессов. Приведем несколько кейсов, чтобы наглядно продемонстрировать работу инструмента.
Кейсы автоматизации продаж
Когда компания работает с объектами недвижимости, стандартные сущности не всегда подходят. Через смарт-процессы в Битрикс24 можно создать не стандартную сделку, а например, элемент квартира. После этого для каждого объекта недвижимости создаются свои карточки, настраиваются персональные характеристики через пользовательские поля.
Таким образом в Битрикс24 будет реестр недвижимости с наглядным отображением всех этапов аренды/покупки, а также привязкой к собственникам, арендаторам, покупателям. Если собственник решит продать арендную квартиру, менеджер может легко перенести карточку из воронки аренды в воронку продажи.
Таким образом в Битрикс24 будет реестр недвижимости с наглядным отображением всех этапов аренды/покупки, а также привязкой к собственникам, арендаторам, покупателям. Если собственник решит продать арендную квартиру, менеджер может легко перенести карточку из воронки аренды в воронку продажи.
Применение для управления задачами
В Битрикс24 можно автоматизировать обработку заявок в отделе кадров. Разные форматы заявлений, например, отпуска, больничные и т.п. можно загрузить в систему как отельные смарт-процессы со своими полями и стадиями согласования, проходя по которым они будут запускать соответствующие бизнес-процессы. Для всех сотрудников можно предоставить право на создание заявок, а на редактирование — только для кадровиков.
Частые ошибки при настройке
Рассмотрим возможные проблемы, связанные с настройкой смарт-процессов в Б24:
1
В системе отсутствует информация о пользователе, внёсшем изменения в сущность CRM. Это происходит из-за того, что в настройках не указано поле "Изменять от имени". Чтобы исправить ситуацию, требуется пройти в настройки действия или робота "Редактирование документов" или "Редактирование элемента" и ввести в соответствующем поле имя сотрудника, который осуществил изменения.
2
Процессы и роботы не работают по новым правилам после их обновления. Это происходит потому, что роботы и процессы ориентируются на настройки, заданные в момент их активации. Чтобы внести изменения в уже запущенный процесс, необходимо его временно остановить и затем перезапустить.
3
Робот, отвечающий за "Редактирование элемента смарт-процесса", не обновляет необходимый элемент. Это происходит из-за отключенного робота. Чтобы исправить ситуацию, необходимо включить эти функции в настройках смарт-процесса.
4
В результатах действия робота "Получить информацию об элементе CRM" могут отображаться неверные данные. Это происходит из-за отсутствия или некорректной настройки фильтра полей. Исправить это можно в настройках робота "Получить информацию об элементе", где нужно уникализировать значение каждого поля.
5
Если элемент системы CRM был добавлен через интеграцию, например, с использованием вебхука или специализированного приложения, робот не активируется. Это происходит потому, что робот инициирует свою работу сразу после появления нового элемента, в то время как данные в элементе CRM заполняются вебхуком поэтапно. Чтобы решить эту проблему, следует в настройках робота установить задержку до его запуска, например, на 10 минут. Это даст время вебхуку полностью заполнить все поля элемента, после чего условие запуска робота будет выполнено.
Если самостоятельно решить возникшую проблему не удается, рекомендуется обратиться к нашим специалистам или в службу технической поддержки портала.
Выводы
Добавление смарт-процессов позволило расширить возможности работы в Битрикс24 — с их помощью компании не нужно подгонять свои процессы под стандартные сущности, а можно создавать свои и адаптировать под потребности ниши.
Настройку смарт-процессов лучше доверить профессионалу — так вы не усложните работу менеджеров, не перегрузите CRM большим количеством сущностей и избежите проблем с неработающими роботами.
Настройку смарт-процессов лучше доверить профессионалу — так вы не усложните работу менеджеров, не перегрузите CRM большим количеством сущностей и избежите проблем с неработающими роботами.
Нужна бесплатная консультация по материалу статьи?
Чтобы наш разговор был более предметным, напишите чем занимается ваша компания и кратко опишите задачу, которую хотите решить.