#ТОРГОВЛЯ| #Продукты_питания|

Внедрение оргсхемы и базы знаний для торговой компании

Кейс поставщика пищевых продуктов Food Point (ООО Кортай)
Среднее время прочтения: 6 минут

О компании, специфика работы

Компания Food Point (ООО Кортай) занимается реализацией продуктов питания на территории Республики Дагестан около 20 лет. Среди предоставляемых продуктов - сыры, масла, колбасы, консервированные продукты питания и прочие. Также компания эксклюзивный дистрибьютор таких известных производителей как: «Останкинский мясоперерабатывающий комбинат» (ОАО «ОМПК»), « Микояновский мясокомбинат», «Черкизовский мясокомбинат», «Елизавета+», «Дуслык», «Меридиан» и другие. Компания работает на территории всей Республики Дагестан, есть своя активная клиентская база - около тысячи активных торговых точек.

План работ

До сотрудничества с нами сотрудники уже работали в Битрикс24 на облачном тарифе. Работа компании основана на принципе "что не написано - того не существует", поэтому вся работа сотрудников и подразделений по задумке руководства должна была быть в системе.

Чтобы осуществить задуманное в план внедрения для компании были внесены: настройка модулей админтехнологии "Оргсхема" и "Еженедельный отчет", онлайн обучение сотрудников компании работе с онлайн-офисом Битрикс24, организация базы знаний и создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач.
1. Установка модуля админтехнологии "Оргсхема" и обучение работы с ним
Оргсхема достаточно большая и включает в себя все подразделения компании. Обучение необходимо для того, чтобы после установки модуля на портал ответственные за инструмент сотрудники могли самостоятельно заполнять его и видоизменять.

Оргсхема удобна для понимания структуры компании: с ее помощью можно посмотреть кто кому подчиняется, перейти к должностным инструкциям сотрудников и действующим оргполитикам.
2. Модуль админтехнологии "Еженедельный отчет"
Внедряем модуль и обучаем сотрудников. После установки в расширенном отчете по поставленным задачам руководитель сможет посмотреть завершенные и запланированные задачи, уникальные статистики и графики на основе этих данных. В модуле предусмотрено автоматическое добавление задач в отчет или в план на следующую неделю, руководителю остается перейти по активной ссылке и увидеть подробности.
3. Организация базы знаний
Проводим анализ имеющейся документации в компании предназначенной для использования сотрудниками в своей деятельности, структурируем информацию в базе знаний и обучаем администраторов ведению информации, а пользователей использованию информации в своей работе. Создаем регламент постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач в рамках компании.

Что в итоге настроили и как это выглядит?

Оргсхема. Оргсхема в упрощенном виде может быть представлена в виде баннера или информационной доски, которая висит в холле компании. Она включает функционал подразделений компании (список должностей в каждом подразделении и их ключевые обязанности), результат деятельности каждого отдела и т.д. Изначально в портале Битрикс24 можно создать структуру компании, но благодаря доработанному модулю она представлена с ЦКП, филиалами и подразделениями. Модули админтехнологии доступны только в коробочной версии Битрикс24, поэтому до внедрения вся работа силами сотрудников была переведена на сервер компании.
Скриншот 1. - Оргсхема в уменьшенном масштабе
«Инструмент сам по себе не работает, если его не брать и не делать! Сейчас мы переводим портал второй компании на сервера, когда работа завершится будем внедрять модули админтехнологии и сюда».

Калабузар Калабузаров
ВРИО исполнительного директора Food Point (ООО Кортай)
В модуле оргсхемы в структуру компании включен список должностей каждого подразделения и их ключевые обязанности, результат деятельности каждого отдела. Любую карточку на схеме можно отредактировать: изменить сотрудника, его ЦКП, права доступа.
Скриншот 2. - Оргсхема компании: должности и ЦКП сотрудников
С доработанным модулем в отчете по поставленным задачам руководитель видит завершенные и запланированные задачи, уникальные статистики и графики на основе этих данных. Руководитель может отсортировать задачи в порядке убывания и понять, на какую задачу было потрачено минимальное и максимальное количество времени. Виден прогресс выполнения задачи, на сколько % завершена задача в данный момент и сколько времени ушло на её выполнение.
Еще одна важная часть внедрения - организация базы знаний. База знаний - это сайт внутри Битрикс24 или внутренняя википедия - инструмент для структурирования актуальной информации о работе компании, продукции, клиентов, конкурентов, обучающих и регламентных вопросов.
«Работа с базой знаний удобна, я уже загрузил в нее инструкции. Теперь они не лежат у меня на компьютере или у кого-то еще, не нужно их ходить сверять, терять время. Я говорю сотруднику: зайди в базу знаний, посмотри, там актуальные данные.

Или взять любой департамент, руководитель начинает говорить сотруднику "Иди сделай", а ему в ответ отвечают "Это не мой функционал". В этой ситуации работает сам инструмент, а не доказывания чего-то. Сотрудника просто просят зайти и вспомнить свои должностные инструкции и проблем больше не возникает».

Калабузар Калабузаров
ВРИО исполнительного директора Food Point (ООО Кортай)

Отзыв о Битрикс24 и работе с подрядчиком:

«В плане сервиса сотрудники сработали очень хорошо. Хочу выразить отдельную благодарность Марии Акутиной за настройку базы знаний. Когда мы ее создавали с я научился делать ее сам. Это было интересно в плане повышения квалификации, и теперь могу лично отредактировать как захочу и обучить сотрудников, чтобы в дальнейшем поддерживали базу знаний в хорошем состоянии.

По началу мне казалось, что все очень тяжело, но на самом деле инструмент достаточно хороший, всему быстро учишься. В этом деле главное, чтобы была фантазия и моя фантазия была такой - теперь она воплощена в портале».

Калабузар Калабузаров
ВРИО исполнительного директора Food Point (ООО Кортай)
Благодарственное письмо от ВРИО исполнительного директора Food Point (ООО Кортай)

Видеокейс:

Хотите заказать
аналогичный проект?
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами
Имя
Email*
Телефон*
Согласие на обработку персональных данных
Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года свободно, своей волей и в своем интересе выражаю свое безусловное согласие на обработку моих персональных данных ИП Иван Суриков (ОГРНИП 316774600324824, ИНН 771372204835), зарегистрированным в соответствии с законодательством РФ по адресу:
127486, г. Москва, ул. Бескудниковский бульвар, д.49, кв.12, (далее по тексту - Оператор).
Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу.
Настоящее Согласие выдано мною на обработку следующих персональных данных:
- Имя;
- E-mail;
- Телефон.
Согласие дано Оператору для совершения следующих действий с моими персональными данными с использованием средств автоматизации и/или без использования таких средств: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, передача третьим лицам для указанных ниже целей, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством РФ как неавтоматизированными, так и автоматизированными способами.
Данное согласие дается Оператору и третьему лицу(-ам) Данное согласие дается Оператору и третьему лицу Обществу с ограниченной
ответственностью «1С-Битрикс» (ОГРН 5077746476209, ИНН 7717586110),
зарегистрированному в соответствии с законодательством РФ по адресу: 109544, г. Москва, бр Энтузиастов, д. 2, 13 эт., пом. 8-19, для обработки моих персональных данных в следующих
целях:
• предоставление мне услуг/работ/товаров;
• направление в мой адрес уведомлений, касающихся предоставляемых
услуг/работ/товаров;
• подготовка и направление ответов на мои запросы;
• направление в мой адрес информации, в том числе рекламной, о мероприятиях/
товарах/ услугах/ работах Оператора и указанного выше третьего лица. для обработки моих персональных данных в следующих целях:
Настоящее согласие действует до момента его отзыва путем направления соответствующего уведомления на электронный адрес 1@crmacademy.ru. В случае отзыва мною согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без моего согласия при наличии оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.06.2006 г.