Внедрение оргсхемы и базы знаний для торговой компании

Компания Food Point (ООО Кортай) занимается реализацией продуктов питания на территории Республики Дагестан около 20 лет. Среди предоставляемых продуктов - сыры, масла, колбасы, консервированные продукты питания и прочие. Также компания эксклюзивный дистрибьютор таких известных производителей как: «Останкинский мясоперерабатывающий комбинат» (ОАО «ОМПК»), « Микояновский мясокомбинат», «Черкизовский мясокомбинат», «Елизавета+», «Дуслык», «Меридиан» и другие. Компания работает на территории всей Республики Дагестан, есть своя активная клиентская база - около тысячи активных торговых точек.

До сотрудничества с нами сотрудники уже работали в Битрикс24 на облачном тарифе. Работа компании основана на принципе "что не написано - того не существует", поэтому вся работа сотрудников и подразделений по задумке руководства должна была быть в системе.

Чтобы осуществить задуманное в план внедрения для компании были внесены: настройка модулей админтехнологии "Оргсхема" и "Еженедельный отчет", онлайн обучение сотрудников компании работе с онлайн-офисом Битрикс24, организация базы знаний и создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач.

Оргсхема достаточно большая и включает в себя все подразделения компании. Обучение необходимо для того, чтобы после установки модуля на портал ответственные за инструмент сотрудники могли самостоятельно заполнять его и видоизменять.

Оргсхема удобна для понимания структуры компании: с ее помощью можно посмотреть кто кому подчиняется, перейти к должностным инструкциям сотрудников и действующим оргполитикам.

Внедряем модуль и обучаем сотрудников. После установки в расширенном отчете по поставленным задачам руководитель сможет посмотреть завершенные и запланированные задачи, уникальные статистики и графики на основе этих данных. В модуле предусмотрено автоматическое добавление задач в отчет или в план на следующую неделю, руководителю остается перейти по активной ссылке и увидеть подробности.

Проводим анализ имеющейся документации в компании предназначенной для использования сотрудниками в своей деятельности, структурируем информацию в базе знаний и обучаем администраторов ведению информации, а пользователей использованию информации в своей работе. Создаем регламент постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач в рамках компании.

Оргсхема. Оргсхема в упрощенном виде может быть представлена в виде баннера или информационной доски, которая висит в холле компании. Она включает функционал подразделений компании (список должностей в каждом подразделении и их ключевые обязанности), результат деятельности каждого отдела и т.д. Изначально в портале Битрикс24 можно создать структуру компании, но благодаря доработанному модулю она представлена с ЦКП, филиалами и подразделениями. Модули админтехнологии доступны только в коробочной версии Битрикс24, поэтому до внедрения вся работа силами сотрудников была переведена на сервер компании.

В модуле оргсхемы в структуру компании включен список должностей каждого подразделения и их ключевые обязанности, результат деятельности каждого отдела. Любую карточку на схеме можно отредактировать: изменить сотрудника, его ЦКП, права доступа.

С доработанным модулем в отчете по поставленным задачам руководитель видит завершенные и запланированные задачи, уникальные статистики и графики на основе этих данных. Руководитель может отсортировать задачи в порядке убывания и понять, на какую задачу было потрачено минимальное и максимальное количество времени. Виден прогресс выполнения задачи, на сколько % завершена задача в данный момент и сколько времени ушло на её выполнение.

Еще одна важная часть внедрения - организация базы знаний. База знаний - это сайт внутри Битрикс24 или внутренняя википедия - инструмент для структурирования актуальной информации о работе компании, продукции, клиентов, конкурентов, обучающих и регламентных вопросов.