История внедрения Битрикс24 в дистрибьютерскую компанию "Omron"

1. Настроить фиксацию истории перемещения задач по стадиям.
Чтобы можно было посмотреть, на какой стадии находится проект, сколько та или иная задача находилась в работе, на каком она этапе и когда именно перемещалась. У клиента было пожелание реализовать этот инструмент через вкладку "История".

2. Реализовать процесс согласования договоров и передачи заявок на ответственных сотрудников.
В компании есть юридический отдел, через который проходят заявки. Изначально заявка должна поступать руководителю, чтобы он сам назначил ответственных, а в случае отсутствия — его заместителю.

3. Провести обучение сотрудников работе с функционалом Битрикс24.

Главный инструмент для планирования и регулирования работ внутри компании — это Задачи.
Задачи и проекты помогают работать вместе и успевать все вовремя.

1. Настроили фиксацию истории перемещения задач по стадиям. Настроенный функционал Битрикс24 теперь позволяет ставить и делегировать задачи прямо внутри портала, назначать ответственных и контролировать ход выполнения задачи на каждом из этапов.

2. Реализовали бизнес-процесс по согласованию договоров. Постановщик создает заявку, где прикрепляет проект договора и необходимые документы, далее заявка идет в Юридический отдел сразу всем сотрудникам отдела. Кто первый возьмет в работу заявку, нажав на кнопку «Взять в работу», тот и будет курировать проект (остальным придет уведомление о том, что конкретный пользователь взял заявку в работу).

Последовательность процесса постановки задач на сотрудников:

1. Постановщик создает проект, куда будет вводиться первоначальная информация: проект договора (файл), клиент (ссылка на карточку компании), номер (строка), дата (дата), комментарий, учредительные документы (как файл).

2. Далее идет передача в юридический отдел. Ставится задание на всех его сотрудников: если один из них берет заявку в работу, коллегам выводится уведомление, например: заявку взял Иванов.

3. Далее ставится задание Иванову, где будетт указана ссылка на контрагент, проект договора, учредительные документы. В этом задании Иванов указывает: есть замечания или нет.

3.1. Если Иванов против подписания, то заявка переходит к постановщику в виде задания или уведомления, что мы отказываемся с ними работать.
3.2. Если нет замечаний, то идем на следующий шаг: передача проекта в бухгалтерии.
3.3. Если есть замечания, то указываем замечания, прикладываем протокол разногласий, проект договора с правками.

4. Уходит все в бухгалтерию в виде задания. Параллельно уходит постановщику, если есть замечания.

3. Провели обучение сотрудников работе с задачами в Битрикс24. Работа по обучению сотрудников происходила сразу в 4-х группах. Одна из групп также проходила дополнительное обучение для руководителей, в которое входило работа с аналитикой по задачам, постановкой задач, работа со статусом задач проектов и так далее.

В процессе обучения был разработан регламент по работе с задачами, к которому сотрудники могли обратиться, если в будущем в работе с каким-то инструментом будут возникать вопросы. В этом регламенте четко зафиксировано, когда сотрудник должен ставить задачу, как должен обозначаться крайний срок, как ставятся комментарии к задачам и так далее.