Другие ресурсы
Свежие материалы и события
Обучающие материалы, обзоры новинок, новости компании в видеоформате
Анонс грядущих и записи прошедших вебинаров и конференций
Экспертные статьи, новости компании, публикации в СМИ
Медиацентр
13 ноября 2024, видео
Смотреть видео
21 ноября 2024, вебинар
Зарегистрироваться
Контакты
В том числе для связи с разными отделами: СМИ, партнерство, маркетинг
Контакты
Контакты
мессенджеры
Москва. Работаем удаленно по всей России
Соц. сети
Кейс внедрения Битрикс24 в высшее учебное заведение "РУДН"
Алена Гринь
Старший маркетолог
Дата публикации:
Время прочтения:
Автор кейса
Клиент
Сергей Базавлук
Проректор Российского университета дружбы народов
31.01.2024
10 минут
О ВУЗе
РУДН – многопрофильный университет в Москве, основанный в 1960 году. РУДН участник проекта "5-100" – проект повышения конкурентоспособности российских вузов среди мировых гигантов, таких как Оксфорд, Кембридж, Гарвард и многие другие. Первый ВУЗ России, который начал заниматься содействием трудоустройству и российских, и иностранных выпускников. В РУДН на данный момент насчитывается 21 учебный факультет. В университете развивают лабораторную базу, поощряют публикационную активность, и сам университет издает Вестник РУДН. В 2011 году РУДН занял первое место в национальном рэнкинге вузов по критерию "Международная деятельность".
В Российском университете дружбы народов работают 2800 научно-педагогических работников из 69 стран, обучается более 33 тысяч студентов, аспирантов, ординаторов и стажеров из 158 стран мира, представители около 500 народов и национальностей, в том числе свыше 1000 человек — представители Российских национальных образований и более 9 300 иностранных граждан.
В Российском университете дружбы народов работают 2800 научно-педагогических работников из 69 стран, обучается более 33 тысяч студентов, аспирантов, ординаторов и стажеров из 158 стран мира, представители около 500 народов и национальностей, в том числе свыше 1000 человек — представители Российских национальных образований и более 9 300 иностранных граждан.
Ситуация до обращения к нам
“
РУДН один из лидеров российских ВУЗов по уровню цифровизации. У нас достаточно неплохо развита цифровая среда, используется корпоративная почта, есть инструменты контроля за исполнением поручений. Однако это инструменты самого верхнего уровня. У руководителей среднего уровня, даже у проректоров, отсутствовал единый удобный инструмент администрирования текущих и перспективных задач, поэтому задачи ставились и контролировались у каждого по-своему.
После мониторинга рынка цифровых продуктов проректор сделал выбор в пользу внедрения облачной версии Битрикс24. Чтобы организовать систему контроля исполнения задач и поручений в едином пространстве.
План работ
1. Переход с облачной лицензии Битрикс24 на коробочную.
2. Настройка базовых бизнес-процессов.
3. Обучение администратора портала.
4. Создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач в рамках деятельности университета.
5. Онлайн обучение.
6. Доработка Бизнес-процессов: БП "Дисциплинарное взыскание"
2. Настройка базовых бизнес-процессов.
3. Обучение администратора портала.
4. Создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач в рамках деятельности университета.
5. Онлайн обучение.
6. Доработка Бизнес-процессов: БП "Дисциплинарное взыскание"
Что в итоге настроили и как это выглядит?
1. Переход с облачной на коробочную версию Битрикс24. Проректор университета работал в облачной версии Битрикс24. Переход выполнили, потому что спустя время выяснилось, что в университете уже есть коробочная лицензия. Один из немаловажных плюсов коробочной версии Битрикс24 – это то, что все рабочие сведения, персональные данные и прочая информация, теперь располагается на личном сервере университета, объем хранилища регулируется без изменения коробочного решения, а благодаря открытому исходный коду портала можно внести различные изменения под нужды университета.
2. Настройка базовых бизнес-процессов и администрирование задач. Для того чтобы видеть на каком этапе находится задача, проверить ее и при необходимости внести корректировки, настроили работу с задачами и проектами. Чтобы в дальнейшем составить рабочий процесс согласно учебному плану, настроили систему планирования и отчетности для подчиненных. Теперь работа проректора и руководителей среднего звена ведется в едином электронном пространстве. Руководители ставят задачи подчиненным, могут их корректировать, контролировать сроки, ход выполнения задачи, ответственных. По просьбе проректора настроили работу с задачами так, чтобы только руководитель мог поставить задачу подчиненному. После выполнения задачи она также отправится на проверку руководителю.
Скриншот 1. – Задачи и проекты
3. Обучение администрированию портала Битрикс24. Администрированием портала занимается непосредственно проректор, так как это была его инициатива автоматизировать работу для собственного удобства и упрощения работы сотрудников. Теперь проректор может самостоятельно приглашать новых пользователей на портал, строить структуру портала, создавать разделы и добавлять туда ответственных, выдавать доступы и настраивать "Стартовые задачи", которые автоматически ставятся каждому новому пользователю, пришедшему на портал.
4. Создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач.
Чтобы сотрудники четко понимали, что и в какой последовательности делать, как правильно работать с задачами и проектами, разработали регламент. Начиная с самых простых действий: как поставить задачу, добавить в неё ответственного и контролировать исполнение. Подчиненные с помощью регламента могут корректировать свою работу и обратиться к нему, как к шаблону для дальнейших действий.
Чтобы сотрудники четко понимали, что и в какой последовательности делать, как правильно работать с задачами и проектами, разработали регламент. Начиная с самых простых действий: как поставить задачу, добавить в неё ответственного и контролировать исполнение. Подчиненные с помощью регламента могут корректировать свою работу и обратиться к нему, как к шаблону для дальнейших действий.
Для руководителей создан отдельный раздел "Руковожу" для отслеживания эффективности всех своих сотрудников. В разделе расположена таблица с подчиненными, разбитыми на отделы и подотделы. В колонках находятся счетчики с общим количеством задач по разным ролям, количеством просроченных задач, требующих внимания, а также эффективность работы сотрудников за текущий месяц.
Скриншот 2. – Раздел "Руковожу"
5. Онлайн обучение сотрудников и руководителей. Всем сотрудникам продемонстрировали возможности онлайн-офиса Битрикс24: обучили работе с новостями, чатами, группами, диском и календарем, постановке, контролю и анализу задач в рамках проектов и групп, продемонстрировали сценарии работы с задачами и выдали практические задания для лучшего усвоения материала.
Все домашние задания проверены, участники обучения получили ответы в чате со специалистом, если возникали трудности в работе с системой. После обучения, на диск Битрикс24 загружены обучающие видеоролики.
Руководители во время обучения узнали, как следить за исполнением поставленных задач, отслеживать на каком этапе находится работа в Битрикс24, научились работать с фильтрами, канбаном, виджетами стартовой страницы, отчетами по задачам сотрудников и формированию встроенных и пользовательских отчетов.
Все домашние задания проверены, участники обучения получили ответы в чате со специалистом, если возникали трудности в работе с системой. После обучения, на диск Битрикс24 загружены обучающие видеоролики.
Руководители во время обучения узнали, как следить за исполнением поставленных задач, отслеживать на каком этапе находится работа в Битрикс24, научились работать с фильтрами, канбаном, виджетами стартовой страницы, отчетами по задачам сотрудников и формированию встроенных и пользовательских отчетов.
“
Когда закончилось обучение сотрудников, мне стало проще контролировать рабочий процесс. Появилась единая среда для взаимодействия и ряд сотрудников, преимущественно молодых, которые дают обратную связь и говорят, что проще и лучше вести общение. К сожалению, пока не могу оценить все плюсы работы для своих подчиненных-руководителей. Я сейчас думаю, как для них грамотно выстроить структуру по введению задач, задачи первого, второго уровня, отчеты о выполнении всех задач.
6. Сопровождение после внедрения CRM
На этапе сопровождения внесли небольшие доработки на портале, которые выявили на этапе опытной эксплуатации. Чтобы сотрудники не испытывали стресс от работы с новыми инструментами все ответы на возникающие вопросы сотрудники задавали в чате технической поддержки специалисту CRM Academy.
На этапе сопровождения внесли небольшие доработки на портале, которые выявили на этапе опытной эксплуатации. Чтобы сотрудники не испытывали стресс от работы с новыми инструментами все ответы на возникающие вопросы сотрудники задавали в чате технической поддержки специалисту CRM Academy.
7. Доработка Бизнес-процессов
В университете есть дисциплинарная комиссия, если студент что-то нарушил, нужно собрать первичные документы, вынести вопрос на комиссию и принять решение о его дальнейшей судьбе в ВУЗе. Алгоритм процесса однообразный, работы такой много, и она рутинная, поэтому в первую очередь мы автоматизировали бизнес-процесс "Дисциплинарное взыскание". Процесс был разработан по техническому заданию, он уже запущен и успешно работает.
В университете есть дисциплинарная комиссия, если студент что-то нарушил, нужно собрать первичные документы, вынести вопрос на комиссию и принять решение о его дальнейшей судьбе в ВУЗе. Алгоритм процесса однообразный, работы такой много, и она рутинная, поэтому в первую очередь мы автоматизировали бизнес-процесс "Дисциплинарное взыскание". Процесс был разработан по техническому заданию, он уже запущен и успешно работает.
Скриншот 3. – Интерфейс вкладки "Дисциплинарная комиссия" в Битрикс24
Второй бизнес-процесс – автоматизация мероприятий. Как это выглядит: есть план мероприятий на год, каждый месяц сотрудниками университета подготавливаются планы и отчеты на месяц по одному и тому же алгоритму: внесение мероприятия, которое планируется, а в конце месяца создается отчет – какие мероприятия были проведены и как. Для того, чтобы снизить нагрузку на сотрудников и оптимизировать рутинный процесс, его перевели в Битрикс24.
Со слов проректора: "На 100% автоматизировать процесс мероприятий не получится, потому что нужно вносить информацию, но в два раза сократить процесс получилось. Сотрудники вносят информацию в планирование, информация попадает в базу. Когда сотрудники составляют отчет, из базы подтягиваются данные, в отчете отмечают, проведено мероприятие или нет, и отчет готов. Фактически получается в два раза сокращение времени и трудозатрат на проведение такого рутинного процесса".
Со слов проректора: "На 100% автоматизировать процесс мероприятий не получится, потому что нужно вносить информацию, но в два раза сократить процесс получилось. Сотрудники вносят информацию в планирование, информация попадает в базу. Когда сотрудники составляют отчет, из базы подтягиваются данные, в отчете отмечают, проведено мероприятие или нет, и отчет готов. Фактически получается в два раза сокращение времени и трудозатрат на проведение такого рутинного процесса".
Скриншот 4. – Автоматизация мероприятий
Отзыв о Битрикс24
“
Про общие впечатления от Битрикс24
По началу было отторжение нового инструмента, но не такое серьезное в силу грамотно построенной политики его внедрения. Даже если сейчас есть мелкие проблемы с работой сотрудников в Битрикс24, то они быстро решаются и персонал постепенно привыкает к работе в новом едином пространстве.
Как сотрудники восприняли новый инструмент?
После внедрения Битрикс24 и обучения сотрудников, стало намного проще работать и контролировать постановку и выполнение задач. Конечно в данный момент мы не используем его на полную, но постепенно к этому идем. Битрикс24 в первую очередь помогает администрировать мои личные задачи. А для сотрудников, которые не противятся всему новому в основном до 35 лет новая возможность для более быстро и эффективного взаимодействия.
По началу было отторжение нового инструмента, но не такое серьезное в силу грамотно построенной политики его внедрения. Даже если сейчас есть мелкие проблемы с работой сотрудников в Битрикс24, то они быстро решаются и персонал постепенно привыкает к работе в новом едином пространстве.
Как сотрудники восприняли новый инструмент?
После внедрения Битрикс24 и обучения сотрудников, стало намного проще работать и контролировать постановку и выполнение задач. Конечно в данный момент мы не используем его на полную, но постепенно к этому идем. Битрикс24 в первую очередь помогает администрировать мои личные задачи. А для сотрудников, которые не противятся всему новому в основном до 35 лет новая возможность для более быстро и эффективного взаимодействия.
Отзыв о CRM Academy
“
Работу с CRM Academy оцениваю на высоком уровне. Никаких нерешаемых проблем не возникало. Быстрая и оперативная работа технического отдела. Все работы провелись в срок без лишних проблем и задержек. На все возникающие вопросы в ходе работы ответы получали быстро и оперативно.
Ваша компания проводит обучение сотрудников – это было ключевым моментом, почему мы выбрали вас. Вопросы которые возникали в процессе работы решались оперативно без задержек.
Ваша компания проводит обучение сотрудников – это было ключевым моментом, почему мы выбрали вас. Вопросы которые возникали в процессе работы решались оперативно без задержек.
Благодарственное письмо от проректора Российского университета дружбы народов
Запросить кейс в своей нише
Мы только недавно начали делать подробнейшие экспертные кейсы с обратной связью клиента, и в таком подробном виде их пока что немного. Однако вы можете запросить наш опыт в своей сфере, мы поднимем данные для вас и поделимся наработками.