Кейс ВУЗа "Российский университет дружбы народов"

Внедрение Битрикс24
в высшее учебное заведение "РУДН"

#crm #задачи_и_проекты #обучение #бизнес-процессы

О ВУЗе

РУДН – многопрофильный университет в Москве, основанный в 1960 году. РУДН участник проекта "5-100" – проект повышения конкурентоспособности российских вузов среди мировых гигантов, таких как Оксфорд, Кембридж, Гарвард и многие другие. Первый вуз России, который начал заниматься содействием трудоустройству и российских, и иностранных выпускников. В РУДН на данный момент насчитывается 21 учебный факультет. В университете развивают лабораторную базу, поощряют публикационную активность, и сам университет издает Вестник РУДН. В 2011 году РУДН занял первое место в национальном рэнкинге вузов по критерию "Международная деятельность".

В Российском университете дружбы народов работают 2800 научно-педагогических работников из 69 стран, обучается более 33 тысяч студентов, аспирантов, ординаторов и стажеров из 158 стран мира, представители около 500 народов и национальностей, в том числе свыше 1000 человек — представители Российских национальных образований и более 9 300 иностранных граждан.

Ситуация до обращения к нам

"РУДН один из лидеров российских ВУЗов по уровню цифровизации. У нас достаточно неплохо развита цифровая среда, используется корпоративная почта, есть инструменты контроля за исполнением поручений. Однако это инструменты самого верхнего уровня. У руководителей среднего уровня, даже у проректоров, отсутствовал единый удобный инструмент администрирования текущих и перспективных задач, поэтому задачи ставились и контролировались у каждого по-своему.

Базавлук Сергей Викторович
Проректор Российского университета дружбы народов
После мониторинга рынка цифровых продуктов проректор сделал выбор в пользу внедрения облачной версии Битрикс24. Чтобы организовать систему контроля исполнения задач и поручений в едином пространстве.

План работ

1. Переход с облачной лицензии Битрикс24 на коробочную.
2. Настройка базовых бизнес-процессов.
3. Обучение администратора портала.
4. Создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач в рамках деятельности университета.
5. Онлайн обучение.
6. Доработка Бизнес-процессов: БП "Дисциплинарное взыскание"

Что в итоге настроили и как это выглядит?

1. Переход с облачной на коробочную версию Битрикс24. Проректор университета работал в облачной версии Битрикс24. Переход выполнили, потому что спустя время выяснилось, что в университете уже есть коробочная лицензия. Один из немаловажных плюсов коробочной версии Битрикс24 – это то, что все рабочие сведения, персональные данные и прочая информация, теперь располагается на личном сервере университета, объем хранилища регулируется без изменения коробочного решения, а благодаря открытому исходный коду портала можно внести различные изменения под нужды университета.
2. Настройка базовых бизнес-процессов и администрирование задач. Для того чтобы видеть на каком этапе находится задача, проверить ее и при необходимости внести корректировки, настроили работу с задачами и проектами. Чтобы в дальнейшем составить рабочий процесс согласно учебному плану, настроили систему планирования и отчетности для подчиненных. Теперь работа проректора и руководителей среднего звена ведется в едином электронном пространстве. Руководители ставят задачи подчиненным, могут их корректировать, контролировать сроки, ход выполнения задачи, ответственных. По просьбе проректора настроили работу с задачами так, чтобы только руководитель мог поставить задачу подчиненному. После выполнения задачи она также отправится на проверку руководителю.
Скриншот 1. – Задачи и проекты
3. Обучение администрированию портала Битрикс24. Администрированием портала занимается непосредственно проректор, так как это была его инициатива автоматизировать работу для собственного удобства и упрощения работы сотрудников. Теперь проректор может самостоятельно приглашать новых пользователей на портал, строить структуру портала, создавать разделы и добавлять туда ответственных, выдавать доступы и настраивать "Стартовые задачи", которые автоматически ставятся каждому новому пользователю, пришедшему на портал.
4. Создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач.
Чтобы сотрудники четко понимали, что и в какой последовательности делать, как правильно работать с задачами и проектами, разработали регламент. Начиная с самых простых действий: как поставить задачу, добавить в неё ответственного и контролировать исполнение. Подчиненные с помощью регламента могут корректировать свою работу и обратиться к нему, как к шаблону для дальнейших действий.
Для руководителей создан отдельный раздел "Руковожу" для отслеживания эффективности всех своих сотрудников. В разделе расположена таблица с подчиненными, разбитыми на отделы и подотделы. В колонках находятся счетчики с общим количеством задач по разным ролям, количеством просроченных задач, требующих внимания, а также эффективность работы сотрудников за текущий месяц.
Скриншот 2. – Раздел "Руковожу"
5. Онлайн обучение сотрудников и руководителей. Всем сотрудникам продемонстрировали возможности онлайн-офиса Битрикс24: обучили работе с новостями, чатами, группами, диском и календарем, постановке, контролю и анализу задач в рамках проектов и групп, продемонстрировали сценарии работы с задачами и выдали практические задания для лучшего усвоения материала.

Все домашние задания проверены, участники обучения получили ответы в чате со специалистом, если возникали трудности в работе с системой. После обучения, на диск Битрикс24 загружены обучающие видеоролики.

Руководители во время обучения узнали, как следить за исполнением поставленных задач, отслеживать на каком этапе находится работа в Битрикс24, научились работать с фильтрами, канбаном, виджетами стартовой страницы, отчетами по задачам сотрудников и формированию встроенных и пользовательских отчетов.
"Когда закончилось обучение сотрудников, мне стало проще контролировать рабочий процесс. Появилась единая среда для взаимодействия и ряд сотрудников, преимущественно молодых, которые дают обратную связь и говорят, что проще и лучше вести общение. К сожалению, пока не могу оценить все плюсы работы для своих подчиненных-руководителей. Я сейчас думаю, как для них грамотно выстроить структуру по введению задач, задачи первого, второго уровня, отчеты о выполнении всех задач".

Базавлук Сергей Викторович
Проректор Российского университета дружбы народов
6. Сопровождение после внедрения CRM
На этапе сопровождения внесли небольшие доработки на портале, которые выявили на этапе опытной эксплуатации. Чтобы сотрудники не испытывали стресс от работы с новыми инструментами все ответы на возникающие вопросы сотрудники задавали в чате технической поддержки специалисту CRM Academy.
7. Доработка Бизнес-процессов
В университете есть дисциплинарная комиссия, если студент что-то нарушил, нужно собрать первичные документы, вынести вопрос на комиссию и принять решение о его дальнейшей судьбе в ВУЗе. Алгоритм процесса однообразный, работы такой много, и она рутинная, поэтому в первую очередь мы автоматизировали бизнес-процесс "Дисциплинарное взыскание". Процесс был разработан по техническому заданию, он уже запущен и успешно работает.
Бизнес-процессы в Битрикс24 для ВУЗа
Скриншот 3. – Интерфейс вкладки "Дисциплинарная комиссия" в Битрикс24
Второй бизнес-процесс – автоматизация мероприятий. Как это выглядит: есть план мероприятий на год, каждый месяц сотрудниками университета подготавливаются планы и отчеты на месяц по одному и тому же алгоритму: внесение мероприятия, которое планируется, а в конце месяца создается отчет – какие мероприятия были проведены и как. Для того, чтобы снизить нагрузку на сотрудников и оптимизировать рутинный процесс, его перевели в Битрикс24.

Со слов проректора: "На 100% автоматизировать процесс мероприятий не получится, потому что нужно вносить информацию, но в два раза сократить процесс получилось. Сотрудники вносят информацию в планирование, информация попадает в базу. Когда сотрудники составляют отчет, из базы подтягиваются данные, в отчете отмечают, проведено мероприятие или нет, и отчет готов. Фактически получается в два раза сокращение времени и трудозатрат на проведение такого рутинного процесса".
Скриншот 4. – Автоматизация мероприятий

Отзыв о Битрикс24 и о работе с подрядчиком:

"До использования Битрикс24, работали в Trello, но со временем функционала стало недостаточно и мы перешли в Битрикс24. Преимущественно использую его для решения задач подконтрольных мне подразделений. Ваша компания проводит обучение сотрудников – это было ключевым моментом, почему мы выбрали вас. Вопросы которые возникали в процессе работы решались оперативно без задержек."

Базавлук Сергей Викторович
Проректор Российского университета дружбы народов
— Какие общие впечатления от использования Битрикс24?
— После внедрения Битрикс24 и обучения сотрудников, стало намного проще работать и контролировать постановку и выполнение задач. Конечно в данный момент мы не используем его на полную, но постепенно к этому идем. Битрикс24 в первую очередь помогает администрировать мои личные задачи. А для сотрудников, которые не противятся всему новому в основном до 35 лет новая возможность для более быстро и эффективного взаимодействия.
— Как сотрудники восприняли новый инструмент?
— По началу было отторжение нового инструмента, но не такое серьезное в силу грамотно построенной политики его внедрения. Даже если сейчас есть мелкие проблемы с работой сотрудников в Битрикс24, то они быстро решаются и персонал постепенно привыкает к работе в новом едином пространстве.
— Как Вы оцениваете работу с нами как с подрядчиком?
— Работу с CRM Academy оцениваю на высоком уровне. Никаких нерешаемых проблем не возникало. Быстрая и оперативная работа технического отдела. Все работы провелись в срок без лишних проблем и задержек. На все возникающие вопросы в ходе работы ответы получали быстро и оперативно.
Благодарственное письмо
Благодарственное письмо от проректора Российского университета дружбы народов

Видеокейс:

Оставьте заявку, мы свяжемся, обсудим ваши задачи в контексте вашей ниши и специфики и подготовим персональное КП для вашей компании
Хотите заказать схожий проект?