Внедрение Битрикс24
в высшее учебное заведение "РУДН"

После мониторинга рынка цифровых продуктов проректор сделал выбор в пользу внедрения облачной версии Битрикс24. Чтобы организовать систему контроля исполнения задач и поручений в едином пространстве.

1. Переход с облачной лицензии Битрикс24 на коробочную.
2. Настройка базовых бизнес-процессов.
3. Обучение администратора портала.
4. Создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач в рамках деятельности университета.
5. Онлайн обучение.

1. Переход с облачной на коробочную версию Битрикс24. Проректор университета работал в облачной версии Битрикс24. Переход выполнили, потому что спустя время выяснилось, что в университете уже есть коробочная лицензия. Один из немаловажных плюсов коробочной версии Битрикс24 – это то, что все рабочие сведения, персональные данные и прочая информация, теперь располагается на личном сервере университета, объем хранилища регулируется без изменения коробочного решения, а благодаря открытому исходный коду портала можно внести различные изменения под нужды университета.

2. Настройка базовых бизнес-процессов и администрирование задач. Для того чтобы видеть на каком этапе находится задача, проверить ее и при необходимости внести корректировки, настроили работу с задачами и проектами. Чтобы в дальнейшем составить рабочий процесс согласно учебному плану, настроили систему планирования и отчетности для подчиненных. Теперь работа проректора и руководителей среднего звена ведется в едином электронном пространстве. Руководители ставят задачи подчиненным, могут их корректировать, контролировать сроки, ход выполнения задачи, ответственных. По просьбе проректора настроили работу с задачами так, чтобы только руководитель мог поставить задачу подчиненному. После выполнения задачи она также отправится на проверку руководителю.

3. Обучение администрированию портала Битрикс24. Администрированием портала занимается непосредственно проректор, так как это была его инициатива автоматизировать работу для собственного удобства и упрощения работы сотрудников. Теперь проректор может самостоятельно приглашать новых пользователей на портал, строить структуру портала, создавать разделы и добавлять туда ответственных, выдавать доступы и настраивать "Стартовые задачи", которые автоматически ставятся каждому новому пользователю, пришедшему на портал.

4. Создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач.
Чтобы сотрудники четко понимали, что и в какой последовательности делать, как правильно работать с задачами и проектами, разработали регламент. Начиная с самых простых действий: как поставить задачу, добавить в неё ответственного и контролировать исполнение. Подчиненные с помощью регламента могут корректировать свою работу и обратиться к нему, как к шаблону для дальнейших действий.

Для руководителей создан отдельный раздел "Руковожу" для отслеживания эффективности всех своих сотрудников. В разделе расположена таблица с подчиненными, разбитыми на отделы и подотделы. В колонках находятся счетчики с общим количеством задач по разным ролям, количеством просроченных задач, требующих внимания, а также эффективность работы сотрудников за текущий месяц.

5. Онлайн обучение сотрудников и руководителей. Всем сотрудникам продемонстрировали возможности онлайн-офиса Битрикс24: обучили работе с новостями, чатами, группами, диском и календарем, постановке, контролю и анализу задач в рамках проектов и групп, продемонстрировали сценарии работы с задачами и выдали практические задания для лучшего усвоения материала.

Все домашние задания проверены, участники обучения получили ответы в чате со специалистом, если возникали трудности в работе с системой. После обучения, на диск Битрикс24 загружены обучающие видеоролики.

Руководители во время обучения узнали, как следить за исполнением поставленных задач, отслеживать на каком этапе находится работа в Битрикс24, научились работать с фильтрами, канбаном, виджетами стартовой страницы, отчетами по задачам сотрудников и формированию встроенных и пользовательских отчетов.

6. Сопровождение после "внедрения CRM"
На этапе сопровождения внесли небольшие доработки на портале, которые выявили на этапе опытной эксплуатации. Чтобы сотрудники не испытывали стресс от работы с новыми инструментами все ответы на возникающие вопросы сотрудники задавали в чате технической поддержки специалисту CRM Academy.