Смарт-процессы Битрикс24: на примере объясняем, что это и как работает

В CRM Битрикс24 работа проходит с лидами, сделками, контактами… И для многих компаний этих сущностей достаточно, чтобы реализовать свои рабочие процессы. Например, поликлинике надо вести базу пациентов, а агентству по продаже недвижимости — базу квартир. Привычные элементы CRM не слишком удобны для таких сценариев, поэтому в дело вступают смарт-процессы. В статье объясняем, в чем их удобство.

Смарт-процессы — это раздел Битрикс24, где вы можете создавать новые элементы CRM и подстраивать их под любой рабочий процесс, как в конструкторе. Для любого сценария можно настроить карточку с индивидуальным набором полей, отдельные воронки, стадии в канбане, а также права доступа, связь с календарем и другими элементами.

Смарт-процессы легко интегрируются в CRM: в сделку можно вывести вкладку с привязанными к ней смарт-процессами. Например, запросы в поддержку. Менеджер создает из сделки карточку смарт-процесса, заполняет нужные поля. Сотрудник поддержки видит эту карточку запроса, не заходя в саму сделку, может двигать ее по канбану, а менеджер отдела продаж — отслеживать прогресс прямо из карточки сделки.

В боковое меню портала мы можем выносить целые разделы со связанными между собой смарт-процессами — фактически, создать несколько отдельных рабочих мест по направлениям. Возьмем пример: отдельное рабочее место для курьеров. Нам не нужно давать им доступ к CRM — они заходят в свой раздел меню, в котором настроены нужные права, и работают из него (даже с мобильного телефона).

На собственном примере расскажем, как можно удобно пользоваться смарт-процессами: с помощью них мы составили отдельную воронку для нашего HR, где наглядно видно, на какой стадии сейчас находится кандидат, а напоминания о том, чтобы взять обратную связь у новобранца, приходят автоматически. Получилось отдельное цифровое рабочее место, которое состоит из двух воронок: «Подбор персонала» и «Адаптация».

Воронка «Подбор персонала» включает пять этапов: новый кандидат, приглашен на собеседование (интервью с HR), повторное собеседование (с руководителем отдела), выслан оффер и принят оффер.

В течение общения с кандидатом, мы перетаскиваем его карточку с этапа на этап, и так до стадии «принят оффер» — значит, можем приглашать нового. Если же мы еще до этого этапа понимаем, что кандидат — не наш человек, то сразу перетаскиваем его карточку на последнюю стадию и выбираем «Отказался от оффера». Уточняем, почему у нас не сошлось с кандидатом.

Далее мы переходим во вторую воронку — «Адаптация», где каждый из этапов равен неделе испытательного срока. Новый сотрудник появляется здесь автоматически — вся информация о нем подтягивается из предыдущей воронки «Подбор персонала».

Настраивая воронку, мы проанализировали вопросы, которые наш HR задает сотрудникам во время адаптации, и сделали на их основе задачи, всплывающие раз в неделю. В задаче прописано, какой вопрос нужно задать человеку на данном этапе: мы можем узнать, какие у новобранца сложности, с чем ему нужно помочь, и нашел ли он общий язык с коллегами. По окончанию адаптации выбираем: была она успешной или провальной.

Благодаря смарт-процессу все данные о кандидатах и их принятии на работу находятся в одном месте — в быстром доступе не только у HR, но и у руководителя. Становится легче вести статистику и сравнивать новые резюме с предыдущими.

Со смарт-процессами у нас появляется возможность создавать полноценную инфраструктуру, в которой каждый специалист имеет свое отдельное рабочее место, видит только ту информацию, которая нужна ему для работы, а менеджер отдела продаж может отслеживать статусы работы прямо из CRM, не переходя в чужие рабочие пространства.