Как удалить сотрудника в Битрикс24 без потери данных

В работе любой компании бывают ситуации, когда сотрудник увольняется. Если компания использует Битрикс24, важно правильно завершить его работу в системе, чтобы не потерять задачи, проекты, документы и другие рабочие данные. Битрикс24 позволяет уволить сотрудника без потери информации, передать его дела другому ответственному и сохранить историю работы. При этом факт увольнения также фиксируется в системе, что упрощает дальнейшую отчетность.

В этой статье разберем, как правильно удалить сотрудника из Битрикс24, передать его задачи и избежать потери данных.

Если в компании или организации есть сотрудник, которому можно делегировать дела уволенного пользователя, то можно легко перенести задачи и проекты для продолжения работы, а потом удалить контакт в Битриксе. Эту операцию может осуществить администратор Битрикс24. Такой подход позволяет сохранить рабочие процессы и избежать ситуаций, когда важные задачи остаются без ответственного после увольнения сотрудника.

Битрикс24 позволяет перенести активные задачи и проекты с уволенного сотрудника на другого пользователя, который продолжит работу. Для этого необходимо:

После завершения операции в столбце «Исполнитель» будет указан новый сотрудник. Он также получит уведомление о назначении задач. Если увольняемый сотрудник был постановщиком задачи, то на шестом шаге вместо пункта «Сменить исполнителя» необходимо выбрать «Сменить постановщика». В этом случае работа по задаче также продолжится.

Если в Битрикс24 есть проект, владельцем которого является увольняемый сотрудник, права на него также можно передать другому пользователю. Для этого потребуется:

Еще один важный шаг перед увольнением сотрудника — передать права на рабочие файлы другим уполномоченным пользователям. Сделать это можно в разделе «Общий диск».

Отдельно стоит упомянуть о смене ответственного в сделках и других элементах CRM. Для этого потребуется:

Если у увольняемого сотрудника настроены интеграции через вебхуки, их также следует проверить. При необходимости вебхуки можно отключить или перенаправить на служебного пользователя. Это позволит сохранить работу интеграций с внешними сервисами.

Когда сотрудник увольняется по собственному желанию или по решению руководителя, это необходимо зафиксировать в Битрикс24. Для этого:

После увольнения сотрудник остается в Битрикс24, однако доступ к порталу для него закрывается. При этом история переписки, задачи, файлы, группы и другие связанные данные сохраняются и остаются доступными.

Если приглашенный в Битрикс24 пользователь долго не принимает приглашение или необходимость в его добавлении отпала, его можно удалить. Для этого откройте меню быстрых действий (шаги 1–2 из инструкции выше) и выберите пункт «Удалить».

Полностью удалить пользователя из Битрикс24 можно только в коробочной версии. Перед удалением необходимо переназначить все задачи, в которых участвовал сотрудник. Если этого не сделать, система выдаст сообщение об ошибке и укажет задачи, с которыми по-прежнему связана его учетная запись.

Когда подготовка завершена, откройте в административной панели список пользователей, нажмите на значок с тремя полосками рядом с нужной учетной записью и выберите пункт «Удалить (аккаунт в Битрикс24)».

Бывает, что сотрудник возвращается в компанию после увольнения. В таком случае в Битрикс24 предусмотрена возможность восстановления. После повторного приема на работу сотрудник снова получает доступ к порталу и своим рабочим инструментам.

Чтобы восстановить уволенного сотрудника в Битрикс24:

При этом для автоматической синхронизации на портале должен быть авторизован хотя бы один пользЭто действие можно выполнить как из списка сотрудников, так и из карточки профиля.

Таким образом, увольнение сотрудника можно легко синхронизировать с Битрикс24. При этом важно внимательно подойти к передаче задач, проектов, рабочих файлов и прав доступа, чтобы они не оказались у сотрудников, не отвечающих за дальнейшую работу.
ователь, независимо от состояния настройки назначения писем ответственным сотрудникам.