Кейс компании Fastcon

Внедрение Битрикс24 для производственной
компании

#воронки #crm #бизнес-процессы

О компании

Fastcon – производственная компания с большим опытом в сфере строительства, основанная в 1965 году в Финляндии. 17 лет назад Fastcon открыла представительство в России. Сейчас это российская компания, представляющая финские строительные технологии на территории России и стран СНГ с заводом в Санкт-Петербурге.

Fastcon производит закладные детали для сборного и монолитного строительства: жилых домов, складских комплексов, лабораторий, фармацевтических заводов и других объектов.
«Наша деятельность направлена на то, чтобы сократить сроки и сделать процесс строительства и проектирования простым, удобным, эффективным и экономичным. Звучит немного амбициозно, это действительно так, но наши решения специально спроектированы для таких задач, и мы стараемся сделать процесс строительства максимально комфортным для всех участников сделки».

Вилен Коломеец
Директор по продажам
ООО "ФАСТКОН"
В компанию обращаются по двум направлениям: непосредственно за продукцией и за инженерными решениями, так как Fastcon – эксперт в области оптимизации строительных процессов. У компании большой спектр заказчиков: девелоперы, застройщики, строительные компании, заводы ЖБИ, компании, которые занимаются промышленными полами, складской ритейл, производственные здания.
Fastcon уделяет особое внимание научно-исследовательской деятельности. Компания ввела множество новых и инновационных решений на рынке, которые со временем стали общими для всех в области строительства. Одним из примеров такого решения является соединение колонны с использованием башмаков колонн и анкерных болтов.

Компания активно участвует в работе по стандартизации и разработке крупных международных научно-исследовательских проектов и сотрудничает с ведущими научно-исследовательскими институтами.

Ситуация до обращения к нам

До 2022 года практически 70% продукции компания экспортировала в Страны Скандинавии и Европы. В апреле, когда весь экспорт закрылся, нужно было экстренно сменить фокус на местный рынок. Локализация производства в Санкт-Петербурге и те станки, которые были в распоряжении на заводе, позволили быстро перестроиться. А репутация, которую заработала компания за 17 лет работы в России, и то, что Fastcon одна из немногих европейских компаний, которая приняла решение не уходить с российского рынка, позволила за 2023 год сосредоточить внимание только на рынке СНГ.

Кроме переориентации на внутренний рынок пришли перемены и в организации работы с клиентами. До обращения к нам сотрудники Fastcon работали в Microsoft Dynamics CRM, она использовалась только для хранения данных по клиентам и встречам. Когда сроки лицензии подходили к концу, первоочередной горящей задачей стало сохранить информацию, которая была накоплена за последние 8-9 лет.
«С CRM мы работаем давно, сам я занимаюсь продажами уже больше 15 лет, поэтому попробовал разные системы. Fastcon – европейская компания с финскими корнями, и наше российское представительство было интегрировано в группу компаний, где была общая CRM-система на базе Windows. В Битрикс24 мы пришли быстрым и холодным душем. В конце 2022 нас отключили от доступа к общей базе и нужно было резко что-то предпринять, найти аналог, где будем вести свою деятельность, отчёты. Наш взгляд упал на Битрикс24, так как это современная система с очень большим функционалом. Мы посмотрели промо-ролики, поговорили с коллегами из смежных областей и в итоге решили, что остановимся на ней».

Вилен Коломеец
Директор по продажам
ООО "ФАСТКОН"
Так как большинство пользователей Fastcon не имели опыта работы с Битрикс24, руководство компании приняло решение шаг за шагом применять то, что в первую очередь нужно сейчас, а впоследствии добавлять новый функционал.
«Необходимость в интеграции появилась в очень короткие, сжатые сроки. Выбор интегратора, который внедрит Битрикс24, был без моего участия. Мы старались внедрять постепенно, сначала закрывали первую нашу потребность и по мере погружения в Битрикс24 добавлять другие возможности, чтобы не пугать сотрудников и постепенно всем вместе дружно погружаться в возможности Битрикс24. Прежде всего мы с горем пополам перегрузили всю базу данных из прошлой CRM в Битрикс24. Что-то было потеряно, что-то нам пришлось восстанавливать. Та компания, которая переносила данные и организовывала нашу работу, не устроила нас, ими была подготовлена очень сырая база, и работать в ней было тяжело, многие инструменты были не настроены. Когда мы начали погружаться плотнее в процесс работы с CRM-системой, были выбраны вы и большое вам спасибо, что вы помогли нам разобраться в CRM, настроить бизнес-процессы, внедрить те инструменты, которые нужны именно для нашей конкретной работы, под наши конкретные задачи».

Вилен Коломеец
Директор по продажам
ООО "ФАСТКОН"

План работ

Особенность этого проекта внедрения в том, что в Битрикс24 на первых порах будет включена только проектная деятельность, так как было принято решение вводить систему в работу постепенно, внедряя сначала самые важные процессы.

1
База клиентов. Настройка карточек контактов и компаний в Битрикс24.
2
Организация проектной работы. Сотрудники компании Fastcon – работники "в полях", которые выезжают на встречи с клиентами. Чтобы организовать проектную работу и контроль, нужен был инструмент, который будет отслеживать ответственных, организаторов встречи, фиксировать встречи в реестр.
3
Аналитика. Руководство компании также интересовала возможность аналитики по количеству проводимых встреч, участникам, чтобы все встречи фиксировались в связке с календарем.
«Самое главное в нашей работе в CRM – это отчётность, непосредственно база клиентов, контактные данные, отчёты по встречам по проектам, постановка задач, календарь. У нас два офиса, часть сотрудников находится в Санкт-Петербурге, часть в Москве. Зона покрытия и наши клиенты расположены по всей нашей необъятной Родине от Калининграда до Владивостока, из-за чего много ездим по всей стране. Поэтому работа с календарем и отчётность по встречам – приоритетные задачи для всех сотрудников, кто работает в Битрикс24».

Вилен Коломеец
Директор по продажам
ООО "ФАСТКОН"

Что в итоге настроили и как это выглядит

Проектную работу компании реализовали на базе смарт-процессов. В CRM Битрикс24 есть разные сущности: от лидов до контактов и сделок. Когда речь идет о базовых процессах компании, таких сущностей достаточно, но когда у нас появляются нетипичные сценарии, функционала начинает не хватать. Тогда в дело вступают смарт-процессы — это конструктор, который можно использовать для разного типа задач.

Система бронирования встреч, которая требовалась для организации работы Фасткон в Битрикс24 – задача нетипичная.
Смарт-процесс "Работа над проектами"
Скриншот 1. – Смарт-процесс "Работа над проектами"
Таким образом в Битрикс24 появился раздел "Работа над проектами". Он выстроен так, чтобы сотрудники компании могли вести проект от установления контакта и до его завершения. На стадиях этой проектной воронки настроены задачи по контролю, формированию коммерческих предложений, расчетам и сбору информации.
При работе с карточкой проекта автоматизирована постановка задач
Скриншот 2. – При работе с карточкой проекта автоматизирована постановка задач
Решение работает в связке с календарем, так как сотрудники компании активно работают с ним и ведут планировщик.
Задачи имеют обязательную фиксацию результатов и контроля выполнения
Скриншот 3. – Задачи имеют обязательную фиксацию результатов и контроля выполнения
«Чаще всего мы используем Битрикс24 как общий календарь и как базу данных по всем нашим клиентам, которым мы хотели бы периодически до трех, может быть, четырех раз в год, отправлять наши новости, рассылки, поздравления, какую-то важную информацию.

Пока мы не планируем загружать счета и бухгалтерские документы. Мы договорились сразу на берегу, что делать это не будем, так как в основе мы пользуемся Битрикс24 на переносных гаджетах, которые могут украсть, или потеряться. В перспективе Битрикс24 должен быть нашим активным инструментом, который позволит не только хранить базу данных и базу по контактам, но и использоваться, как средство мониторинга. В прошлой версии CRM от Microsoft, была достаточно удобная выборка или фильтр по мониторингу количества визитов или по количеству групп наших клиентов, которых мы посещали.

Сейчас пока как слепые котята используем на начальном уровне, я как руководитель не гоню лошадей вперед, люди должны просто привыкнуть, что после встречи, бесед или звонков нужно заносить информацию, чтобы она хранилась в одном месте, оговоренном для всех пользователей».

Вилен Коломеец
Директор по продажам
ООО "ФАСТКОН"
Также клиента интересовала аналитика по количеству осуществляемых встреч. Так как CRM в компании не используется для продаж, вместо нее была выстроена воронка для работы с календарем. Такая настройка позволила отслеживать ответственных – организаторов встречи, и фиксировать события в своего рода реестр. Преимущество решения в том, что за счет связи CRM с встроенным функционалом аналитики, стало возможным получать развернутую информацию по количеству встреч и участников не только с помощью воронки и конструктора отчетов, но и в предоставленном штатном разделе «Аналитика». Этот раздел может показывать загруженность сотрудника по встречам.
«Сам проект штатный, простой. Но связка воронки продаж и календаря, как планировщика, интересно реализована. На момент реализации проекта у Fastcon была очень узкая направленность, нужна была автоматизация проектной работы и контроля, коммуникации и лиды не реализовывались. Цель была скорее получить удобное рабочее пространство для контроля».

Матвей
Технический специалист
CRM Academy

Отзыв о Битрикс24 и работе с подрядчиком

Про освоение Битрикс24 в компании:
«Я счастливый сотрудник и счастливый руководитель: во-первых, у меня прекрасный директор, который с пониманием относится ко всем бизнес-процессам, во-вторых, он прекрасный руководитель подбора персонала. У нас отличная команда, ребята погружаются, высказывают свои пожелания к системе. Мы в постоянном процессе разговоров и коммуникаций, у нас нет директивного «вы должны сделать это во чтобы то не стало». Мы прислушиваемся к нашим сотрудникам, получаем их обратную связь и внедряем в системе.

Вилен Коломеец
Директор по продажам
ООО "ФАСТКОН"
Почему выбрали CRM Academy для проекта?
«Считаю, что первый, кто должен изучить систему – это руководитель, чтобы правильно ставить задачи. Я начал погружаться в изучение Битрикс24, потому что система была для нас новая. Подписался на вас в ютубе, смотрел ролики, меня догоняла реклама ваших вебинаров. На вебинарах я сложил представление о вас, как о профессионалах своего дела, вы заинтересовали меня своей квалификацией. Поэтому решил, что именно вы поможете нам настроить правильно систему и организовать нашу работу в Битрикс24».

Вилен Коломеец
Директор по продажам
ООО "ФАСТКОН"
Отзыв о работе с CRM Academy:
«Ещё раз хочу сказать спасибо вашей команде, потому что, благодаря вашей компании, было плавное внедрение и погружение в CRM-систему. Вы очень внимательно слушали наши пожелания и 10 из 10 наших пожеланий в ТЗ, было реализовано. Еще мне очень понравился ваш подход: когда-то я слушал в интервью Тараса, что нужно соблюдать темп внедрения и в проекте не должно быть пауз. Поэтому, сначала я конечно немного гневился, когда мы просили дать нам время освоиться, но нам говорили, что надо двигаться дальше. Но потом понял, что действительно все так, когда темп теряется, какие-то моменты упускаются, когда он сохраняется, процесс идёт быстро, без пауз и нюансов.

Интеграция проходила быстро, у нас первый опыт внедрения с другим интегратором был, к сожалению, не очень хороший, поэтому настройка Битрикс24 с самого начала шла с небольшими кочками. Первый интегратор предоставил нам довольно сырую базу, в которой было не очень удобно работать, плюс система для нас была новая и нужно было помимо того, что изучать её, еще и в срочном порядке переносить, добавлять клиентов, исправлять неточности в данных.

С вашей стороны было максимальное тепло и забота о нас. В процессе нашей совместной работы специалисты менялись и, что меня поразило, каждый человек, который приходил на место выбывшего в отпуск сотрудника, был с той же страстью к работе, с тем же желанием помочь нам, абсолютно погружён в процесс. Обычно люди, которые замещают коллег стараются этот небольшой период времени переждать, когда человек вернётся, и доведёт дело. С вашей стороны такого не было: был организован чат, мы практически 24 на 7 были на связи с группой поддержки с вашей стороны, нам оперативно отвечали на запросы и пожелания. Все ребята были максимально вовлечены, с искренним желанием помочь. Это безумно приятно, потому что такого уровня сервиса ты и ждёшь от компании, которая у тебя первая по внедрению таких масштабных систем».

Вилен Коломеец
Директор по продажам
ООО "ФАСТКОН"
Результаты внедрения системы
«Как руководитель могу отметить, что первое, что стало лучше после внедрения это контроль контроль сотрудников, я могу открыть календарь в Битрикс24 и посмотреть чем занят каждый мой сотрудник. Во-вторых, очень удобная система отчетности: я могу выгрузить по каждому сотруднику отчет, посмотреть их активность. Третий момент – удобное ведение базы данных наших клиентов, контактных лиц. У нас очень много региональных клиентов, с помощью удобных фильтров я могу по региону или другим классификациям их отфильтровать. Также теперь мне и моим сотрудникам удобно планировать командировки и встречи».

Вилен Коломеец
Директор по продажам
ООО "ФАСТКОН"
Совет топ-менеджерам и владельцам бизнеса, которые только подходят к автоматизации и оцифровке:
«Давать советы – это самое простое, что можно сделать, но здесь вопрос довольно ёмкий и серьёзный, могу сказать как мы выбирали. Первое, что мы сделали – начали изучать рынок, компании, которые занимаются внедрением, настройкой CRM-системы. Мне понравилось что у вас очень много контента: в Telegram-канале, в YouTube-канале. Первая наша встреча проходила онлайн и когда я увидел улыбку Тараса, понял что это химия, у нас всё сложится.
За моими плечами, более 15 лет работы в различных CRM-системах и продажах, я могу сказать, что для продаж CRM-система – Must Have. Компании, которые еще работают в Excel-таблицах или вообще без ведения учета – это, конечно, мамонт. Я не хочу никого осуждать, каждый работает, как он хочет, но для полноценного фокуса в продажах это просто необходимая вещь. Не только в продажах, но для всей компании, которая стремится к росту и развитию, CRM-система необходима, как кулер в офисе».

Вилен Коломеец
Директор по продажам
ООО "ФАСТКОН"
Про планы на будущее:
«Считается, что ремонт квартиры – это процесс бесконечный, также мне кажется и настройка Битрикс24. По мере погружения и работы в Битрикс24 конечно мы замечаем вещи, которые нам хотелось бы исправить, улучшить, добавить.

Думаю что мы в ближайшем будущем обратимся к вам, чтобы вы помогли наши хотелки реализовать. Это будет прямой функционал непосредственно связанный с продажами и с нашей деятельностью по коммуникации с клиентами».

Вилен Коломеец
Директор по продажам
ООО "ФАСТКОН"

Видеокейс:

Хотите заказать схожий проект?
Оставьте заявку, мы свяжемся, обсудим ваши задачи в контексте вашей ниши и специфики и подготовим персональное КП для вашей компании