Работа с шаблонами в Битрикс24

На портале уже есть стандартный набор шаблонов часто используемых документов (например, шаблоны для выставления счета). Используя данные шаблоны, вы сможете автоматизировать процесс заполнения документов, включив необходимые поля для подстановки данных. Кроме того, шаблоны можно самостоятельно настроить конкретно под свою задачу или регламент, а также создать свою уникальную форму. Также, в другой статье, мы разбирали создание CRM-форм в Битрикс24.

Редактирование готового бланка открывается кнопкой «Изменить». Можно скорректировать название, табличную часть, раздел, включить/отключить отображение печати и подписи, ограничить доступ и т. д.

После внесения изменений в шаблон, не забудьте сохранить правки. Теперь измененный макет документа доступен всем сотрудникам, кому предоставлен доступ.

Теперь загрузите готовый файл на портал. Заново откройте меню «Документ», далее «Добавить новый шаблон». Загрузите файл в формате docx, нажав кнопку «Загрузить» и проведя необходимую настройку.

Чтобы создать документ из ранее сохраненного шаблона на портале:

Почтовые шаблоны позволяют повысить скорость коммуникации с клиентами, стандартизировать общение и сократить возможные ошибки. Они помогают поддерживать принятый в компании стиль общения, а также позволяют экономить время на подготовку. В Битрикс24 почтовые шаблоны могут быть использованы для массовых рассылок или индивидуальных сообщений.

При использовании html-верстки в создании письма обратите внимание на некоторые нюансы. Советуем использовать простые конструкции и типовые теги. Кроме того, не стоит перегружать форму большим количество изображений и другими цифровыми файлами. Такой контент увеличивает вес письма, повышая его риск попасть в спам. И перед рассылкой проверьте корректность конечного отображения вашего сообщения в почтовом клиенте на разных устройствах.

После успешного создания почтового шаблона его можно использовать для отправки писем. Для этого:

Если вы отвечаете на уже полученное сообщение, выберите соответствующий шаблон при создании ответа.

Создавайте задачи, используя готовые шаблоны прямо из раздела «Задачи и проекты».

Первый способ: откройте любую задачу, затем нажмите «Добавить» в правом верхнем углу, затем «Добавить задачу из шаблона» и выберите подходящий вариант.

Второй способ: при создании задачи кликните по «Шаблоны задач» в правом верхнем углу.

Для реализации командами крупных проектов, выполнение которых предполагает последовательное осуществление разных этапов, в системе Битрикс24 осуществлена функция создания шаблонов для задач с подзадачами.

Для создания такого типа шаблонов необходимо в конструкторе развернуть «Дополнительно» и включить нужные подзадачи. Каждая отдельная подзадача может отличаться от остальных и иметь отдельных срок исполнения и ответственное лицо.

Если типовая задача требует регулярного назначения, настройте периодичность её создания автоматически. Для этого поставьте галочку напротив пункта «Повторять задачу (автоматизация бизнеса)» в конструкторе.

Вы можете самостоятельно определить необходимый период повтора – ежедневно, еженедельно, раз в месяц или в год.

Шаблоны в Битрикс24 — это незаменимый инструмент для оптимизации бизнес-процессов. Используя сохраненные формы документов, почтовые шаблоны и шаблоны задач, вы можете автоматизировать рутинную работу, повысить производительность и минимизировать количество ошибок.

С помощью Битрикс24 легко создавать и настраивать шаблоны под любые нужды компании. Шаблоны можно использовать для стандартных документов, сообщений и задач, а также для более сложных бизнес-процессов с автоматическими действиями.
Обращайтесь к нам за консультацией или помощью в настройке CRM - мы радостью поможем вам.