В первой компании по приходу на работу меня усадили за стол и сказали: смотри, мы все работаем в системе Битрикс24. Регистрируйся, у нас все здесь. Это было мое первое знакомство с системой и поразительно, что на регистрации оно и завершилось. Я не знаю, как происходила работа до моего прихода, но пока у меня были трудности с регистрацией на портале, я присылал все в Скайп, а уже через неделю я и забыл, что эта система в компании существовала. Как по волшебству, кажется, и все вокруг о ней забыли тоже. Больше я ее нигде ни у кого не видел.
Меня познакомили с коллегами, мы прошли по кабинетам, поздоровались, меня представили всем, а всех мне. Дальше началась работа. В первые дни (особенно если компетенций нет или они слабы, а именно с этого я начинал в каждой из трех компаний) я вообще не понимал, что и как происходит.
У меня был руководитель, от которого поступали задачи, и высшее руководство, от которого прилетали правки. За полгода работы, в сущности, было три типа задач. Одна супер-рутинная: это тот тип задач, которую, когда выполняешь, даже стыдно, что твое время уходит на это. Эта задача была важна… наверное… кому-то. Ее поручили также моей коллеге, и иногда она за нее принималась. Я эту задачу выполнял усердно, иногда день напролет, когда других задач не было.
Давайте сразу подчеркивать, что здесь было не так и как могло быть.
Как помочь сотрудникам полюбить рутину?
1. Если задача важная и рутинная, над ответственными должен быть контроль, и промежуточные результаты должны извещаться руководству. При этом начальник не обязательно должен принимать активное участие. Я как руководитель даю поручение ответственному создать и поставить задачу. Например, перевести документы из архива на китайский язык.
Выбираю ответственных, о чем они сразу после постановки задачи получат уведомления. Задача закреплена за ними и спрос будет с них. Ставлю крайний срок выполнения задачи, например, конец недели и прописываю, какой результат работы ожидается от сотрудников, например, в пятницу к комментарию нужно прикрепить три переведенных документа.
Напоминаю, это рутинная задача с большим сроком выполнения, предположим сроком на год. Поэтому после того, как задача будет выполнена, а результат закреплен в комментарии, мы меняем срок выполнения задачи и возвращаем ее в работу. Если нужно, за пару дней можем поставить напоминание о задаче.
Теперь сотрудник будет знать, сколько времени нужно уделять задаче, чтобы сделать ее до конца года. Стоит требование в три документа, если он сделал семь, вопрос: почему он занимался этой рутинной задачей, не было других?
Мы здесь наблюдатели, всевидящее око, морально давящее своим присутствием в задаче. Безучастное, не моргающее, космическое око.
Итого:
- руководитель передал задачу, над ней есть контроль;
- у ответственных стоят напоминания, задача мозолит глаза всех участников;
- обозначено, какой результат ожидается от сотрудников;
- сотрудники осознают, что задача важна и за ними следят;
- они в курсе, когда ее нужно сдать и сколько времени ей стоит уделять.
Иначе кто-то делает, а кто-то забил, и к сроку, когда она будет действительно нужна – полетят шапки. А вы как руководитель будете негодовать.
Важные задачи с согласованием результатов
Для выполнения такой задачи мне, как человеку с уровнем "неосознанная некомпетентность", выдали пример, как должно быть. По выполненной работе с этого примера я понял, что регламент к этой задаче, если когда-то и работал, то точно не сейчас. Эту работу мне вернули с горкой правок, и горы правок могли бы настигать меня еще долго, но задача была передана мне в последний день, когда в принципе могла быть выполнена.
Этот тип задач с завидным постоянством поступал в последний день срока, когда кто-то об этом вспоминал. И в этот день, если бы каждый из руководства и нашего отдела носил фитнес браслет, все бы выполняли недельный план по шагам.
Что мы могли сделать, чтобы этого избежать? Мы могли дать поручение создать шаблон задач с чек-листом ее выполнения.
Создать шаблон "Подать отчёт". В нем создать чек-лист, пошаговый план, который незадачливому болтику нужно будет выполнить. Там же добавить в соисполнители всех нужных сотрудников. Так как эта задача регулярная, можно поставить периодичность ее постановки. Если время ее подачи известно только руководству в момент, когда впервые станет известно о сроках подачи этих отчетов, можно написать ответственному руководителю в чат, где на основе информации будет автоматически создана задача.
Так же если это редкая, но важная задача, мы можем разметить это событие в календаре компании. Пригласить всех действующих лиц и выставить напоминания за месяц, неделю, три дня и так далее.
Тем самым руководитель один раз говорит о всех сроках подачи отчетов, сотрудник ставит задачу по готовому шаблону с крайним сроком и напоминаниями. Теперь в назначенное время задача заранее сама напомнит о себе. За выполнением задачи можно следить, файлы необходимые к согласованию можно публиковать в комментариях к этой задаче, отметив руководителя.
Третий тип задач – статистика
Чтобы ее собрать, нужно было замучить все отделы, и мне на это дали разрешение. "Иди и мучай всех пока не дадут данные". Знаете, сначала ты не понимаешь, а в чем, собственно, проблема, неужели люди такие злые, что просто не могут передать информацию, с которой работают, это что, что-то секретное, не для простых смертных?
Конечно, сотрудники были бы рады отделаться от меня, чтобы я не обивал их пороги каждый день, но порядочной статистики ни у кого просто не было. Для того, чтобы выдать мне эти данные, каждому пришлось бы отложить все свои дела и обязанности и сидеть днями напролет, вспоминая, а что было, а сколько, и поднимать документацию.
Большими мучениями, спустя месяца, данные появлялись у меня, но дебет с кредитом от таких вычислений не сходился. Пинали меня, как ответственного за задачу, я все так же обивал пороги, в поиске ошибок статистики, коллеги разводили руками и чесали затылки.
Зафиксируем проблему: важные статистические данные не были оцифрованы, не было доступа к источникам информации, она была частично на компьютере одного сотрудника, частично у другого. Отчеты о работе отдела были пущены на самотек когда-то давно, и когда проблема обнаружилась, на всех свалился груз ответственности и мрачные мысли: а может ну его это все, бросить и найти что-то другое, пол можно пойти мыть? Если бы не стальные нервы коллег, на которых оказывалось давление, чтобы стимулировать творческое мышление и изобретательность, сотрудник мог бы покинуть компанию, и правды бы никто уже не узнал.
Что можно было сделать?
В Битрикс24 есть проекты и группы. Внутри каждого отдела может быть создано несколько проектов. Например, мы делаем столы, стулья и табуретки, чтобы поставлять их в три учреждения. Мы можем создать проект по каждому учреждению. В проект добавить ответственных. Внутри проекта создать шаблон задачи и подзадачи: взять в производство пять табуреток, десять столов.
В шаблоне мы можем прописать требования к выполнению задачи, например, не закрывать задачу без результата. В результате задачи описать количество произведенных стульев, количество брака, количество, которое было передано учреждениям, и даты поставки, к задаче прикрепить документы: акт, счет, договор. После того, как задача закрывается, она остается в архиве. На облачном диске Битрикс24 можно сохранять важную информацию, документы, и по необходимости выдавать права доступа сотрудникам.
Еще один вариант, если у нас производство мебели, мы весь процесс можем выстроить не на задачах внутри проекта, а в воронке. Как это будет выглядеть: весь этап разложен на небольшие значимые части процесса. К каждому этапу можно привязать робота, вы передвигает заявку клиента, а вам автоматически прилетает настроенная задача на следующее действие.
Тем самым, работая с диском, проектами, воронками производства, у вас как у руководителя есть доступ к любой сделке, и вы в любой момент можете зайти и проверить, на каком этапе находится сейчас работа. Работая с чатами удобно дать задание, а подчиненному создать задачу на ее основе. С помощью календаря сроки важных событий не забываются. Работая с этими инструментами сотрудники не могут сказать, что они забыли или не увидели, или что вы забыли и не сообщили им о задаче.
Вероятно, изначально компания понимала, что многие из проблем может решить Битрикс24, но почему-то система не прижилась, и мы имели то, что имели.