Как внедрить Битрикс24

Анализ бизнес-процессов – значимый элемент внедрения Битрикс24, без которого в этом вопросе не обойтись.

Данный этап помогает понять необходимость оптимизации некоторых процессов, найти пути их улучшения с помощью CRM-системы.

Анализ основывается на уже оцифрованных процессах – это идеальный вариант. Если у вас нет готовой документации, рекомендуем рассмотреть совместный с командой внедрения процесс оцифровки.

Рассмотрим цели и задачи аналитической деятельности:

• выявление проблемных мест, потенциальных областей для автоматизации;
• обозначение количественных/качественных показателей текущих процессов;
• написание рекомендаций относительно модификации процессов с учетом возможностей Битрикс24.

Полученные результаты оформляются в формате отчета с конкретными советами – рекомендациями по внедрению/трансформации процессов. Документ станет основой для следующих этапов работы.

Анализ бизнес-моделей помогает определить сильные и слабые стороны бизнеса, выявить требования к ПО, обрисовать возможности для оптимизации процессов.

Процесс внедрения Bitrix24 комплексный: в нем несколько этапов. Для достижения прогнозируемого результата нужно соблюсти все шаги. Алгоритмы работы следующий:

1. Подготовительный этап: первичная постановка целей, сбор информации. Тут же происходит формирование команды.
2. Предпроектное обследование с анализом текущих бизнес-процессов. Составление технического задания.
3. Анализ бизнес-процессов с выявлением проблемных моментов. Разработка комплекса предложений по их устранению.
4. Настройка системы с внедрением спектра функций, соответствующих целям клиента.
5. Обучение сотрудников. Длительный этап обеспечения персонала знаниями для грамотной работы с системой, формирование привычки.
6. Тестирование работы CRM в реальных условиях. Выявление, исправление недочётов, доработка Битрикс24.
7. Запуск CRM, обеспечение техподдержки.

Поговорим о развёртывании CRM, дополнительной интеграции. Процесс предусматривает установку платформы на серверы при выборе локальной версии, настройку перечня запрашиваемых клиентом модулей. Выделяют интеграции с почтовыми системами, другими сервисами, соцсетями для сбора клиентов и т.д.

Как производится тестирование? Оно включает проверку спектра процессов, с которыми будут работать пользователи. Успешная установка определяется безошибочной работой всех модулей, эффективной обработкой заявок/заказов, удобством интерфейса. Всё перечисленное выше позволяет получить позитивный пользовательский опыт.

Настройка Bitrix24 под специфику бизнеса подразумевает изменение функциональных разделов программы. Модификации напрямую взаимосвязаны с потребностями конкретной компании. Примером служит необходимость адаптации интерфейса; настройки полей; создания шаблонов документов; автоматизация отдельно взятых процессов.

Выделим базовые функциональные разделы, способные подвергаться изменениям:

• CRM: настройка сделок, этапов продаж, интеграция с иными системами.

Примеры настройки предусматривают изменение стадий воронки продаж в зависимости от специфики бизнеса; разработку оригинальных форм для сбора данных клиентов.

Рассмотрим на примере онлайн-магазина, как настроить B24 с учетом специфики бизнеса. Нужно уточнить, какие процессы нуждаются в автоматизации – например, обработка заказов, управление запасами, анализ клиентской базы. Затем производится непосредственно настройка CRM. Так, надо создать категории товаров, автоматизировать процессы связки заказов и клиентов. Финальный этап – создание и настройка отчетности по продажам, эффективности рекламы.

Нужно ли рассчитывать бюджет перед внедрением CRM? Однозначно – да. Расчет бюджета – хороший способ избежать неожиданных расходов, обеспечивая ресурсное обеспечение на всех этапах.

Делимся факторами, влияющими на стоимость внедрения CRM Битрикс24:

• Лицензия продукта.
• Обучение сотрудников – найм коучей, услуги партнёров Bitrix24.
• Настройка + интеграция с существующими системами.
• Разработка персонализированных решений.
• Техподдержка.

Предварительный анализ текущего ПО позволяет выяснить перечень нужных функций. Также это простой способ составить список потенциальных пользователей Битрикс24 для адаптации системы под их нужды. В число вероятных пользователей Битрикс24 входят менеджеры по продажам, сотрудники саппорта, члены проектных команд, руководители отделов.

Обучение сотрудников — базис успешного внедрения Битрикс24. Без должного обучения использование даже супер продвинутой CRM-системы не будет результативным. Сотрудники должны понимать, как использовать инструментарий, возможности Bitrix24 для роста продуктивности.

Рассмотрим список причин, по которым обучение необходимо:

• Повышение качества обслуживания клиентов.
• Рост рабочей производительности
• Минимизация периода привыкания к новой системе.

Так как мозг человека изначально отрицает новшества, стремясь остаться в зоне комфорта, возможен саботаж – отказ или халатное отношение к использованию инновационной CRM.

Чтобы персонал не игнорировал программный функционал, руководству компании следует подготовиться заранее:

• Разработать четкий план обучения – учитывайте градацию уровней подготовки сотрудников.
• Провести тренинги/мастер-классы/вебинары, объясняющие ключевой функционал B24.
• Внедрять интерактивные методы обучения: видеоматериалы, практические занятия.
• Оптимизировать интерфейс под потребности пользователей.
• Обеспечьте регулярную техподдержку для быстрого реагирования на вопросы.
• Регулярно собирайте отзывы, внося коррективы в работу системы.

Так легче использовать в полной мере возможности Битрикс24. Каждый шаг незаменим в деле освоения CRM. Воспользуйтесь советами профессионалов в контексте обучения команды. Обязательно создайте обучающую документацию, обозначьте перечень полезных ресурсов. Назначьте кураторов, которые на первых порах будут помогать новичкам освоить систему. Периодически обновляйте учебный курс для релиза новых функций Битрикс24.

В итоге, внедрение Bitrix24 — это серьезный шаг, требующий четкого понимания финальных целей. Процесс не продуктивен без аналитической подготовки, кропотливой настройки системы под бизнес. Успех прямо пропорционален степени подготовленности команды, готовности обучаться новому.

В бизнесе бытует мнение, что секрет успеха – это не просто автоматизация, а понимание того, как технологии могут улучшить взаимодействие с клиентами. С правильным подходом, техподдержкой, обучением инвестиции в Bitrix24 окупятся многократно. Рутинные бизнес-процессы перестанут занимать львиную часть времени, а продуктивность работы непременно возрастёт.