Для чего нужен Битрикс24

Начнем с истоков, что вообще такое Битрикс24?
Битрикс24 – это программное обеспечение, система с полезными инструментами для бизнеса. Основополагающая часть Битрикс24 – CRM. Что расшифровывается как Система Управления Взаимоотношениями с Клиентами.

Представьте, что все этапы знакомства с клиентом, которые вы проходите в компании – "конфетно-букетный период" – до того, как человек купит ваш продукт, перенесен в программу:

Например, в ваш ресторан пришел клиент, на вашу горячую линию позвонили, ваш лояльный клиент привел за руку друга. В момент знакомства вы определяете этого клиента, то есть квалифицируете – ваш ли это клиент, или зашел поглазеть, ошибся номером или, услышав цены, выпучил глаза и побежал от вас прочь.

Возьмем, например, нашу сферу B2B (услуги). Если мы определили, что это наш клиент, то следующим шагом после квалификации мы назначаем аудит портала Битрикс24, который настраиваем для клиентов, или презентацию, если клиент еще в системе не работал.
Когда консультация пройдена, мы высылаем КП, а затем договор.

Все эти стадии наши менеджеры могли бы пройти с телефоном, электронной почтой, блокнотом, Zoom, MS Office Word или Powerpoint, табличками Excel. Позвонив клиенту впервые, мы бы записали в блокноте его проблемы и вписали бы, о чем мы в итоге договорились. В Excel мы бы сохранили его номер и переписали комментарий с блокнота. Потом, когда вспомним об этом клиенте, мы бы позвонили снова и назначили встречу, зарезервировали время в Zoom, предварительно прозвонив всех аудиторов и отыскав то самое время, которое подойдет всем. В Powerpoint, Word или еще где-то мы бы создали КП для клиента и отправили его по почте. И опять внесли комментарий в Excel, что ждём ответ на почту, а может клиенту было удобно в WhatsApp, и теперь мы мониторим ещё и WhatsApp. При этом на каждом менеджере может быть фигурально до 100 клиентов. По каждому нужно переписать информацию, написать комментарий, забронировать время, не забыть, чего мы от клиента ждем, не пропустить встречу в Zoom и ответ на коммерческое предложение на почте.

Теперь давайте посмотрим, как весь этот процесс можно упростить.

Почта, мобильная телефония, WhatsApp, сайт, Telegram, и другие социальные сети и мессенджеры мы подключаем к Битрикс24. Все, что будет приходить от отправителей, все кто позвонит в компанию, будут попадать в одну систему. Это сэкономит нам время и лишит головной боли и нас, и клиента. У каждого бывали случаи, когда вы звоните поинтересоваться об услуге, а вас переводят от одного менеджера к другому? И вы повторяли свою проблему снова и снова. А теперь представьте, если вы – менеджер. Вы только вчера созванивались с клиентом, но не помните, о чем в итоге договорились. Что будете делать?

Для этого в Битрикс24 у каждого клиента есть своя карточка, где хранятся контактные данные клиента, записи звонков и комментарии по этим звонкам. Проблема решена, вы одним движением освежили память и вспомнили, что уже успели обсудить. Здесь же можно поставить себе напоминание, выбрать время для встречи удобное и клиенту, и аудитору. Можно предложить клиенту выбрать свободное время самому, с учетом ваших задач и графика.

Документ можно сформировать тут же в Битрикс24. Данные о клиенте автоматически будут подставлятся в документ. Отправляем договор на почту клиента, и когда клиент напишет нам ответ, мы увидим это во вкладке "почта", прочитаем историю взаимодействия с клиентом и посмотрим запланированные дела.

После того, как все встречи проведены, договор подписан, предоплата или полная оплата внесена, у менеджеров производственной компании или компаний с проектной работой начинается второй круг ада – передача проекта в производство, взаимодействие с техническими специалистами или цепочкой отделов и информирование клиента о процессе работ.

Здесь работа может быть выстроена по внутренней телефонии, перекрикиваниями, если сотрудники находятся в соседних кабинетах (такая история, к слову, была у нашего клиента завода железобетонных изделий), или просто спринтами – пробежками по предприятию в поисках нужного ответственного лица, а если его на месте не оказалось, то еще пара кругов после небольшого перерыва. С другой стороны, в здоровом теле здоровый дух, и здесь вы уж точно не вырастете в офисное кресло.

Взаимодействие менеджеров с производством и техническим отделом тоже можно наладить в Битрикс24, для этого есть несколько инструментов.

Во-первых, задачи и проекты. Рассмотрим пример нашей работы: клиент попросил выполнить настройку особенного бизнес-процесса, который ранее в нашей компании не выполняли – просто не приходилось столкнуться. Менеджеру нужно выяснить, первое, умеет ли кто-то из наших специалистов выполнять такие задачи. Второе, сколько это будет стоить. Сделать это можно по-разному. Выяснить компетенции мы можем обратившись просто в чат технического отдела. Второй способ – поставим задачу и включим в наблюдателей весь отдел. Тот, кто сможет взять задачу в работу, может написать об этом в комментариях, и будет назначен ответственным. Также мы можем выстроить целый бизнес-процесс. Тогда, при переносе сделки в воронке продаж на статус "передан на оценку", может автоматически создаваться задача с ответственными по очереди или на куратора проекта, который сможет распределить ее по ответственным и выслать оценку стоимости. При этом трудозатраты менеджера – перевод сделки в статус – одно движение мыши. И пока оценка происходит, менеджер продолжает работать с другими клиентами. Никакой беготни, никаких обзвонов каждого специалиста.

Что происходит, когда оценка произведена, а клиент готов заказать услугу или товар? Здесь вступает отдел реализации. Если это производство мебели, например, заявка должна пройти через 5-7 отделов, прежде чем возвратится к менеджеру. Это может быть формовочный участок, ЧПУ, малярный, снабжение, логистика, контроль качества. Для такого процесса тоже можно выстроить воронку, и ваш начальник производства уже не сидит весь день, распределяя заказы между участками, он освобожден от рутины и может занять свое время другими задачами. Как это наладить – можно посмотреть в интервью с основателем мебельной компании, это уникальный кейс, потому что наш клиент настроил базовые инструменты самостоятельно.

Итак, вы уже знаете о том что Битрикс24 – это система для взаимодействия с клиентами и выстраивания работы вашей компании, которая помогает выдать клиенту ваш товар или услугу быстрее, чем если бы все делали все самостоятельно.

Мы рассмотрели CRM – храм и первый помощник менеджера отдела продаж, бизнес-процессы, которые могут связать вашего менеджера с остальными отделами, и понимаем, что в системе есть задачи, чаты.

Кому ещё нужен Битрикс24?
Стоило бы сказать это первым пунктом, потому что первый, кому будет полезен Битрикс24 – это даже не менеджер. Вы еще попробуйте убедить ваш отдел продаж, что ему, чтобы звонить, нужно разбираться в какой-то системе. Первый, кому нужен Битрикс24 – это первое лицо компании. Ее руководитель. Потому что именно руководителю важно видеть прозрачную картину процессов, знать, что можно сделать еще, чтобы заработать больше, что оптимизировать, чтобы сотрудники могли успевать больше, а косячить меньше. Где и на каком этапе есть просадки, а на каком отделе работа застревает. Почему менеджеры продают столько, сколько продают, и могли бы ли они работать эффективнее?

В Битрикс24 руководитель компании может ставить, делегировать задачи, мониторить важные сделки, поддерживать связь с сотрудниками компании онлайн. Если раньше, уезжая в командировку или в отпуск, вы переживали, останется ли стоять офис в принципе, то сейчас вы не только в курсе всех событий, но и можете вовремя влиять на ситуацию.

Если вы уже задумывались о внедрении Битрикс24, если вы руководитель компании или ответственное лицо за внедрение портала, прочитайте наше руководство по CRM, чтобы не допустить ошибок новичков, не облажаться с интегратором и вообще решить для себя – стоит ли нанять подрядчика или настраивать Битрикс24 самому.