Технология применения электронного документооборота

Для обеспечения прозрачной и удобной системы обмена документами легче обмениваться документами по средствам электронного документооборота (ЭДО). При этом обязательное условие использования ЭДО может быть прописано как одно из условий заключения договора.

Один из примеров, когда компаниям принудительно пришлось подключать ЭДО, чтоб не остаться без работы:

Общество с ограниченной ответственностью "1С-БИТРИКС" в одностороннем порядке расторгла договор со всеми своими партнерами-интеграторами с 1 марта 2021 г. Отсутствие договора у интегратора с ООО "1С-БИТРИКС" не дает прав компании продавать лицензии на использование «Битрикс24», получать клиентов от ООО "1С-БИТРИКС", а так же не может никак, кроме как своими наработанными кейсами, подтвердить экспертность в вопросе внедрения Битрикс24 в компании, в то время когда у партнеров-интеграторов ООО "1С-БИТРИКС" есть сертификат партнера, авторизационное письмо и онлайн-проверка компании на сайте ООО "1С-БИТРИКС".

Чтобы вернуть себе статус партнера Битрикс24, каждой компании пришлось перезаключать договор с ООО "1С-БИТРИКС" на новых условиях. Важно, что договор мог быть подписан со стороны ООО "1С-БИТРИКС" только в электронном виде. Бумажный оборот между партнером-интегратором и ООО "1С-БИТРИКС" с 1 марта 2021 г. перестал быть доступным.

Давайте разберем подробнее, что в себя включает электронный документооборот.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Таким образом, ЭДО – электронный документооборот или обмен документами в электронном виде.

Сам электронный документ делится на формализованный (с электронной подписью, которую можно распознать с помощью программных средств) и неформализованный (скан-копия подписанная факсимиле).

При этом на практике чаще всего еще понимается электронный документооборот как отправка скана-документа в том же pdf формате. И чтобы корректно воспринимался смысл электронной формализированной подписи, в договор может даже прописываться через какого оператора может быть отправка документа с применением электронной цифровой подписи.

Стоит понимать, что именно наличие цифровой подписи на документе приравнивает данный документ к документу на бумажном носителе и придает ему юридическую силу.

Правовые основания цифровой подписи можно найти в следующих нормативных документах:

· Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи";
· Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
· Гражданский кодекс РФ;
· Налоговый кодекс РФ.

Со своими контрагентами мы обязательно прописываем условие обмена документами. Конечно, наличие оригиналов – важное условие для любого сотрудничества. Мы используем данную формулировку в договоре, чтобы минимизировать сроки обмена и подписания документов:

"Обмен сообщениями и оригинальными документами, связанными с исполнением настоящего Договора, осуществляется в письменной форме. Дополнительно Стороны дублируют весь документооборот по Договору посредством отправки отсканированных копий электронными сообщениями по адресам электронной почты, указанным в п. 10 настоящего Договора".

Важно не только прописать возможность обмена электронными документами, но и придать им юридическую силу. Для этого мы добавляем следующий пункт в договоре:

"Стороны признают юридическую силу за электронными письмами – документами в формате PDF или JPG, направленными по электронной почте (e-mail), и признают их равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью".

С теми контрагентами, которые уже ведут электронный формализованный документооборот (имеют цифровую подпись и обмениваются документами через операторов электронного документооборота), мы заключаем Соглашение, в котором указывается, через какую систему мы обмениваемся документами и так же дополнительно наделяем их юридической силой.

"Участники электронного документооборота имеют право осуществлять между собой обмен юридически значимыми электронными документами через систему электронного документооборота «Диадок» (далее – Система ЭДО). Участники электронного документооборота признают равнозначность между документами, передаваемыми в электронном виде через систему ЭДО и документами, оформляемыми на бумажных носителях информации, которые содержат подпись уполномоченного лица Участника электронного документооборота и печать (в тех случаях, когда предусмотрено наличие печати на документе)".

Конечно, для взаимодействия между контрагентами по ЭДО соглашение является необязательным условием. Согласием на обмен документами в электронном виде считается подтверждение контрагента обмениваться с вами документами в системе. Для этого достаточно найти нужную вам компанию в списке контрагентов у любого оператора (пример – Рисунок 1) и выслать приглашение на обмен документами (Рисунок 2). После принятия такого приглашения вы можете обмениваться электронными документами. Но некоторые контрагенты просят заключить дополнительное соглашение, где прописывается данное взаимодействие.

Бесплатного обмена документами еще никто не придумал, поэтому надо учитывать расходы на саму систему по обмену электронными документами. Из хороших новостей – это дешевле, чем обмен оригиналами.

Сама цифровая подпись вам обойдется от 1000 до 4000 рублей (зависит от типа носителя для безопасного хранения шифра). Обязательно следите, чтоб у сертификата была лицензия «КриптоПро CSP». Без нее вы не сможете воспользоваться ключом. Нашей компании такая лицензия обошлась в 2700 рублей на год для 1 компьютера. Если ваша компания использует цифровую подпись с нескольких компьютеров, то стоимость можно умножать на количество устройств.

Далее необходимо выбрать оператора ЭДО и оплатить там нужный вам тариф. Обычно стоимость отправки одного документа составляет от 6 до 7 рублей. Минимальный тариф, который предложила нам система Диадок для нас, заключалась в отправке 2000 документов на год.

Если говорить про экономию, то затраты на систему нам обошлись порядка 17 700 рублей на год. При этом за 2020 год на отправку оригиналов документов у нас было затрачено 60 000 рублей.

Мы, как и остальные партнеры ООО "1С-БИТРИКС", были обязаны с 1 марта 2021 г. перейти в ЭДО хотя бы для подписания нового партнерского договора с ООО "1С-БИТРИКС". Конечно, все пришлось делать заранее, чтобы успеть к дате расторжения действующего договора.

О переходе на ЭДО мы думали с весны 2020 г. Именно тогда от клиентов пошли предложения об отмене бумажного документооборота между компаниями. А с учетом возникшей пандемии и закрытии офисов, даже отправка того же курьера с документами выходила крайне затратной и долгой затеей.

Именно поэтому еще весной 2020 г. мы начали переводить клиентов на формализованный документооборот. Оригиналы документов направлялись в двух случаях:

1) по запросу клиента и уходили им полным пакетом один раз в несколько месяцев (чтоб собрать больше документов для отправки).

2) при отсутствии от клиента подписанного скана (для закрытия акта в одностороннем порядке).

Обмен сканами подписанных документов был не быстрым. Примерное время ожидания подписанного документа – от одной недели до месяца.

Чтобы не затягивать процесс подписания закрывающих документов для отдела продаж был разработан следующий алгоритм действий:

1. Менеджер собирает в системе акт (автоматически собирается на нашем рабочем портале при нажатии на необходимый шаблон документа);

2. Менеджер согласовывает акт с руководителем отдела продаж;

3. Менеджер добавляет акт в карточку сделки в следующих форматах: pdf с печатью и подписью – для клиента, word без печати и подписи – для бухгалтерии.

4. Менеджер направляет клиенту акт на подписание (в шаблоне письма клиент предупреждается о том, что после 5-ти дней акт будет подписан в одностороннем порядке).

Пример письма об отправке акта клиенту:

"Добрый день, [Имя]!

Во вложении направляем Вам Акт.

Просим подписать Акт и отправить в ответном письме скан подписанного Акта. Оригиналы будут отправлены Вам на Ваш почтовый адрес, указанный в Договоре.

Также напоминаем Вам, что в случае не подписания Заказчиком Акта сдачи-приемки оказанных услуг без мотивированных причин в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента уведомления Исполнителем о выполнении услуг с электронной почты 1@crmacademy.ru на электронную почту Заказчика, Исполнитель имеет право подписать его в одностороннем порядке. При этом услуги считаются оказанными в полном объеме с надлежащим качеством и в дальнейшем претензии приниматься Исполнителем не будут. В этом случае односторонне подписанный Акт будет приниматься Исполнителем для целей бухгалтерского учета.

Для ускорения процедуры подписания закрывающих документов, если сейчас Вы не имеете возможность подписать Акт и при этом не имеете претензий к качеству оказанных услуг, вы можете в ответном письме дать согласие на подписание Акта в одностороннем порядке. Мы подпишем Акт и отправим вам оригиналы."

5. Менеджер ставит задачу бухгалтерии на отправку оригинала документов (срок задачи автоматически выставляется на 5 рабочих дней);

6. Менеджер делает контрольный звонок клиенту с просьбой подписать акт;

7. Если подписанный акт пришел: менеджер добавляет подписанный акт в карточку сделки. Если подписанный акт НЕ ПРИШЕЛ в течение 5-ти рабочих дней: менеджер уведомляет клиента об одностороннем закрытии акта (по шаблону в письме) и отмечает в карточке сделки комментарий об одностороннем закрытии акта.

Пример уведомления об одностороннем закрытии акта:

Добрый день, ____!

__.__.2021 г. в __:__ с электронной почты вам был отправлен Акт сдачи-приемки оказанных услуг к Договору оказания услуг №____ от __.__.2020. Мы не получили от вас мотивированных причин отказа в подписании Акта. Акты были подписаны нами в одностороннем порядке. Оригиналы направлены Вам на почтовый адрес. Номер для отслеживания почтовых отправлений: ________

Обычно, когда клиенту не нужны подписанные закрывающие документы, он сразу соглашается подписать документы в одностороннем порядке (пример – Рисунок 3).

Весной 2020 мы сделали рассылку с уведомлением наших клиентов о нашем переходе на ЭДО, на тот момент большого ажиотажа это не вызвало.

Был еще случай, когда клиент сначала отказался работать по ЭДО, но через месяц сам позвонил и гордо сообщил, что теперь работает в системе, и все документы мы можем отправлять туда. Конечно, мы первым делом приняли его приглашение и сразу же выслали документы за месяц. Представьте наше удивление, когда мы получили все документы на почте. Клиент скачал их из Диадока, распечатал, подписал, отсканировал и отправил нам на почту.

Только к апрелю 2021 г. клиенты начали осваивать ЭДО. Даже если по ошибке менеджер отправляет клиенту скан документа на подписание, клиенты просят все отправлять им через их оператора ЭДО. Отделу продаж тоже удобно работать через квалифицированный электронный документооборот.

Алгоритм работы отдела продаж по закрывающим документам выглядит следующим образом:

1. Менеджер собирает в системе акт (автоматически собирается на нашем рабочем портале при нажатии на необходимый шаблон документа).

2. Менеджер согласовывает акт с руководителем отдела продаж.

3. Менеджер добавляет акт в карточку сделки в формате Word без подписи.

4. Менеджер выставляет задачу на отправку документа в Диадок.

5. Менеджер получает от бухгалтерии скан отправки документа и высылает клиенту сообщение с просьбой подписать документ.

6. После подписания документа менеджер проверяет, вложила ли бухгалтерия в сделку подписанный документ и закрывает задачу.

Таким образом, отделу продаж не нужно периодически звонить клиенту с просьбой подписать закрывающие документы, сохранять документ в нескольких форматах для бухгалтерии и клиента, ставить задачу на отправку оригиналов документов, следить, чтоб каждому отправлению был присвоен номер отслеживания (для проверки доставки в пункт выдачи на почте), самостоятельно вставлять подписанный документ в сделку.

Бухгалтерии не нужно распечатывать и упаковывать документы для отправки на почту, вызывать курьера на почту для отправки корреспонденции, отправлять в отдел продаж номера отслеживания почтовых отправлений.

Документы подписываются в среднем в течение 1-2 рабочих дней. Оригиналы при этом клиентам не требуются.

На сегодняшний день большинство клиентов перешли с нами на электронный документооборот. Отдел продаж уже сам не представляет, как раньше мы работали без этого инструмента.