Кейс IT-компании

Битрикс24 для Digital Design

#crm #смарт-процессы #бизнес-процессы #программирование

О компании

Digital Design – ведущий разработчик ПО для бизнеса и государственных органов, который обеспечивает полный цикл разработки и внедрения информационных систем, начиная с анализа бизнес-процессов заказчика, проектирования архитектуры и интерфейсов системы, и заканчивая технической поддержкой готового решения.

– 30 лет Digital Design создает программные решения и оказывает ИТ-услуги.
– 250 000 пользователей – крупнейший проект внедрения ПО в Восточной Европе.
– 5 000 проектов – половина из которых являются заказной разработкой.
– 300 B2B клиентов из 30+ стран используют технологии, созданные Digital Design, а 550 экспертов воплощают любые идеи заказчиков в жизнь!

Ситуация до обращения к нам

По долгу службы сотрудниками используется большое количество систем, но именно для продавцов в качестве CRM использовалась система Microsoft Dynamics. Она включает в себя не только взаимодействие с клиентами (CRM), но и возможности для планирования ресурсов предприятия (ERP). Работа в этой системе была отлажена, команда настроила сотни смарт-процессов, которые помогали наладить работу разных направлений по разным услугам, а также вести мониторинг актуальной ситуации по проектам, контролировать сроки каждого этапа.
«Мы работали в Microsoft Dynamics, но давно обсуждали переход либо на новую версию, либо вообще в другую систему. Инициаторами перехода в другую систему стали маркетологи, им нужен был функционал, который отсутствовал в нашей версии Microsoft Dynamics, так как она давно морально устарела. Из-за этого большую часть функционала маркетологи вели в Excel. Когда пришло время сделать выбор CRM-системы, стало понятно, что нужно смотреть в сторону российского ПО. Кроме того, мы не хотели облачную систему, так как заботимся о конфиденциальности информации.

Функциональные заказчики обращали внимание на то, что умеет система, смотрели, что это за продукт, насколько он известен, широко ли используется у нас на рынке, и на те задачи, которые умеет решать. Понятно, что сейчас любая CRM плюс-минус похожи, но в конечном итоге, посмотрев несколько вариантов, остановились на Битрикс24.

Изначально у нас был уклон на маркетинговую часть, мы понимали, что для коммерции нужно оставить Dynamics, для маркетологов – внедрить Битрикс, и как-то их состыковать, у нас был такой план работ».

Анна Сорокина
Директор по качеству
Подрядчика, который сможет настроить систему удалось найти через рейтинг партнеров Битрикс24.
«Мы зашли на сайт Битрикс24, нашли перечень партнёров, и просто рассылали по каким-то своим критериям, интуитивно, техническое задание. Из тех, кто откликнулся со всеми провзаимодействовали, обсудили задачи, получили КП, и в итоге остановились на вас».

Анна Сорокина
Директор по качеству

План работ

1. Основная задача, которая изначально стояла перед нами – перевести отдел маркетинга в Битрикс24. Для этого нужно было обучить сотрудников работе с разделом CRM-маркетинга в Битрикс24, сегментацией базы контактов для создания рассылок.

2. Так как пришлось отказаться от работы в Microsoft Dynamics, вторым этапом был запланирован перевод коммерческого отдела в Битрикс24 и настроенных за время работы в системе процессов. По плану первой задачей – нужно было сформировать воронку сделок и выстроить процессы по формулам, которые уже были настроены в Microsoft Dynamics.

Что в итоге настроили?

Такие базовые настройки, как подключение почты, телефонии к CRM не требовались из-за специфики работы.
«В первую очередь в приоритете было создание интеграционной шины между новой системой Битрикс24 и Dynamics, чтобы мы могли передавать новые сделки из Битрикса в Dynamics, а оттуда получать статусы и передавать их обратно в Битрикс. Для маркетологов в приоритете были их инструменты: рассылки писем, подготовки типовых предложений, автоматическая рассылка. Также нам нужно было не потерять тот функционал, который у нас уже был».

Анна Сорокина
Директор по качеству
С какими нюансами столкнулись при переходе с Microsoft Dynamics в Битрикс24?

Простой пример, в Microsoft Dynamics можно задать единую формулу, и процесс просчитается. В Битрикс24 это так не происходит. Если процесс нестандартный, его можно реализовать смарт-процессами, но при этом каждое действие будет формироваться не по формуле, а с помощью элементов смарт-процессов.
Смарт-процесс – это сущность в рамках CRM, для которой создается новый раздел со своим интерфейсом, набором функционала, полями, элементами и т.д.

Главное преимущество смарт-процессов в том, что с их помощью можно настроить любые процессы в компании по тем индивидуальным требованиям, которые приняты работе. Например, если в штатном функционале Битрикс24 нецелесообразно, хранить в CRM много связанной информации, которая относится к продажам, но не является лидом/сделкой, для этих целей можно настроить новый раздел в CRM с помощью смарт-процессов.
«В Microsoft Dynamics мы использовали только CRM, остальной функционал лично я не знаю, потому что у нас он не использовался. Но если рассматривать разницу с Битрикс24, то, наверное, она более понятна, гибче, наверное, чем Битрикс24 и может чуть сложнее, потому что там больше уклон в ЕРП-систему, там модульность, взаимосвязь между модулями, более сложная».

Анна Сорокина
Директор по качеству
Роботы в CRM
«Все требования мы описывали в техническом задании. Например, у нас сложный расчёт в сделках, если лицензии – одни расчёты, если не лицензии – другие расчёты, со ставками, без ставок, все эти сложности были описаны и автоматизированы».

Анна Сорокина
Директор по качеству
С помощью роботов и триггеров в системе были настроены уведомления. Если меняется ответственный за сделку, руководителю направления приходят напоминания. Так как каждое уведомление направляется письмом на почту, чтобы напоминания не превратились в спам, они были тщательно отсортированы и настроены.
«Когда мы подключили продавцов к новой системе, мы столкнулись с тем, что отчётность, которая готовится для высшего руководства менеджерами, и учёт сделок не такой, как мы привыкли. У нас своя специфика, долгоиграющие продажи, услуги, которые в реализации делятся на этапы, мы планируем выручку, и всё это должно было делегироваться в отчетность».

Анна Сорокина
Директор по качеству
Для создания отчетов в воронке продаж было разработано отдельное приложение. Реализовали также функцию экспорта в Excel. По каждой бизнес-линии, направлению можно посмотреть, что еще в работе, а что завершено. Также были настроены роли по правам доступа.
Также был создан отдельный бизнес-процесс для массового редактирования сделок, в котором указывалось поле, которое нужно изменить, и бизнес-процесс автоматически вносил изменения в карточки.

Отзыв о Битрикс24 и работе с подрядчиком:

«Мне нравится ваш подход, вы очень гибкие, лояльные в рамках внедрения. Когда с нашей стороны мы что-то не предусмотрели или меняли на ходу, коллеги очень быстро подхватывали и предлагали решения.

Именно с точки зрения взаимодействия у меня вообще никаких нареканий нет. У нас есть общий чат, и там мы всегда на связи. И с Татьяной, и с Галиной тоже на связи, и Александр очень оперативно отвечает, если есть задержки, то отписывается: "я чуть позже отвечу". С точки зрения информации о самих задачах, когда у нас была горячая пора внедрения, тестирования, мы проводили статусы, по которым сверялись по всем задачам, поэтому было понятно, где мы вообще находимся.

Анна Сорокина
Директор по качеству
— Сколько времени занял переход с Microsoft Dynamics в Битрикс24?
— Не так долго, мне кажется, за год сделали первый и второй блок, быстро на самом деле. Сейчас после внедрения кажется, что всё это так давно и больно было. А если разобраться, то мы очень быстро справились с вашей помощью. Думали, что отчёт будем очень долго разрабатывать, было очень много проблем, а оказалось, что очень быстро всё сделали, за что вам спасибо. Я считаю, что в принципе в общей сложности все прошло нормально, учитывая, что у нас было мало времени и продавцы не были на сто процентов погружены в подготовку технического задания.
Благодарственное письмо
Благодарственное письмо от Директора по качеству Digital Design
Оставьте заявку, мы свяжемся, обсудим ваши задачи в контексте вашей ниши и специфики и подготовим персональное КП для вашей компании
Хотите заказать схожий проект?