Кейс по подбору удаленного персонала

Для достижения поставленной цели - укомплектовать отдел продаж компании необходимым количеством менеджеров - работу разбили на три этапа:

1) подготовительная работа, связанная с запуском поиска сотрудников (2 недели);
2) поиск сотрудников и проведение собеседований (2 недели);
3) обучение и ввод в работу новых сотрудников (1 месяц).

Каждый этап рассмотрим подробно.

Чтобы запустить поиск сотрудников, нужно реализовать работы по формированию и согласованию всех документов, которые так или иначе будут иметь отношение к новому сотруднику:

1. Прописать и утвердить систему мотивации сотрудников и функции, которые он должен выполнять.

2. Подготовить необходимые документы для приема на работу:

- шаблон заявления о приеме на работу;
- шаблон приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
- дополнительное соглашение о мотивации на испытательный срок (если мотивация на испытательном сроке отличается от мотивации после испытательного срока).

3. Подготовить обучающие материалы (видеообучение, регламент работы и тд.) и пошаговый алгоритм адаптации сотрудника.

4. Написать 3-5 вариаций вакансии.

5. Подготовить список площадок для публикации вакансии.

Главным документом для соискателей будет являться регламент работы.

Главным документом для руководителя/куратора стажера будет чек-лист, который прописывается по дням и часам.

Чек-лист для нашей компании состоял из четырех этапов:

Этап №1. Кандидат.

В этап входит пошаговое описание приема кандидатов и процесса собеседования кандидатов с четким перечнем необходимых вопросов.

Этап №2. Стажер (первый день).

В этапе прописана почасовая стажировка с 9:00 до 18:00 с онлайн обучением по скайпу и видеообучением с последующим тестированием. Весь день посвящен изучению продукта компании.

Этап №3. Стажер (второй день).

В этап входит почасовая стажировка с 9:00 до 18:00 с обучением пользованию CRM-системой, проверке работы CRM-системы и телефонии у стажера.

С обеда начинается подготовка к первым звонкам (изучение скриптов продаж и прослушивание записи успешных звонков). С 16:00 стажер начинает обзванивать «олдов» (потенциальные клиенты, которые оставляли когда-то заявку, но по какой-то причине не купили продукт).

Этап №4. Стажер (третий-пятый дни).

Повторяющийся этап, который состоит из ежедневного обновления базы (каждый день сотруднику дают обновленную базу), прослушивания звонков. Сотруднику-новичку объясняют, на что нужно обратить внимание, что исправить в разговоре с клиентами.

В конце пятого дня руководитель/куратор просит сотрудника дать обратную связь о рабочей неделе и сообщает, прошел он стажировку или нет.

Параллельно с созданием документов идет работа над подготовкой вакансии и составлением перечня площадок для ее публикации.

Компании требовались сотрудники для удаленной работы на полный рабочий день, поэтому были задействованы специализированные группы ВКонтакте и чаты в Telegram.

Порталы для размещения вакансии

Если нужно найти сотрудников на удаленку, следует искать их не в hh.ru, а использовать иные площадки. В социальных сетях на данный момент создано множество групп, где размещаются вакансии. Тут важно не потратить весь бюджет на размещение в нецелевых группах.

Площадки можно разделить на несколько видов:

1. Площадки «халявщиков».
Определить их можно следующим образом: в них много подписчиков, минимальная активность в ленте, группы открытые. Такие группы никогда не приведут к вам целевые отклики. В них размещаются те, кого не пускают в адекватные группы (всякие финансовые пирамиды и другие непонятные заработки).

2. Дорогие площадки.
Нормальная цена объявления начинается с 50 руб. и заканчивается 500 руб. за размещение одной вакансии. Во всех остальных, где запрашивается более высокий ценник, конверсия будет такая же, как и на площадках с интервалом до 500 руб. Нет смысла переплачивать за тот же результат.

3. Площадки городов-миллионников и северных регионов России.
Если вы заняты поиском удаленного сотрудника, то не готовы платить зарплату в рамках штатного сотрудника той же Москвы. Поэтому не стоит размещать объявления в крупных городах и северных городах России. Зарплаты в них на порядок выше, чем в других российских регионах, и отклики будут явно не те, которые вы хотели бы получить.

Итог поиска идеальной площадки:

- вам нужны площадки в городах, где средний заработок равен или ниже предлагаемой вами зарплаты;

- площадки должны быть закрытыми и активными, а посты должен выкладывать администратор после тщательной их проверки;

- стоимость размещения не должна превышать 500 руб. за вакансию.

Дополнительно стоит обратить внимание на площадки, где сидят подписчики из разных городов. Эти площадки в социальных сетях могут называться «Фриланс» или «Удаленная работа». На таких площадках присутствуют люди, которые ищут удаленную работу и в большинстве случаев имеют подобный опыт работы.

Заявки из таких групп следует проверять на наличие другой занятости, так как люди в этих группах привыкли совмещать сразу несколько работ. Им может просто не хватать времени, чтобы качественно выполнить ваши задачи.

Важный момент: перед тем как начать поиск сотрудников, убедитесь, что у вас полностью подготовлена вакансия. Убедиться, что все готово, поможет чек-лист.

1) Портрет потенциального соискателя (пол, возраст, статус, семейное положение, отличительные черты);

2) Обязанности (четко прописаны по пунктам);

3) Требования (четко прописаны по пунктам);

4) Система мотивации (оклад, премии, бонусы — детально и прозрачно, без приукрашиваний);

Должностная инструкция (минимум: права, обязанности, распорядок трудового дня, ответственность);

Наличие ответственного за начальную адаптацию и курирование сотрудника на момент испытательного срока .

Тестовые вопросы включали три части:

Часть 1 — тестовые вопросы с вариантами ответа. Вопросы имеют прямое отношение к компании. Ответы содержатся в регламенте, который высылался соискателю.

Часть 2 — тестовая часть с развернутыми ответами. Кандидатам предлагали:

- своими словами ответить на вопросы, которые содержались в регламенте;
- попробовать себя в ответах на возражения клиентов (скрипт примерного разговора с ответами прописан в регламенте);

Часть 3 — тестовая часть с развернутыми ответами на личные вопросы.

Нам важно было узнать:

- каковы цели соискателя на ближайшие три года;

- что его мотивирует;

- каковы его приоритеты при выборе работы.

Ответы на данные вопросы позволяют адекватно оценить, подходим мы соискателю или у него более заниженные/завышенные требования от будущего работодателя.

После того как кандидат проходил тестирование, ему назначалось время в скайпе для собеседования.

Важный момент: собеседование проходило в паре с еще одним соискателем. Это помогало определить, как человек ведет себя при командной работе.

Кандидатам предлагали пройти три этапа собеседования:

1. Рассказ о себе (кратко, в течение одной минуты). Мы искали менеджера, поэтому было важно, чтобы он умел быстро и четко формулировать мысли и описывать продукт.

2. Продажа продукта. На этом этапе разыгрывалась ролевка, где кандидат выступал в роли продавца. Он пытался обойти возражения и продать знакомый ему товар. Оценивалось умение правильно подбирать слова и честность. Впаривания нас не интересовали.

3. Вопрос — ответ. В свободной форме задавались перекрестные вопросы. Если у кандидата не было вопросов, он уходил на второй план.

После успешного прохождения собеседования мы сообщали кандидатам дату и время начала стажировки.

В совокупности было проведено 5 собеседований (10 кандидатов). Для стажировки отобрали 4 кандидата.

Моменты, на которые стоит обращать внимание при собеседовании и отборе кандидата

1. Грамотная устная и письменная речь.

Никому не нужен безграмотный сотрудник с неразборчивой речью. Особенно если он будет контактировать с клиентами или партнерами. Сотрудник вашей компании не должен допускать ошибок в общении, поэтому обязательно проверяйте грамотность
кандидата и четкость его речи.

Для проверки письменной грамотности можно попросить соискателя кратко рассказать о себе (3—4 предложения). Чтобы услышать голос без звонков, попросите записать голосовое сообщение.

2. Отношение к предыдущему работодателю.

Важно, чтобы ваш новый сотрудник не был обижен на прошлого работодателя. Обида, которая есть на предыдущего работодателя, будет и на вас. Здесь стоит обратить внимание на саму обиду, имеет ли она к вам отношение.

Если обида связана с несвоевременными выплатами, то сможете ли вы гарантировать постоянные выплаты? Если да, спокойно рассматривайте такого кандидата на вашу вакансию.

3. Реальные знания и умение применять их на практике.

Если соискатель говорит, что он закрыл сделку в один миллиард рублей, то его слова ничего не значат. Часто громкие фразы хранят за собой пустоту. Обязательно уточняйте детали деятельности кандидата на собеседовании.

4. Дисциплинированность.

Обратите внимание, выслал ли соискатель вовремя материалы, пришел ли он вовремя на собеседование, был ли он готов к собеседованию. Все это покажет его будущее отношение к работе. Все зеркально.

У нас бывали случаи, когда кандидату назначалось собеседование в скайпе, он выходил на него вовремя, но при этом мог позволить себе делать что-то параллельно собеседованию (ехать в машине, гулять на площадке и т. д.).

С такими кандидатами мы быстро прощались вне зависимости от того, как хорошо они выполнили тест для назначения им даты и времени собеседования.

Каждый кандидат обязан пройти полную стажировку (полный чек за рабочую неделю).

В период курирования новых сотрудников важно:

1) постоянно держать с ними связь (кандидат должен чувствовать поддержку и присутствие);

2) загружать каждый час стажировки делом. Очень часто компании дают какой-то материал на весь день, а стажер смотрит его два часа и уходит по своим делам. Поэтому необходимо прописать каждый час работы стажера;

3) полное погружение куратора в процесс адаптации. Здесь нужно забыть о других делах и следить за тем, чтобы стажер вовремя проходил все этапы.

Работу со стажерами на первой неделе мы разбивали на части:

9:00-10:00 — сбор в скайпе; онлайн-обучение; разбор ситуаций (ролевки); постановка задачи до обеда;

10:00-13:00 — выполнение задачи стажером, контроль данной задачи руководителем/куратором, ответы на вопросы в чате;

13:00-14:00 — отчет о проделанной работе; выход на обед;

14:00-15:00 — сбор в скайпе; онлайн-обучение; разбор различных ситуаций (ролевки); постановка задачи до конца рабочего дня;

15:00-18:00 — выполнение задачи стажером, контроль данной задачи руководителем/куратором, ответы на вопросы в чате;

18:00 — отчет о проделанной работе; завершение рабочего дня.

Недельная стажировка — вторая по значимости часть в поиске кандидатов (важнее только грамотная подготовительная часть). Поэтому здесь нужно взять волю в кулак и отдать всего себя стажерам.

Нужно отметить, что по итогу первого дня один из кандидатов отказался от работы, остальные продолжили стажировку. По итогу стажировку прошли три кандидата. С ними провели заключительный скайп с двойной обратной связью.

Еще неделю-полторы новые менеджеры работали по олдам и после очередного мониторинга звонков их постепенно переводили на обработку новых заявок.

С 15 марта новые менеджеры были полностью адаптированы, знали продукт и работали со всей базой.

Очень важно грамотно подойти к выбору человека, который будет курировать стажеров. Куратор занимается адаптацией сотрудников в период стажировки и ведет их дальше весь испытательный срок (до трех месяцев). Он дает новым сотрудникам знания для дальнейшей работы и показывает, как правильно решать поставленные задачи.

Куратор должен хорошо знать продукт компании, иметь положительные личные кейсы в работе, на которую обучается стажер, располагать временем для курирования новых сотрудников (от двух до четырех часов в день).

Куратор должен понимать, как проводить адаптацию. В этом ему поможет созданный регламент, согласованный руководителем компании или подразделения.

Мотивировать куратора можно по-разному, но любая мотивация должна быть настроена на положительный результат.

Если мы ищем менеджера в отдел продаж, куратор должен что-то получить за то, что новый менеджер начал закрывать сделки и приносить компании выручку.

Варианты мотивации куратора:

- фиксированная ставка за окончание стажировки нового сотрудника (полное прохождение сотрудника из точки «А» в точку «Б»);

- процентная ставка с оплат стажера по сделкам в период стажировки;

- повышение в должности (воспитал самостоятельно определенное количество менеджеров — стал старшим менеджером, руководителем отдела продаж).

Важная деталь: если в компании в данный момент нет куратора, нужно быть готовым к тому, что вы сами должны стать куратором для нового сотрудника. В противном случае вариант быстрой адаптации сразу отпадает, а нового сотрудника можно искать месяцами.