Организующая схема: шляпы и что под ними?

Хорошо, если в компании все работает слаженно: работа кипит, а все действия реализуются по чётко прописанной организационной структуре. К сожалению, во многих компаниях наблюдается другая картина: постоянные завалы и перегруженность сотрудников, несоблюдение дедлайнов, затягивание принятия решений, свёртывание новых перспективных проектов из-за загрузки старыми и гора бумаг и проблем, в которые вовлечен руководитель или собственник бизнеса.

Всё это происходит из-за отсутствия структурированности и чёткого распределения обязанностей, что становится причиной низких темпов роста компании.

Что же нужно сделать, чтобы работа компании была структурирована, а управление —прозрачным и комфортным? До того, как мы перейдем к самому главному, ещё небольшое предисловие, или лайфхак для решения части проблем!

Вернёмся в самое начало. Сотрудник приходит на работу в компанию, и ваш HR протягивает ему должностную инструкцию. В ней — должность нового сотрудника, отдел, в котором работает, функциональные обязанности и система штрафов за их невыполнение. Сколько времени проходит между моментом получения этого документа и освоением сотрудником его работы?

В этом документе нет того, что могло бы помочь новичку вступить в должность. Он не понимает, какие действия ему нужно выполнять, в какой срок, зачем это нужно.

Важно, чтобы каждый сотрудник на своём месте понимал свои должностные обязанности, пользу от своей работы и ту зону ответственности, которая на него возложена. При этом важно не только само прописывание должностных обязанностей в регламенте, а понимание сотрудником ценного конечного продукта (ЦКП), который производит он или его подразделение, и результат, за который они отвечают.

Если сотрудник не понимает, что составляет его продукт, за что он несёт ответственность в этой компании, то он, соответственно, не может принять на себя эту ответственность и выполнять работу грамотно.

Для решения этой проблемы в компании используют «шляпу» – документ, включающий подборку всех инструктивных, методических и учебных материалов, которые нужны для полного освоения всех функций данной должности. К этим материалам прилагается «контрольный лист», то есть список учебных заданий, включающий как теорию, так и практику. Учебные задания располагаются в строгом порядке от простого к сложному, и они настолько полны, что их достаточно для выполнения всех специальных функций.

Вернемся к нашему сотруднику. Получив и прочитав инструкцию и не освоив единственно важного – что делать и зачем, – его познакомят с сотрудниками (а может и нет, быть может организация настолько велика, что это даже не целесообразно), и впереди его будут ждать несколько месяцев пути, сопровождающихся пробами и ошибками, горьким опытом и осознанием своей деятельности.

Организующая схема – это схема, которая показывает должности, обязанности, последовательность действий и полномочий каждого подразделения в организации. Преимущество оргсхемы в её доступности и материальности. Оргсхема – документ, в котором прописан продукт компании и ведущий к нему основной бизнес-процесс.
Она включает функционал подразделений компании (список должностей в каждом подразделении и их ключевые обязанности), результат деятельности каждого отдела, организационные отношения и т.д.

В теории оргсхема по Хаббарду выглядит так: