Организующая схема: шляпы и что под ними?

Хорошо, если в компании все работает слаженно: работа кипит, а все действия реализуются по четко прописанной организационной структуре. К сожалению, во многих компаниях, наблюдается другая картина: постоянные завалы и перегруженность сотрудников, несоблюдение дедлайнов, затягивание принятия решений, свертывание новых перспективных проектов из-за загрузки старыми и гора бумаг и проблем, в которые вовлечен руководитель или собственник бизнеса.

Все это происходит из-за отсутствия структурированности и четкого распределения обязанностей, что становится причиной низких темпов роста компании.

Что же нужно сделать, чтобы работа компании была структурирована, а управление прозрачным и комфортным? До того, как мы перейдем к самому главному, еще небольшое предисловие, или лайфхак для решения части проблем!

Вернемся в самое начало. Сотрудник приходит на работу в компанию, и ваш HR протягивает ему должностную инструкцию. В ней – должность нового сотрудника, отдел, в котором работает, функциональные обязанности и система штрафов за их невыполнение. Сколько времени проходит между моментом получения этого документа и освоением сотрудником его работы?

В этом документе нет того, что могло бы помочь новичку вступить в должность. Он не понимает, какие действия ему нужно выполнять, в какой срок и зачем это нужно.

Важно, чтобы каждый сотрудник на своем месте понимал свои должностные обязанности, полезность своей работы и ту зону ответственности, которая на него возложена. При этом важно не только само прописывание должностных обязанностей в регламенте, а понимание сотрудником ценного конечного продукта (ЦКП), который производит он или его подразделение, и результат, за который они отвечают.

Если сотрудник не понимает, что составляет его продукт, за что он несет ответственность в этой компании, то он соответственно не может принять на себя эту ответственность и выполнять работу грамотно.

Для решения этой проблемы в компании используют «шляпу» – документ, включающий подборку всех инструктивных, методических и учебных материалов, которые нужны для полного освоения всех функций данной должности. К этим материалам прилагается «контрольный лист», то есть список учебных заданий, включающий как теорию, так и практику. Учебные задания располагаются в строгом порядке от простого к сложному, и они настолько полны, что их достаточно для выполнения всех специальных функций.

Вернемся к нашему сотруднику. Получив и прочитав инструкцию и не освоив единственно важного – что делать и зачем, его познакомят с сотрудниками (а может и нет, быть может организация настолько велика, что это даже не целесообразно), и впереди его будет ждать несколько месяцев пути, сопровождающихся пробами и ошибками, на встречу горькому опыту и осознанию своей деятельности.

Организующая схема – это схема, которая показывает должности, обязанности, последовательность действий и полномочий каждого подразделения в организации. Преимущество оргсхемы в ее доступности и материальности. Оргсхема – документ, в котором прописан продукт компании и ведущий к нему основной бизнес-процесс.
Она включает функционал подразделений компании (список должностей в каждом подразделении и их ключевые обязанности), результат деятельности каждого отдела, организационные отношения и т.д.

Первая функция, выделенная в рамках организующей схемы, – административная.
Она отвечает за определение цели, стратегии, технологии, рынка и т. д.

Вторая функция – функция построения и персонала – отвечает за обеспечение компании квалифицированными кадрами и построение эффективного рабочего процесса. В зоне ответственности этого отделения работа с кадрами: найм, учет, введение в должность, соблюдение правил и стандартов, внутренняя коммуникационная система компании. ЦКП этого отделения – работающие бизнес-процессы компании и эффективно выполняющие свои обязанности сотрудники.

Чтобы клиент приобрел продукт, необходимо продвижение, поэтому третья функция – распространение (реклама, маркетинг, продажи) – зона ответственности отделения распространения.

Четвертая функция – финансовая. Все финансовые потоки контролируются в отделении финансов, где основная задача подразделения – увеличение материально-денежных активов и финансовый порядок.

Производственная функция обеспечивается техническим отделом. Он отвечает за производство продукта. В нашей компании продукт – внедрение CRM-системы, модулей корпоративного портала, и работа технического отделения начинается в момент аудита с клиентом и завершается, когда настройка проведена или модули установлены.

Функция качества и квалификации подразумевает проверку и коррекцию качества продукта, а также обучение персонала компании. Этот отдел нужен для того, чтобы отслеживать обратную связь от клиентов, для того, чтобы в будущем они возвращались. Качество продукта также может расти от повышения квалификации сотрудников, их профессионального обучения.

Заключительная функция – связь с общественностью или PR. Это подразделение помогает получить новых клиентов благодаря работе с партнерами, мероприятиям, СМИ и другими контактами с людьми и повлиять на будущее взаимодействие с ними. Успех и достижения компании, то, о чем должна знать общественность, ведь именно благодаря этому повышается имидж и репутация компании.

Один из способов наглядного представления организационной схемы компании – обычный ватман, на котором изображается блок-схема, где отражены функции, должности и лица, которые эти должности занимают. Все это делается во избежание простоя производства, конфликтов, благодаря пониманию зоны ответственности каждого сотрудника каждого отдела.

Одним из недостатков такого представления оргсхемы является ее размещение. Доступ к схеме должен быть у каждого сотрудника, что вызывает сложности на крупных предприятиях с штатом в 200 человек, размещенных на разных этажах или в разных филиалах. Тогда и ватман пригодится побольше. Как решение этой проблемы – электронное представление схемы в общем доступе всех сотрудников, например, в корпоративном портале компании. Электронное представление такой схемы есть в Битрикс24, в портале можно отобразить зависимость отделов компании и подчиненность сотрудников.

С помощью дополнительных модулей в схеме также можно легко разместить не только структуру компании в виде «сотрудник – руководитель отдела – линия подчинения» (как это реализовано в Битрикс), а завести ценный конечный продукт (ЦКП) каждого подразделения и сотрудника, сделать ссылку на рабочую папку сотрудника, где будут отображены все его должностные инструкции, методики, все то, что представляет собой основу работы, над которой он трудится каждый день.