Контакты
В том числе для связи с разными отделами: СМИ, партнерство, маркетинг
Контакты
Контакты
мессенджеры
Москва. Работаем удаленно по всей России
Соц. сети
Бизнес-процессы в Битрикс24: что это и как их настроить?
Валентина Шохова
Руководитель контент-отдела
Дата публикации:
Время прочтения:
Автор статьи
Источник знаний
Олег Падинкер
Технический специалист
01.03.2025
10 минут
Немалую роль в автоматизации бизнес-процессов играют инструменты в CRM Битрикс24, которые способны не только ускорить выполнение рутинных задач, но и сделать работу более слаженной, прозрачной и управляемой. В этом обзоре мы детально рассмотрим, как Битрикс24 может стать незаменимым помощником в оптимизации работы бизнеса.
Что такое бизнес-процессы в Битрикс24
Бизнес-процессы в Битрикс24 — это гибко настраиваемый конструктор автоматизации, где действия выстраиваются в цепочку по заданному алгоритму. В отличие от простых триггеров, здесь доступны ветвления по условиям, циклы, константы и обязательные поля — что позволяет исключать ошибки из-за человеческого фактора и автоматизировать даже сложные сценарии: от оформления отпуска до согласования крупных сделок.
Конструктор бизнес-процессов удобен тем, что создаётся простым соединением блоков друг с другом. Это даёт наглядное представление о логике процесса и упрощает отладку даже для новичков.
Как Битрикс24 помогает автоматизировать процессы
Битрикс24 — это не просто инструмент для хранения данных, а экосистема, которая превращает хаотичные рабочие потоки в упорядоченную систему. Давайте разберём, какие именно процессы можно автоматизировать в платформе.
1
Автоматическое распределение задач
Когда команда растёт, контролировать загрузку каждого сотрудника становится сложнее. Битрикс24 решает эту проблему: система автоматически распределяет задачи с учётом текущей загрузки, квалификации и доступности сотрудников. Результат — равномерная нагрузка, меньше перегрузок и выше общая продуктивность.
Когда команда растёт, контролировать загрузку каждого сотрудника становится сложнее. Битрикс24 решает эту проблему: система автоматически распределяет задачи с учётом текущей загрузки, квалификации и доступности сотрудников. Результат — равномерная нагрузка, меньше перегрузок и выше общая продуктивность.
2
Контроль выполнения задач
Платформа берёт на себя отслеживание сроков: отправляет напоминания, уведомляет о комментариях и фиксирует отклонения от графика. Сотрудники всегда в курсе изменений, а руководитель видит реальную картину выполнения без необходимости «пробивать» статусы вручную.
Платформа берёт на себя отслеживание сроков: отправляет напоминания, уведомляет о комментариях и фиксирует отклонения от графика. Сотрудники всегда в курсе изменений, а руководитель видит реальную картину выполнения без необходимости «пробивать» статусы вручную.
3
Автоматизация документооборота
Согласование документов между отделами часто превращается в марафон с потерей файлов и задержками. Битрикс24 ускоряет этот процесс: система отслеживает этап согласования, автоматически заполняет шаблонные поля и уведомляет ответственных о необходимости действия.
Согласование документов между отделами часто превращается в марафон с потерей файлов и задержками. Битрикс24 ускоряет этот процесс: система отслеживает этап согласования, автоматически заполняет шаблонные поля и уведомляет ответственных о необходимости действия.
4
Выявление узких мест
Где именно тормозится работа — на согласовании руководителя или при передаче задачи между отделами? Битрикс24 визуализирует все этапы процесса в реальном времени, показывая точки задержек. Это позволяет оперативно вмешаться и оптимизировать «бутылочные горлышки».
Где именно тормозится работа — на согласовании руководителя или при передаче задачи между отделами? Битрикс24 визуализирует все этапы процесса в реальном времени, показывая точки задержек. Это позволяет оперативно вмешаться и оптимизировать «бутылочные горлышки».
5
Отчеты и аналитика
На основе собранных данных платформа формирует понятные отчёты: какие задачи выполняются быстро, где возникают срывы сроков, какова эффективность команды. Эти данные становятся основой для принятия обоснованных решений по улучшению процессов.
На основе собранных данных платформа формирует понятные отчёты: какие задачи выполняются быстро, где возникают срывы сроков, какова эффективность команды. Эти данные становятся основой для принятия обоснованных решений по улучшению процессов.
Битрикс24 — это настоящий партнер для бизнеса, который берет на себя массу задач по автоматизации, освобождая сотрудников от рутины и давая больше времени на важные и творческие дела.
Какие задачи автоматизируют через бизнес-процессы
Бизнес-процессы незаменимы именно для многоэтапных сценариев со сложной логикой.
Типичные примеры:
Типичные примеры:
●
оформление заявления на отпуск с обязательным согласованием руководителя;
●
согласование командировок, договоров и счетов с несколькими уровнями утверждения;
●
выдача наличных с проверкой лимитов и автоматическим уведомлением бухгалтерии;
●
заключение сделки с верификацией данных клиента и генерацией документов.
Для простых действий (например, отправка уведомления о доставке) достаточно роботов — о выборе инструмента поговорим ниже.
Где найти бизнес-процессы в интерфейсе Битрикс24
Инструмент расположен в разделе «Автоматизация» (открывается через левое вертикальное меню) → вкладка «Бизнес-процессы» в верхней панели. При наведении курсора откроется подменю с тремя разделами:
●
Общие процессы — полный перечень активных процессов в компании с указанием категории, даты активности, участников и статуса;
●
Мои процессы — процессы, запущенные лично вами, с отображением времени выполнения и даты последнего запуска;
●
Процессы в CRM — бизнес-процессы, привязанные к конкретным сделкам, лидам или контактам (доступны через кнопку «Бизнес-процессы» внутри карточки элемента).
Важно: пункт меню «Бизнес-процессы» отображается только на тарифе «Профессиональный» и выше. На бесплатном тарифе доступны только роботы и триггеры (до 5 штук).
Роботы и триггеры vs бизнес-процессы: как выбрать инструмент
В Битрикс24 существует два независимых средства автоматизации — и путать их не стоит.
Роботы и триггеры подходят для простых сценариев «если → то»:
●
триггер отслеживает изменение (например, статус сделки «Доставлено»);
●
робот выполняет действие (отправляет клиенту письмо с подтверждением).
Типичный пример: при поступлении оплаты автоматически сменить статус сделки и создать задачу для менеджера на отправку товара.
Бизнес-процессы нужны для сложной многоступенчатой логики:
●
ветвления по условиям («если сумма > 100 000 ₽ → согласовать с директором, иначе → с руководителем отдела»);
●
циклы (повторять рассылку до подтверждения);
●
обязательные поля и константы.
Типичный пример: оформление отпуска — система проверяет остаток дней, отправляет заявку руководителю, при отсутствии ответа в течение 24 часов уведомляет генерального директора, после одобрения блокирует даты в календаре и создаёт задачу для бухгалтерии.
Правило выбора: если в сценарии есть хотя бы одно условие «если/иначе» — берите бизнес-процесс. Для линейных действий достаточно роботов.
Преимущества автоматизации через бизнес-процессы
Почему компаниям стоит внедрять бизнес-процессы в Битрикс24? Ответ прост: платформа не просто экономит время, а трансформирует качество работы всей команды.
1
Ускорение выполнения задач
Автоматизация исключает простои между этапами: как только сотрудник завершает действие, система мгновенно передаёт задачу следующему участнику цепочки.
Автоматизация исключает простои между этапами: как только сотрудник завершает действие, система мгновенно передаёт задачу следующему участнику цепочки.
2
Минимизация ошибок
Без человеческого фактора снижается вероятность пропущенных согласований, неверно заполненных полей или «забытых» задач. Система не устаёт и не отвлекается.
Без человеческого фактора снижается вероятность пропущенных согласований, неверно заполненных полей или «забытых» задач. Система не устаёт и не отвлекается.
3
Снижение операционных затрат
Сотрудники освобождаются от рутины и концентрируются на задачах, приносящих прибыль. А компания экономит на исправлении ошибок и дублирующих действиях.
Сотрудники освобождаются от рутины и концентрируются на задачах, приносящих прибыль. А компания экономит на исправлении ошибок и дублирующих действиях.
4
Улучшение взаимодействия с клиентами
Быстрое реагирование на запросы, своевременные уведомления и прозрачность статусов заказа формируют лояльность и доверие клиентов.
Быстрое реагирование на запросы, своевременные уведомления и прозрачность статусов заказа формируют лояльность и доверие клиентов.
5
Повышение прозрачности процессов
Руководитель видит полную картину: кто работает над задачей, на каком этапе она находится и сколько времени займёт завершение.
Руководитель видит полную картину: кто работает над задачей, на каком этапе она находится и сколько времени займёт завершение.
Рассказываем о ключевых трендах наступившего года
Частые ошибки при настройке бизнес-процессов
Даже опытные пользователи допускают типичные ошибки. Вот три самых критичных — и как их избежать:
Ошибка | Последствия | Как избежать |
Зацикленные условия | При неверной настройке цикла клиент может получить 1000 одинаковых писем (максимум итераций в Битрикс24 — 1000) | Тестируйте циклы на тестовых данных перед запуском в продакшен |
Превышение лимита автозапуска | В облачной версии одновременно может запускаться не более 2 процессов на один элемент (сделку, счёт) | Планируйте логику так, чтобы критичные процессы не конфликтовали по времени |
Отсутствие описания | Коллеги не понимают, для чего создан процесс и какие поля заполнять | Обязательно добавляйте описание в настройках шаблона и используйте обложку для визуальной идентификации |
Дополнительно: перед запуском важного процесса включите логирование в параметрах шаблона. Журнал выполнения поможет быстро найти причину сбоя при возникновении ошибок.
На каких тарифах доступны инструменты автоматизации
●
Бесплатный тариф: до 5 роботов и триггеров. Бизнес-процессы недоступны.
●
Тариф «Профессиональный» и выше: неограниченное количество роботов + полный доступ к конструктору бизнес-процессов.
Если ваша задача требует ветвлений по условиям или многоэтапного согласования — потребуется переход на платный тариф. Для простых уведомлений и смены статусов хватит бесплатного плана.
Как настроить автоматизацию в Битрикс24
Процесс настройки автоматизации в Битрикс24 гибкий и требует продуманного подхода. Сначала разберем шаги, которые помогут вам настроить автоматизацию, а затем поговорим о самой настройке:
1
Четко определите, что нужно автоматизировать
Не спешите, сначала точно решите, какие процессы или задачи должны быть автоматизированы в первую очередь. Например, это может быть согласование документов, распределение задач или генерация отчетов. Задайте вопрос, какой процесс вызывает больше всего головной боли?
Не спешите, сначала точно решите, какие процессы или задачи должны быть автоматизированы в первую очередь. Например, это может быть согласование документов, распределение задач или генерация отчетов. Задайте вопрос, какой процесс вызывает больше всего головной боли?
2
Выберите подходящий тип процессов
В зависимости от задач и требований выберите нужный тип процесса. Это может быть последовательный процесс для стандартных операций или комбинированный для более сложных задач.
В зависимости от задач и требований выберите нужный тип процесса. Это может быть последовательный процесс для стандартных операций или комбинированный для более сложных задач.
3
Установите условия срабатывания
Для каждого процесса нужно прописать условия, при которых он активируется. Например, это может быть создание новой задачи или изменение статуса на определенном этапе.
Для каждого процесса нужно прописать условия, при которых он активируется. Например, это может быть создание новой задачи или изменение статуса на определенном этапе.
4
Настройте уведомления
Чтобы не упустить ничего важного, определите систему уведомлений. Кто и когда должен получать уведомления? Тогда сотрудники будут вовремя получать информацию о новых задачах и важных изменениях.
Чтобы не упустить ничего важного, определите систему уведомлений. Кто и когда должен получать уведомления? Тогда сотрудники будут вовремя получать информацию о новых задачах и важных изменениях.
5
Протестируйте систему
Перед тем как дать зеленый свет на запуск, протестируйте процессы. Это поможет выявить возможные проблемы на ранней стадии и исправить их.
Перед тем как дать зеленый свет на запуск, протестируйте процессы. Это поможет выявить возможные проблемы на ранней стадии и исправить их.
6
Запустите процесс
После тестирования запускайте систему. Но не забывайте, что автоматизация — это процесс, требующий регулярной проверки. Отслеживайте эффективность процессов и при необходимости корректируйте их.
После тестирования запускайте систему. Но не забывайте, что автоматизация — это процесс, требующий регулярной проверки. Отслеживайте эффективность процессов и при необходимости корректируйте их.
Пошаговая инструкция
Настройка роботов в Битрикс24 имеет понятный интерфейс, сама система предлагает большой выбор заготовленных роботов, которых можно донастроить под свои процессы. В то же время настройка бизнес-процессов – это целый мир, и для их создания нужны более глубокие знания. Так что здесь мы рассмотрим то, что можно настроить самостоятельно, а именно – роботов.
1
Перейдите к нужной сделке или задаче.
Войдите в раздел CRM и выберите элемент, где хотите настроить автоматизацию. Например, это может быть сделка или лид.
2
Откройте вкладку "Роботы".
Также можно просто нажать на значок робота в воронке (он есть как в CRM, так и во вкладке Задач и Проектов).
3
Добавьте нового робота.
Нажмите на кнопку "Добавить робота". Выберите подходящий этап, к которому вы хотите привязать действие робота.
4
Выберите действие для робота.
После добавления укажите, что должен делать робот. Например:
- Отправить уведомление сотруднику или клиенту
- Создать задачу для ответственного сотрудника
- Сменить статус сделки
- Отправить электронное письмо
5
Настройте условия срабатывания.
Если действие робота зависит от определенных условий (например, завершение задачи или изменение статуса сделки), добавьте эти параметры. Это можно сделать в разделе условий при настройке.
6
Сохраните изменения и проверьте результат.
Нажмите "Сохранить". Чтобы убедиться, что робот работает корректно, запустите тест: выполните сценарий, для которого он настроен, и проверьте, выполняется ли нужное действие.
Заключение
Автоматизация с помощью Битрикс24 — это реальная возможность улучшить работу вашего бизнеса, снизить затраты и повысить качество взаимодействия с клиентами. Важно помнить, что успешная автоматизация — это не мгновенный процесс, а результат внимательной настройки и анализа. Но после внедрения Битрикс24 вы сможете оптимизировать работу компании и освободить время для стратегически важных задач.
Нужна бесплатная консультация по материалу статьи?
Чтобы наш разговор был более предметным, напишите, чем занимается ваша компания, и кратко опишите задачу, которую хотите решить.