Кейс ВУЗа "Российский университет дружбы народов"

Внедрение Битрикс24
в высшее учебное заведение "РУДН"

#crm #задачи_и_проекты #обучение

О ВУЗе

РУДН – первый вуз России, который начал заниматься содействием трудоустройству и российских, и иностранных выпускников. В РУДН выделено 5 приоритетных направлений: математика, химия, физика, медицина, современные языки. В университете развивают лабораторную базу, поощряют публикационную активность, формируют команды ученых с мировым уровнем и воспитывают талантливых молодых исследователей.

Ситуация до обращения к нам

До знакомства с нами в университете с CRM-системой не работали, задачи подчиненным ставились устно, на словах. Позже часть сотрудников перешли в электронный формат и использовали для постановки и исполнения задач Trello. В университете только начали разрабатывать собственную систему на основе 1С-Битрикс, поскольку это длительный процесс, проректор решил перевести часть подчиненных ему подразделений в CRM-систему.
"Знаком с Битрикс24 достаточно давно, просто им плотно не пользовался, в силу того, что для решения индивидуальных, личных задач он достаточно сложный и многофункциональный. Слишком много функционала для персонального использования. Битрикс24 - это больше о командной работе. Поэтому ранее в нем сильно не разбирался, ознакомился с общим функционалом и дальше не погружался.

Затем я начал работать в Trello, перевел туда часть команды, дальше мы из Trello выросли и было принято логичное решение перейти в Битрикс24.Этому способствовало много факторов: первый - это то что он полностью русифицирован, второе - это российская разработка, то что для нас как для бюджетного учреждения является актуальным и третье - функционал, который он в себе содержит в достаточной мере подходит для решения многих задач, но естественно остаются вопросы к продукту, которые пока решить не удаётся."

Базавлук Сергей Викторович
Проректор Российского Университета Дружбы Народов

План работ для решения проблем

1. Настройка ПО «Битрикс24 Корпоративный портал" на клиентском или арендованном сервере и перенос данных с облачной версии Битрикс24.
2. Настройка базовых бизнес-процессов и администрирование задач.
3. Обучение инструментам Битрикс24 по администрированию портала Битрикс24.
4. Создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач в рамках компании.
5. Онлайн обучение сотрудников Компании работе с онлайн-офисом Битрикс24 (первая группа).
6. Сопровождение (Техническая и консультационная поддержка по вопросам, касающимся задач внедрения, объемом до 0,5 ч в день и сроком ответа не более 1 рабочего дня в течение срока договора и 2 недель после его завершения).

Что в итоге настроили и как это выглядит?

1. Переход с облачной на коробочную версию Битрикс24.

Ввиду большого количества сотрудников и необходимости обезопасить работу компании от сбоев в работе, решили развернуть коробочную версию Битрикс24 на собственном сервере.
2. Настройка базовых бизнес-процессов и администрирование задач.

В первую очередь настроили постановку и администрирование текущих задач, для контроля работы подчиненных и отслеживания на какой стадии находится та или иная задача. Затем настроили построение системы планирования и отчетности, для того, чтобы вся документация и отчетность находились в едином рабочем пространстве.

Скриншот 1. Задачи и проекты
3. Обучение инструментам Битрикс24 по администрированию портала Битрикс24.

Провели обучение администратора портала. В ходе обучения администратор научился:
1. Как приглашать пользователей на портал. Для коробочной версии есть свои особенности, прежде чем пользователю придет приглашение, его необходимо зарегистрировать.
2. Как создавать структуру компании, как добавлять разделы добавлять туда сотрудников.
3. Как в задачах выдавать права доступа.
4. Как создавать "Стартовые задачи" для новых пользователей, которые они должны будут выполнить как только присоединятся к порталу.
5. Изучил инструменты, которые находятся в разделе "Настройки" и ознакомился с их функционалом.
4. Создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач в рамках компании.

У компании существуют особенности постановки задач при делегировании исполнения или перераспределения ответственности за исполнение поручений. При постановке задачи от постановщика к исполнителю, учитывается эффективность сотрудника, а также может носить стратегический и операционный характер. Также в регламент входят самостоятельные задачи не учитываются в эффективности работы и несут исключительно операционный характер.
Скриншот 2. Варианты постановки задач/поручений
Особенности такого сценария, наличие ответственного исполнителя, которому делегирован контроль исполнения задачи. Например:
1. Проректор ставит поручение ответственному первого уровня.
2. Ответственный первого уровня, передает поручение ответственным второго уровня, создавая копию поручения проректора.
3. Задача считается выполненной, когда все подзадачи входящие в основную задачу выполнены.
Чтобы не потерять важную информацию и ознакомиться с написанным в Новостях позже создана возможность преобразовать сообщение в задачу, таким образом создастся задача в соответствующей вкладке.
Скриншот 3. Создание задач из сообщений в Новостях
Для руководителей создан отдельный раздел "Руковожу" для отслеживания эффективности всех своих подчиненных. В разделе расположена таблица с подчиненными, разбитыми на отделы и подотделы. В колонках находятся счетчики с общим количеством задач по разным ролям, количеством задач, требующих внимания, а также эффективность работы сотрудников за текущий месяц.
Скриншот 4. Раздел для руководителей "Руковожу"
5. Онлайн обучение сотрудников и руководителей компании.

В процессе обучения всем участникам группы продемонстрировали возможности онлайн-офиса и согласование сценария обучения в соответствии с принятыми в Компании стандартами коммуникации. После демонстрации провели обучение работников в работе с новостями, чатами, группами, диском и календарем, затем провели обучение по постановке, контролю и анализу задач в рамках проектов и групп, продемонстрировали сценарии работы с задачами и постановку задания на самостоятельную работу.

Все домашние задания были проверены, участники обучения имели возможность задавать вопросы в чат специалисту по эксплуатации системы в течение недели после проведения обучения и получали консультационную поддержку. По окончанию обучения на диск Битрикс24 были загружены обучающие видеоролики по итогам обучения.

Руководители в свою очередь обучились инструментам анализа результатов действий сотрудников и формирование отчетности. Руководители по итогам обучения умеют работать с фильтрами, канбанов, виджетами стартовой страницы и отчетами по задачам сотрудников. В ходе обучения были продемонстрированы возможности по формированию встроенных и пользовательских отчетов.
"Как закончилось обучение сотрудников, мне стало проще контролировать рабочий процесс. Появилась единая среда для взаимодействия и ряд сотрудников, преимущественно молодых, которые дают обратную связь и говорят, что проще и лучше вести общение. К сожалению пока не могу оценить все плюсы работы для своих подчиненных-руководителей. Я сейчас как раз нахожусь на том этапе проработки как для них грамотно выстроить структуру по введению задач, задачи первого уровня, задачи второго уровня, отчеты о выполнении всех задач."

Базавлук Сергей Викторович
Проректор Российского Университета Дружбы Народов
6. Сопровождение после "внедрения CRM"

Если у клиента возникают дополнительные вопросы по использованию CRM-системы или необходимы доработки на портале, осуществляется техническая поддержка и ответы на интересующие вопросы.

Отзыв о Битрикс24 и о работе с подрядчиком:

"До использования Битрикс24, работали в Trello, но со временем функционала стало недостаточно и мы перешли в Битрикс24. Преимущественно использую его для решения задач подконтрольных мне подразделений.

Ключевым моментом, почему мы выбрали вас как интегратора, было то, что ваша компания проводит обучение сотрудников. Вопросы которые возникали в процессе работы решались оперативно без задержек."

Базавлук Сергей Викторович
Проректор Российского Университета Дружбы Народов
— Какие общие впечатления от использования Битрикс24?
— После внедрения Битрикс24 и обучения сотрудников, стало намного проще работать и контролировать постановку и выполнение задач. Конечно в данный момент мы не используем его на полную, но постепенно к этому идем. Битрикс24 в первую очередь помогает администрировать мои личные задачи. А для сотрудников, которые не противятся всему новому в основном до 35 лет новая возможность для более быстро и эффективного взаимодействия.
— Как сотрудники вашей компании восприняли новый инструмент?
—По началу было отторжение сотрудниками нового инструмента. Но не такое серьезное, в силу грамотно построенной политики его внедрения. Даже сейчас есть мелкие проблемы с работой сотрудников в Битрикс24, но они быстро решаются и персонал постепенно привыкает к работе в новом едином пространстве.
— Как Вы оцениваете работу с нами как с подрядчиком?
— Работу с CRM Academy оцениваю на высоком уровне. Никаких нерешаемых проблем не возникало. Быстрая и оперативная работа технического отдела. Все работы провелись в срок без лишних проблем и задержек. На все возникающие вопросы в ходе работы ответы получали быстро и оперативно.
Оставьте контакты, мы вам позвоним, обсудим вашу задачу и ответим на вопросы. Если на консультации и Вы и мы поймем, что сможем быть друг другу полезны, согласуем дату оффлайн или онлайн-аудита.
Хотите заказать схожий проект?