#услуги | #коробочный битрикс24 #Задачи_и_проекты | #онлайн-офис
Внедрение Битрикс24 в высшее учебное заведение "РУДН"
Кейс ВУЗа"Российский университет дружбы народов"
Среднее время прочтения: 15 минут | Длительность видео: 32 минуты

О компании, специфика работы

РУДН – первый вуз России, который начал заниматься содействием трудоустройству и российских, и иностранных выпускников. В РУДН выделено 5 приоритетных направлений: математика, химия, физика, медицина, современные языки. В университете развивают лабораторную базу, поощряют публикационную активность, формируют команды ученых с мировым уровнем и воспитывают талантливых молодых исследователей.

Ситуация до обращения к нам

С

План работ для решения проблем

1. Настройка ПО «Битрикс24 Корпоративный портал" на клиентском или арендованном сервере и перенос данных с облачной версии Битрикс24.
2. Базовый аудит бизнес-процессов взаимодействия сотрудников клиента.
3. Обучение инструментам Битрикс24 по администрированию портала Битрикс24.
4. Создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач в рамках компании
5. Онлайн обучение сотрудников Компании работе с онлайн-офисом Битрикс24 (первая группа)
6. Онлайн обучение сотрудников Компании работе с онлайн-офисом Битрикс24 (вторая группа).
7. Обучение руководителей инструментам анализа результатов действия сотрудников и формирования отчетности (1 группа)
8. Сопровождение (Техническая и консультационная поддержка по вопросам, касающимся задач внедрения, объемом до 0,5 ч в день и сроком ответа не более 1 рабочего дня в течение срока договора и 2 недель после его завершения).

Что в итоге настроили и как это выглядит?

1. Настройка CRM-системы

Ввиду того, что у компании много разных услуг были настроены отдельные воронки продаж для:

1) Воронка продаж для общего спектра услуг. Настроили автоматизацию в зависимости от вида услуги и подразделения. Для своевременного оповещения сотрудников разных подразделений было настроено большое количество роботов, для максимальной автоматизации рабочего процесса. Например, была заказана организация банкета, в этом случае администратору банкета, приходит уведомление, что у вас назначен банкет на такое то время.
Скриншот 1. Роботы воронки продаж
Скриншот 2. Воронка продаж
В процессе внедрения Битрикс24 и настройке воронки продаж, мы делали упор на роботов, не прибегая к бизнес-процессам, для того, чтоб в случае смены кадров, можно было наладить все самостоятельно без необходимости обращаться к специалистам. Настройки интерфейса были произведены таким образом, чтоб руководители могли самостоятельно вносить необходимые корректировки.

2) Воронка продаж для работы с инструкторами по горным лыжам. Поскольку в зимний период большой популярностью пользуется горнолыжные услуги, для этого настроили отдельную воронку продаж для бронирования инструкторов.
Скриншот 3. Воронка продаж бронирования инструкторов
Скриншот 4. Воронка продаж бронирования инструкторов
Скриншот 5. Пример сделки при брони инструктора
3) Настроили воронку продаж для работы с инструкторами по сноуборду. Эти две воронки похожи между собой функционалом, но для более более четкого распределения, было принято решение разделить их на две отдельные воронки. Также настроили бизнес-процесс на отмену занятия, так как через роботов реализовать данную возможность было проблемно и занимало очень много времени. Данный бизнес-процесс запускается в ручном режиме из карточки сделки с клиентом. В случае отмены или переноса занятия менеджеру приходит уведомление, в котором указаны причина отмены или переноса занятия, затем идет оповещение инструктора и освобождается время в календаре, что позволяет другим клиентам бронировать это время.

Составлен брифинг по действующему сценарию диалога с клиентом от первого касания до успешного завершения сделки. Систематизированы сценарии взаимодействия с клиентами. Выполнена настройка постановления задач сотрудникам, уведомление о сроках исполнения и другие роботы. Настроены права доступа сотрудников в CRM.

Выполнено обучение сотрудников работе с функционалом Битрикс24:

1) Работа с Живой лентой;
2) Работа с чатами;
3) Работа с группами;
4) Работа с диском;
5) Работа с календарем;
6) Работа с задачами и проектами;
Процесс обучения не занимает много времени, все зависит от количества обучающихся групп. Эффективные группы до 20 человек. Оно проходит в онлайн режиме с задаванием вопросов и обратной связью, домашними заданиями на усвоение.
Сотрудники обучены внутреннему взаимодействию в Битрикс24. На всем этапе обучения сотрудникам предоставлялась консультационная поддержка. Также на Диске компании были размещены обучающие видеоролики.
2. Загрузка базы контактов и компаний. После проведения обучения сотрудников использованию функционала Битрикс24 и аудита по воронке продаж, параллельно производилась работа по загрузке базы контактов и компаний в CRM-систему. Была загружена база физических лиц из Excel-таблицы, она насчитывала от 700 до 1000 контактов.
3. Интеграция телефонии (IP-телефонии). Была интегрирована телефония Asterisk, так как это IP-телефония она была развернута на сервере. Телефония многоканальная и осуществляется через тоновый набор, благодаря чему клиент набирая номер компании с помощью подсказок робота попадает в нужное ему отделение компании, деле менеджер подразделения принимает звонок и фиксирует заявку. Благодаря интеграции телефонии теперь имеется возможность прослушивать звонки и они сохраняются в карточке клиента.
4. Интеграция почты и настройка шаблонов документов. Была произведена настройка шаблона документа, а именно договор на предоставление услуг. Данный шаблон используется при организации банкетов, сдаче домов в аренду, в этом документе фиксируется дата и время проведения мероприятия или же дата на которую бронируется домик.

Интеграция почты была произведена, для удобства работы менеджеров в едином рабочем пространстве, без надобности предоставления доступов каждому менеджеру отдельно, что значительно повышает скорость обработки входящих заявок.
5. Настройка контакт-центра. У компании хорошо развиты соц. сети и активно ведутся, часть заявок поступают из Вконтакте и Instagram ввиду этого подключили и настроили контакт-центр для возможности обработки заявок из CRM.

Контакт-центр позволяет обрабатывать входящие заявки из соц. сетей без надобности входа в них, благодаря этому повышается скорость обработки заявок. Ввиду того, что у клиента очень активный инстаграм и все комментарии отображались в CRM как лиды, было принято решение отключить в инстаграме лидогенерацию. Теперь заявки из инстаграма генерируются в ручную из личного диалога с клиентом.
Скриншот 6. Контакт-центр
Скриншот 7. Центр продаж
6. Автоматизация онлайн-кассы. Для подключения платежных систем необходимо было выстроить взаимодействие между банком и кассами. Все платежные операции и платежные системы связаны с банком, поэтому необходимо было произвести настройку касс, чтоб клиенту в форме на оплату поступали реквизиты, клиент оплачивает услугу, оплата идет в банк, банк передает данные в Битрикс24, из Битрикс24 данные передаются в кассу, касса передает данные об успешной оплате клиенту и в налоговую службу.

Далее была выполнено подключение кассовых аппаратов к Битрикс24, данная функция была реализована благодаря приложению "1 ОС Касса". По запросу клиента приложение было отправлено на доработку, для реализации возможности фиксации в чеке конкретного юридического лица и услуги.

Одной из важных задач была реализация возможности хранения чеков и другой информации по оплатам в едином цифровом пространстве, что и было сделано, теперь помимо чеков с онлайн-касс в Битрикс24 сохраняются чеки с кассовых аппаратов.
Скриншот 8. Оплата через онлайн-кассу

Отзыв о Битрикс24 и о работе с подрядчиком:

"До подключения Битрикс24 мы пользовались тремя, а иногда и четырьмя программами, в основном 1С, Excel и Контур. Каждое из них выполняло свои задачи с подключением Битрикс24 вся работа перешла в единое рабочее пространство, что значительно упростило работу компании, коммуникацию между отделами и контроль выполнения поставленных задач со стороны руководства."

Владислав Маевский
Технический специалист оздоровительного комплекса Hillpark
— Какие общие впечатления от использования Битрикс24?
— После внедрения Битрикс24, обучения персонала и настройки бизнес-процессов улучшилась коммуникация между подразделениями, ускорилась работа над проектами, все возникающие вопросы по проекту решаются непосредственно на месте. Проекты стало проще контролировать и отслеживать на какой стадии находится тот или иной проект.
— Как сотрудники вашей компании восприняли новый инструмент?
—Настроенный функционал Битрикса в целом устраивает сотрудников подразделений, и они активно его используют, есть конечно свои замечания, но это мелочи, под каждого не переделаешь, так что в целом все устраивает.
— Как Вы оцениваете работу с нами как с подрядчиком?
— Работу с CRM Academy оцениваю на высоком уровне. Быстрая и оперативная работа технического отдела. Все работы провелись в срок без лишних проблем и задержек. На все возникающие вопросы в ходе работы ответы получали быстро и оперативно.

Демонстрация работы с воронкой продаж и
онлайн-кассой:

Видеокейс:

Видео отзыв:

Хотите заказать аналогичный проект?
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами
Имя
Email*
Телефон*
Согласие на обработку персональных данных
Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года свободно, своей волей и в своем интересе выражаю свое безусловное согласие на обработку моих персональных данных ИП Иван Суриков (ОГРНИП 316774600324824, ИНН 771372204835), зарегистрированным в соответствии с законодательством РФ по адресу:
127486, г. Москва, ул. Бескудниковский бульвар, д.49, кв.12, (далее по тексту - Оператор).
Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу.
Настоящее Согласие выдано мною на обработку следующих персональных данных:
- Имя;
- E-mail;
- Телефон.
Согласие дано Оператору для совершения следующих действий с моими персональными данными с использованием средств автоматизации и/или без использования таких средств: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, передача третьим лицам для указанных ниже целей, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством РФ как неавтоматизированными, так и автоматизированными способами.
Данное согласие дается Оператору и третьему лицу(-ам) Данное согласие дается Оператору и третьему лицу Обществу с ограниченной
ответственностью «1С-Битрикс» (ОГРН 5077746476209, ИНН 7717586110),
зарегистрированному в соответствии с законодательством РФ по адресу: 109544, г. Москва, бр Энтузиастов, д. 2, 13 эт., пом. 8-19, для обработки моих персональных данных в следующих
целях:
• предоставление мне услуг/работ/товаров;
• направление в мой адрес уведомлений, касающихся предоставляемых
услуг/работ/товаров;
• подготовка и направление ответов на мои запросы;
• направление в мой адрес информации, в том числе рекламной, о мероприятиях/
товарах/ услугах/ работах Оператора и указанного выше третьего лица. для обработки моих персональных данных в следующих целях:
Настоящее согласие действует до момента его отзыва путем направления соответствующего уведомления на электронный адрес 1@crmacademy.ru. В случае отзыва мною согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без моего согласия при наличии оснований, указанных в пунктах 2 – 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.06.2006 г.